Používateľská príručka k doplnku ProjectSheet for Excel
Obsah
Výukové videá
Rýchla prehliadka bezplatného doplnku [2:56]
Rýchla prehliadka doplnku Pro [3:51]
Nainštalujte doplnok
V programe Microsoft Excel môžete nainštalovať z obchodu doplnkov, ktorý nájdete na páse s nástrojmi Domov. Do vyhľadávacieho poľa zadajte „ projectsheet “ a pridajte doplnok, ako je znázornené vo videu Inštalácia doplnku .
Môžete tiež nainštalovať z Microsoft AppSource .
Po inštalácii sa na páse Domov zobrazí tlačidlo ProjectSheet na otvorenie podokna úloh.
Pridajte listy
Panel úloh doplnku ProjectSheet sa otvorí pomocou tlačidla Open Taskpane na páse Domov. Zobrazuje sa na pravej strane tabuľky.
Môžete Continue s bezplatnou verziou alebo Sign in for Pro pomocou jednotného prihlásenia (SSO) pomocou svojho konta Microsoft. Potom môžete začať 10-dňovú skúšobnú verziu vyplnením registračného formulára. Počas alebo po skúšobnej verzii si môžete zakúpiť Pro licenciu.
Pri prvom otvorení bezplatná verzia pridá dva pracovné hárky: Project a Tasks , verzia Pro pridá štyri pracovné hárky: Project , Tasks , Resources a Holidays . Pracovný list Project zobrazuje zhrnutie projektu. V pracovnom hárku Holidays môžete zadať dátumy, v ktorých projekt nefunguje.
Panel úloh bude nahradený tromi kartami, jednou s možnosťou Upraviť , jednou s Nastaveniami a druhou s informáciami o doplnku. Panel úloh môžete zavrieť a pokračovať v úpravách.
Ganttov diagram v tabuľke
Pracovný list s úlohami je zobrazený na snímke obrazovky nižšie a pozostáva z ľavej strany tabuľky s plánom a z pravej strany vygenerovaného Ganttovho grafu. Úplne vpravo je panel úloh doplnku. Keď sa vykonajú úpravy v tabuľkovom hárku alebo podokne úloh, plán a Ganttov diagram sa aktualizujú počas doby čakania, ktorá je označená farbou čakania v hornej časti pracovnej tably.
Dátumy začiatku a konca zodpovedajú pruhom v Ganttovom diagrame. Kód WBS označuje, ako sú úlohy štruktúrované so súhrnnými úlohami.
Dátum začiatku súhrnnej úlohy sa rovná najskoršiemu dátumu začiatku jej čiastkových úloh, dátum ukončenia súhrnnej úlohy sa rovná poslednému dátumu ukončenia jej čiastkových úloh.
Percento priebehu zodpovedá dvojitej čiare v pruhu.
Dnešný dátum je v Ganttovom diagrame zobrazený zvislou prerušovanou modrou čiarou.
Úloha je modrá, súhrnná úloha je šedá a míľnik je oranžový.
Ak je k dispozícii, farba pozadia popisu úlohy sa zobrazí ako farba pruhu. Ak zmeníte farbu, kliknutím na tlačidlo Obnoviť ju aktualizujte.
Verzia Pro zobrazuje prepojenie medzi úlohami v Ganttovom diagrame so šípkou a pokrokom s plným pruhom v Ganttovom pruhu.
Časová miera
Ganttov diagram zobrazuje celý plán alebo jeho časť v závislosti od časovej mierky nastavenej na karte Nastavenia na paneli úloh. Môžete nastaviť dátum začiatku časovej mierky, aby ste sa mohli posúvať v Ganttovom diagrame. Dátum začiatku je možné nastaviť pomocou výberu dátumu alebo na dnešný deň alebo na najskorší dátum začiatku, ak sú vybraté úlohy. Môžete nastaviť časové obdobie časovej mierky, aby ste videli celý projekt v Ganttovom diagrame (iba v Pro ). Časové obdobie začína 1 dňom na bunku a končí 3 rokmi pre celý časový rozsah (18 dní na bunku). Dátum začiatku aj časové obdobie sa nastavujú automaticky pomocou funkcie Autofit (iba v Pro ).
Počiatočný deň týždňa môžete nastaviť v Ganttovom grafe, predvolený je pondelok.
Stĺpce úloh a karta Upraviť
WBS a popis úlohy
V stĺpci Popis úlohy začnete zadávať plán. Stĺpec WBS sa vypočíta a zobrazuje kód označujúci štruktúru rozpisu práce úloh. Ak je k dispozícii, farba pozadia popisu úlohy sa po kliknutí na tlačidlo Obnoviť zobrazí ako farba Ganttovho pruhu. Odstránením textu popisu úlohy sa odstráni celá úloha.
Tieto tlačidlá nahor/nadol na karte Upraviť sa presunú na predchádzajúci/nasledujúci riadok úlohy. Index riadkov tabuľky je zobrazený za tlačidlami.
Tieto tlačidlá na karte Upraviť znižujú/zväčšujú úroveň odsadenia WBS vybratých riadkov úloh. Kód WBS je zobrazený za tlačidlami.
Hierarchia WBS je tiež zobrazená v odsadení textu popisu úlohy. Takzvané súhrnné úlohy sú vyznačené tučným písmom.
Táto rozbaľovacia ponuka na karte Upraviť obsahuje funkcie na zbalenie/rozbalenie vybratých alebo všetkých súhrnných úloh.
Funkcia „úroveň zbalenia“ zbalí všetky súhrnné úlohy s rovnakou úrovňou odsadenia ako vybratá súhrnná úloha.
Funkcia 'skryť 100% dokončené' skryje všetky (súhrnné) úlohy, ktoré majú 100% pokrok.
Trvanie (iba Pro )
Trvanie úlohy je čas medzi dátumom začiatku a konca. Pri zmene sa dátum ukončenia prepočíta, zatiaľ čo dátum začiatku sa zachová. Keď sa zmení dátum ukončenia, zmení sa Trvanie, pričom sa zachová dátum začiatku. Úloha sa stane míľnikom, ak má trvanie 0.
Číselníky dní a hodín na karte Upraviť nastavujú trvanie vo vybratých bunkách v tabuľke.
Dátumy začiatku a konca
Stĺpec Start obsahuje dátum začiatku úlohy, stĺpec Finish dátum ukončenia. Súhrnné dátumy a Ganttov diagram sa vypočítajú, ak je to možné. Pre bezplatnú verziu sa úloha stáva míľnikom, ak má iba dátum dokončenia.
Výber dátumu na karte Upraviť vloží vybratý dátum do vybratých buniek v tabuľke.
Predchodcovia (iba Pro )
Predchádzajúcu úlohu môžete zadať zadaním čísla riadka tabuľky. Viaceré úlohy ako predchodcovia sú oddelené bodkočiarkou (;).
Úlohy môžete prepojiť aj kliknutím myši v hárku a na karte Upraviť na paneli úloh. Najprv kliknite na úlohu v tabuľke a potom na „od“ na paneli úloh. Táto úloha sa na paneli úloh zmení z kurzívy na tučné. Potom kliknite na úlohu a na „do“. Môžete to zopakovať pre ďalšie úlohy „do“. Opätovným kliknutím na „to“ sa prepojenie zruší. Môžete to urobiť aj naopak s úlohami „do“ a jednou alebo viacerými úlohami „od“. Po prepojení môžete zmeniť typ a čas oneskorenia/predstihu v dňoch a hodinách.
Stav (iba Pro )
Stĺpec Podmienka zobrazuje dodatočné podmienky pre úlohy, ako by sa malo plánovanie naplánovať. Po vybratí bunky majú riadky rozbaľovaciu ponuku so štyrmi možnosťami:
- ASAP – hneď ako to bude možné (predvolené)
- ALAP - Najneskôr ako je to možné
- Začať dňa – v tento deň alebo neskôr
- Dokončiť dňa – v tento deň alebo skôr
Žiadny text v bunke znamená ASAP.
Zdroje (iba Pro )
Stĺpec Zdroje zobrazuje priradené zdroje z pracovného hárka Zdroje. Zdroj zodpovedá názvu alebo skratke, ak existuje. Predvolené priradené množstvo je 1, do hranatých zátvoriek [] je možné zadať iné množstvo. Viaceré priradené zdroje sú oddelené bodkočiarkou (;).
Zdroje v pracovnom hárku Zdroje sa nachádzajú aj v rozbaľovacej ponuke na pracovnej table. Kliknite na úlohu a vyberte zdroj z rozbaľovacej ponuky. Už priradené zdroje sú vyznačené tučným písmom. Predvolené priradené množstvo pre nový zdroj je 1. Pomocou číselníka môžete zadať iné množstvo pre už priradený zdroj. Množstvo 0 odstráni zdroj z úlohy.
Práca (iba Pro )
Množstvo pracovných hodín na úlohu alebo súhrnnú úlohu.
Cena (iba Pro )
Celkové náklady na úlohu alebo súhrnnú úlohu pre všetky priradené zdroje. Výpočet nákladov závisí od sadzby a typu zdroja. Ak nie sú priradené žiadne zdroje, môžete zadať náklady sami.
Percento pokroku
Percento pokroku pri každej úlohe. Súhrnný priebeh úlohy sa počíta z jej čiastkových úloh. Zadanie percenta pre jednu alebo viac buniek naraz je možné vykonať na paneli úloh:
Tento posúvač vloží zvolené percento pokroku do vybratých buniek v tabuľke.
Posun dátumu začiatku
Táto funkcia vám umožňuje posunúť dátum začiatku a konca vybratého riadka (riadkov).
Výber dátumu zobrazí vo vybratých riadkoch najskorší dátum začiatku.
Keď zmeníte tento dátum, všetky vybraté dátumy začiatku a konca sa zodpovedajúcim spôsobom posunú.
Stĺpce zdrojov (iba Pro )
Názov zdroja
Zadaním názvu sa zdroj pridá, odstránením názvu sa zdroj odstráni. Zdroje v pracovnom hárku Zdroje sa nachádzajú aj v rozbaľovacej ponuke na pracovnej table. Zdroj môže byť priradený k jednej alebo viacerým úlohám.
Skratka
Skratka nahrádza názov zdroja v stĺpci Zdroje v pracovnom hárku Úlohy.
Typ
Typy sú v rozbaľovacej ponuke, keď vyberiete bunku:
- Práca – zdroje na pracovnú hodinu úlohy, napríklad práca
- Vybavenie – zdroje za hodinu trvania úlohy, ako napríklad prenajaté vybavenie atď.
- Materiál - zdroje na jednotku, ako sú diely, stavebný materiál atď.
ohodnotiť
Tarifa za hodinu pre zdroj typu Práca a vybavenie a cena za jednotku pre zdroj typu Materiál.
počítať
Celkový počet hodín pre zdroj typu Práca a vybavenie a celkové množstvo pre zdroj typu Materiál v rámci všetkých úloh.
náklady
Celkové náklady na zdroj v rámci všetkých úloh.
Karta Nastavenia
Časová miera
Časový rozsah Ganttovho diagramu je vysvetlený tu .
Indikácia priebehu
Indikáciu priebehu je možné nastaviť pre stĺpec Progress a Ganttov diagram nezávisle.
Farby majú nasledujúci význam:
| Podmienka | Farba |
| dnes pred dátumom spustenia úlohy | žiadna farba |
| dnes po dátume začiatku úlohy a pokroku podľa plánu | zelená |
| dnes po dátume spustenia úlohy a pokroku za plánom | žltá |
| dnes po dátume dokončenia a pokroku menej ako 100 % | červená |
| pokrok sa rovná 100% | žiadna farba |
Indikácia kritickej cesty (len Pro )
Prepojené úlohy, ktoré sú na kritickej ceste, spôsobia oneskorenie projektu, keď sa oneskoria. Nekritické úlohy majú časovú rezervu, kým spôsobia oneskorenie projektu. Možnosti viditeľnosti kritickej cesty v Ganttovom diagrame:
- Úlohy na kritickej ceste majú červený okraj.
- Nekritické úlohy budú mať čas nečinnosti viditeľný pomocou bodkovaného pruhu.
Pracovný týždeň (iba Pro )
Výberom nastavte pracovný týždeň
- Deň začiatku pracovného týždňa
- Počet po sebe nasledujúcich pracovných dní v týždni
- Pracovná doba za deň
Nepracovné dni (víkendy) sú sivé stĺpce v Ganttových diagramoch, ktoré majú mierku 1 deň na stĺpec.
Práca podľa úlohy (iba Pro )
Pracovné hodiny úlohy môžete priradiť medzi zdroje alebo na zdroj.
- Rozdelenie pracovného času medzi zdroje je žiaduce, ak zdroje vykonávajú rovnakú prácu. Viac zdrojov znamená, že pracovné hodiny sú rozdelené medzi zdroje v závislosti od pridelenia, ktoré je v zátvorkách za zdrojom.
- Ak zdroje pridelené úlohe vykonávajú odlišnú prácu, je žiaduce prideliť pracovné hodiny každému zdroju jednotlivo. Pomocou zadania, ktoré je v zátvorkách za zdrojom, je potom možné meniť hodiny pridelené úlohe na zdroj.
Trvanie úlohy a Pracovný čas je možné nastaviť nezávisle alebo nasledovať po sebe s nastaveným pracovným časom za deň. Voľba sa prejaví len pri zmenách a nových úlohách.
Prispôsobenie
Na prispôsobenie plánovania projektu môžete použiť funkciu tabuľkového procesora. Stĺpce je možné vložiť na ľubovoľné miesto v tabuľke Úlohy a zdroje. Môžu obsahovať text, dátumy atď. alebo vzorce buniek. Vzorce buniek môžu odkazovať na stĺpce ProjectSheet alebo iné vlastné stĺpce.
Stĺpce Trvanie a Práca vo verzii Pro môžu obsahovať aj vzorce buniek. Pokiaľ ich neprepíše ProjectSheet , zostanú. Vzorce môžu vypočítať trvanie alebo prácu na základe jedného alebo viacerých parametrov z vložených stĺpcov. Ak chcete vypočítať výsledný plán, musíte kliknúť na tlačidlo Obnoviť na paneli úloh.
Ako nastavenie možno prepojiť Trvanie a Práca. Trvanie sa potom vypočíta z práce a pridelených zdrojov. Vzorce buniek v stĺpci Trvanie budú pravdepodobne prepísané a odstránené hodnotou v stĺpci Práca. V tomto prípade sa odporúča použiť vzorce buniek iba v stĺpci Práca, nie v stĺpci Trvanie.
FAQ - Často kladené otázky
Ako rozšíriť časový rozsah Ganttovho diagramu?
Nemeňte Ganttov diagram v samotnej tabuľke. Zmeňte dátum začiatku a časové obdobie (iba v Pro ) v tabuľke na karte Nastavenia na paneli úloh. Zmenou počiatočného dátumu môžete prechádzať Ganttov diagram.
Prečo sú dátumy v Ganttovej stupnici o 4 roky a 1 deň skoršie ako dátumy v bunkách Start a Finish ?
Excel má dva dátumové systémy, Windows vždy používa systém 1900, Mac tiež používa systém 1904. ProjectSheet for Excel používa systém 1900. Tu si môžete prečítať, ako prepnúť z dátumového systému 1904 na dátumový systém 1900 v Exceli v závislosti od vašej verzie Excelu: Dátumové systémy v Exceli .
Ako vyriešiť "Chyba doplnku. Nepodarilo sa nám pripojiť k serveru katalógu 'Office Store' pre tento doplnok"?
Ak vám vaša spoločnosť dodáva Microsoft Office 365, môžete si u správcu overiť, či je možné pridať ProjectSheet – Ganttov diagram v Centre spravovania z Office Store (Nastavenia > Integrované aplikácie).
Prečo Ganttove pruhy niekedy nie sú zarovnané s úlohami vo verzii Pro ?
To sa môže stať, keď úroveň priblíženia tabuľky nie je 100% v dôsledku problému v rámci Microsoft. Ako riešenie existuje možnosť Gantt Free version v spodnej časti podokna úloh vpravo.
Aká je minimálna požiadavka na tento doplnok Excel?
V obchode Microsoft AppSource je uvedený Excel 2019, minimálna požadovaná verzia Excelu je aktualizácia 1808 (2018, august). Svoju verziu nájdete v časti Účet > O Exceli.
Môžem si pri odchode zo spoločnosti preniesť licenciu na iný účet?
Nie je to vaša licencia, ale zostávajúci čas môžete preniesť na inú aktívnu licenciu . Pošlite žiadosť o prevod na Helpdesk , v ktorej uvediete druhý aktívny licenčný účet. Zostávajúci čas sa potom pripočíta k dátumu ukončenia licencie druhého účtu a vaša vlastná licencia sa ukončí.
Ako odstrániť doplnok?
Nájdite doplnok ProjectSheet na páse s nástrojmi Vložiť v časti Doplnky balíka Office na karte MOJE DOPLNKY . Kliknite na tri bodky v ponuke a vyberte možnosť odstrániť . Ak tam ProjectSheet nie je, môžete sa pozrieť na kartu SPRAVOVANÝ SPRÁVCOU a opýtať sa správcu.
Uistite sa, že ste doplnok odstránili zo všetkých aplikácií Excelu pre stolné počítače, ktoré ste používali na všetkých svojich zariadeniach, a tiež z balíka Office online, aby ste zabránili zobrazeniu podokna úloh s tlačidlom Dôverovať tomuto doplnku pri opätovnom otvorení tabuľky.