Instrukcja obsługi dodatku ProjectSheet for Excel
Zawartość
Wykres Gantta w arkuszu kalkulacyjnym
Kolumny zasobów (tylko w Pro )
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Filmy instruktażowe
Krótki przegląd darmowego dodatku [2:56]
Krótki przegląd dodatku Pro [3:51]
Zainstaluj dodatek
W programie Microsoft Excel możesz zainstalować dodatek ze sklepu Add-ins, który znajdziesz na wstążce Home. Wpisz „ projectsheet ” w polu wyszukiwania i dodaj dodatek, jak pokazano w filmie Install add-in .
Można również dokonać instalacji z Microsoft AppSource .
Po instalacji na wstążce Narzędzia główne pojawi się przycisk ProjectSheet umożliwiający otwarcie panelu zadań.
Dodaj arkusze
Panel zadań dodatku ProjectSheet otwiera się za pomocą przycisku Open Taskpane na wstążce Narzędzia główne. Znajduje się on po prawej stronie arkusza kalkulacyjnego.
Możesz Continue z wersją bezpłatną lub Sign in for Pro za pomocą funkcji Single Sign On (SSO) na koncie Microsoft. Następnie możesz rozpocząć 10-dniowy okres próbny, wypełniając formularz rejestracyjny. Podczas lub po okresie próbnym możesz kupić licencję Pro .
Po pierwszym otwarciu, wersja Free dodaje dwa arkusze kalkulacyjne: Project i Tasks , wersja Pro dodaje cztery arkusze kalkulacyjne: Project , Tasks , Resources i Holidays . Arkusz kalkulacyjny Project pokazuje podsumowanie projektu. W arkuszu kalkulacyjnym Holidays możesz wprowadzić daty, w których projekt nie działa.
Panel zadań zostanie zastąpiony trzema kartami: jedną do Edycji , jedną do Ustawień i jedną z informacjami O dodatku. Możesz zamknąć panel zadań i kontynuować edycję.
Wykres Gantta w arkuszu kalkulacyjnym
Arkusz zadań jest pokazany na poniższym zrzucie ekranu i składa się z lewej strony tabeli z harmonogramem i prawej strony wygenerowanego wykresu Gantta. Po prawej stronie znajduje się panel zadań dodatku. Gdy w arkuszu kalkulacyjnym lub panelu zadań wprowadzane są zmiany, harmonogram i wykres Gantta są aktualizowane w okresie oczekiwania, co jest oznaczone kolorem oczekiwania u góry panelu zadań.
Daty rozpoczęcia i zakończenia odpowiadają słupkom na wykresie Gantta. Kod WBS wskazuje, jak zadania są ustrukturyzowane w przypadku zadań podsumowujących.
Data rozpoczęcia zadania sumarycznego jest równa najwcześniejszej dacie rozpoczęcia jego podzadań, a data zakończenia zadania sumarycznego jest równa najpóźniejszej dacie zakończenia jego podzadań.
Procent postępu odpowiada podwójnej linii na pasku.
Data bieżąca jest oznaczona pionową przerywaną niebieską linią na wykresie Gantta.
Zadanie jest niebieskie, zadanie podsumowujące jest szare, a kamień milowy jest pomarańczowy.
Jeśli jest obecny, kolor tła opisu zadania jest wyświetlany jako kolor paska. Jeśli zmienisz kolor, kliknij przycisk Odśwież , aby go zaktualizować.
Wersja Pro pokazuje powiązanie między zadaniami na wykresie Gantta za pomocą strzałki, a postępem za pomocą pełnego paska wewnątrz paska Gantta.
Skala czasowa
Wykres Gantta pokazuje cały harmonogram lub jego część, w zależności od skali czasu ustawionej na karcie Ustawienia w panelu zadań. Możesz ustawić datę rozpoczęcia skali czasu, aby przewijać wykres Gantta. Datę rozpoczęcia można ustawić za pomocą selektora daty lub na dziś lub na najwcześniejszą datę rozpoczęcia, jeśli wybrane zadania. Możesz ustawić okres czasu skali czasu, aby zobaczyć cały projekt na wykresie Gantta (tylko w Pro ). Okres czasu zaczyna się od 1 dnia na komórkę i kończy na 3 latach dla całej skali czasu (18 dni na komórkę). Zarówno data rozpoczęcia, jak i okres czasu są ustawiane automatycznie za pomocą funkcji Autodopasowanie (tylko w Pro ).
Możesz ustawić dzień rozpoczęcia tygodnia na wykresie Gantta, domyślnie jest to poniedziałek.
Kolumny zadań i karta Edycja
WBS i opis zadania
W kolumnie Opis zadania rozpoczynasz wprowadzanie harmonogramu. Kolumna WBS jest obliczana i pokazuje kod wskazujący strukturę podziału pracy zadań. Jeśli jest obecny, kolor tła opisu zadania jest wyświetlany jako kolor paska Gantta po kliknięciu przycisku Odśwież . Usunięcie tekstu opisu zadania spowoduje usunięcie całego zadania.
Te przyciski góra/dół na karcie Edycja przenoszą do poprzedniego/następnego wiersza zadania. Indeks wiersza arkusza kalkulacyjnego jest wyświetlany za przyciskami.
Te przyciski na karcie Edycja zmniejszają/zwiększają poziom wcięcia WBS wybranego wiersza/wierszy zadania. Kod WBS jest wyświetlany za przyciskami.
Hierarchia WBS jest również pokazana w wcięciu tekstu opisu zadania. Tak zwane zadania podsumowujące są pogrubione.
Ta lista rozwijana na karcie Edycja posiada funkcje umożliwiające zwijanie/rozwijanie wybranych lub wszystkich zadań podsumowujących.
Funkcja „Zwiń poziom” zwija wszystkie zadania podsumowujące, które mają ten sam poziom wcięcia, co wybrane zadanie podsumowujące.
Funkcja „ukryj wykonane w 100%” ukrywa wszystkie zadania (podsumowujące), których postęp wynosi 100%.
Czas trwania (tylko Pro )
Czas trwania zadania to czas między datą rozpoczęcia i datą zakończenia. Po zmianie data zakończenia jest przeliczana, a data rozpoczęcia jest zachowywana. Po zmianie daty zakończenia zmienia się czas trwania, a data rozpoczęcia jest zachowywana. Zadanie staje się kamieniem milowym, jeśli ma czas trwania 0.
Pokrętła Dni i Godzin na karcie Edycja ustawiają czas trwania w zaznaczonych komórkach arkusza kalkulacyjnego.
Daty rozpoczęcia i zakończenia
Kolumna Start zawiera datę rozpoczęcia zadania, kolumna Finish datę zakończenia. Daty podsumowania i wykres Gantta są obliczane, gdy mają zastosowanie. W przypadku wersji Free zadanie staje się kamieniem milowym, jeśli ma tylko datę zakończenia.
Selektor daty na karcie Edycja umieszcza wybraną datę w zaznaczonych komórkach arkusza kalkulacyjnego.
Poprzednicy (tylko Pro )
Możesz wprowadzić zadanie poprzednika, wprowadzając numer wiersza arkusza kalkulacyjnego. Wiele zadań jako poprzednik jest oddzielonych średnikiem (;).
Możesz również łączyć zadania za pomocą kliknięcia myszą w arkuszu kalkulacyjnym i na karcie Edycja w panelu zadań. Najpierw kliknij zadanie w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie „od” w panelu zadań. To zadanie zmieni się z kursywy na pogrubienie w panelu zadań. Następnie kliknij zadanie i „do”. Możesz powtórzyć to dla większej liczby zadań „do”. Ponowne kliknięcie „do” spowoduje rozłączenie. Możesz również zrobić to odwrotnie z „do” i jednym lub większą liczbą zadań „od”. Po połączeniu możesz zmienić typ i opóźnienie/czas realizacji w dniach i godzinach.
Stan (tylko Pro )
Kolumna Warunek pokazuje dodatkowe warunki dla zadań, jak planowanie powinno być zaplanowane. Wiersze mają menu rozwijane z czterema opcjami, gdy komórka jest zaznaczona:
- ASAP - Jak najszybciej, jak to możliwe (domyślne)
- ALAP - Tak późno, jak to możliwe
- Rozpocznij - Tego dnia lub później
- Zakończ w dniu - Tego dnia lub wcześniej
Brak tekstu w komórce oznacza ASAP.
Zasoby (tylko Pro )
Kolumna Zasoby pokazuje przypisane zasoby z arkusza roboczego Zasoby. Zasób odpowiada nazwie lub skrótowi, jeśli jest obecny. Domyślna przypisana ilość to 1, w nawiasach kwadratowych [] można wprowadzić inną ilość. Wiele przypisanych zasobów jest oddzielonych średnikiem (;).
Zasoby w arkuszu Zasoby są również obecne w menu rozwijanym w panelu zadań. Kliknij zadanie i wybierz zasób z menu rozwijanego. Już przypisane zasoby są pogrubione. Domyślna przypisana ilość dla nowego zasobu to 1. Możesz wprowadzić inną ilość dla już przypisanego zasobu za pomocą pokrętła. Ilość 0 usunie zasób z zadania.
Praca (tylko Pro )
Liczba godzin pracy nad zadaniem lub zadaniem sumarycznym.
Koszt (tylko Pro )
Całkowity koszt zadania lub zadanie sumaryczne dla wszystkich przydzielonych zasobów. Obliczenie kosztów zależy od stawki i typu zasobu. Gdy nie przydzielono żadnych zasobów, możesz samodzielnie wprowadzić koszty.
Procent postępu
Procent postępu każdego zadania. Podsumowanie postępu zadania jest obliczane na podstawie jego podzadań. Wprowadzanie procentu dla jednej lub więcej komórek jednocześnie można wykonać w panelu zadań:
Suwak ten umieszcza wybrany procent postępu w zaznaczonych komórkach arkusza kalkulacyjnego.
Data rozpoczęcia zmiany
Funkcja ta umożliwia przesunięcie daty rozpoczęcia i zakończenia zaznaczonych wierszy.
Wybór daty pokaże najwcześniejszą datę rozpoczęcia w wybranych wierszach.
Zmiana tej daty spowoduje odpowiednią zmianę wszystkich wybranych dat rozpoczęcia i zakończenia.
Kolumny zasobów (tylko Pro )
Nazwa zasobu
Wprowadzenie nazwy doda zasób, usunięcie nazwy usunie zasób. Zasoby w arkuszu roboczym Zasoby są również obecne w menu rozwijanym w panelu zadań. Zasób można przypisać do jednego lub większej liczby zadań.
Skrót
Skrót zastępuje nazwę zasobu w kolumnie Zasoby w arkuszu Zadania, aby ułatwić korzystanie z niego.
Typ
Typy znajdują się w menu rozwijanym po wybraniu komórki:
- Praca - zasoby na zadanie, godzina pracy, np. siła robocza
- Sprzęt – zasoby na godzinę trwania zadania, np. wypożyczony sprzęt itp.
- Materiał - zasoby na jednostkę, takie jak części, materiały budowlane itp.
Wskaźnik
Stawka godzinowa za zasob typu Praca i wyposażenie oraz koszt jednostkowy za zasob typu Materiał.
Liczyć
Całkowita liczba godzin dla zasobu typu Praca i sprzęt oraz całkowita ilość dla zasobu typu Materiał dla wszystkich zadań.
Koszt
Całkowity koszt na zasobu we wszystkich zadaniach.
Karta Ustawienia
Skala czasowa
Skala czasowa wykresu Gantta jest wyjaśniona tutaj .
Wskaźnik postępu
Wskaźnik postępu można ustawić niezależnie dla kolumny Postęp i wykresu Gantta.
Kolory mają następujące znaczenie:
| Stan | Kolor |
| dzisiaj przed datą rozpoczęcia zadania | bez koloru |
| dziś po dacie rozpoczęcia zadania i postęp zgodnie z harmonogramem | zielony |
| dziś po dacie rozpoczęcia zadania i postępie opóźnionym w stosunku do harmonogramu | żółty |
| dzisiaj po dacie zakończenia i postępie mniejszym niż 100% | czerwony |
| postęp wynosi 100% | bez koloru |
Wskaźnik ścieżki krytycznej (tylko Pro )
Powiązane zadania, które znajdują się na ścieżce krytycznej, spowodują opóźnienie projektu, gdy zostaną opóźnione. Zadania niekrytyczne mają luźny czas, zanim spowodują opóźnienie projektu. Opcje widoczności ścieżki krytycznej na wykresie Gantta:
- Zadania na ścieżce krytycznej otrzymują czerwoną obwódkę.
- Zadania niekrytyczne będą miały swój zapas czasu widoczny w postaci kropkowanego paska.
Tydzień roboczy (tylko Pro )
Ustaw tydzień roboczy wybierając
- Dzień rozpoczęcia tygodnia pracy
- Liczba kolejnych dni roboczych w tygodniu
- Godziny pracy dziennie
Dni wolne od pracy (weekendy) są wyświetlane na wykresach Gantta w kolorze szarym, a każda kolumna ma skalę 1 dnia.
Praca na zadanie (tylko Pro )
Możesz przypisywać godziny pracy zadania poszczególnym zasobom lub na każdy zasób.
- Podzielenie godzin pracy na zasoby jest pożądane, jeśli zasoby wykonują tę samą pracę. Więcej zasobów oznacza, że godziny pracy są dzielone na zasoby w zależności od alokacji, która jest ujęta w nawiasy po zasobie.
- Jeśli zasoby przydzielone do zadania wykonują różną pracę, pożądane jest przydzielenie godzin pracy każdemu zasobowi indywidualnie. Dzięki przypisaniu, które jest ujęte w nawiasach po zasobie, możliwe jest zróżnicowanie godzin przydzielonych do zadania na zasób.
Czas trwania zadania i godziny pracy można ustawić niezależnie lub po kolei, zgodnie z ustawionymi godzinami pracy na dzień. Opcja ta obowiązuje tylko w przypadku zmian i nowych zadań.
Dostosowanie
Możesz użyć funkcji arkusza kalkulacyjnego, aby dostosować planowanie projektu. Kolumny można wstawiać w dowolnym miejscu w tabeli Zadania i zasoby. Mogą zawierać tekst, daty itp. lub formuły komórek. Formuły komórek mogą odnosić się do kolumn ProjectSheet lub innych niestandardowych kolumn.
Kolumny Duration i Work w wersji Pro mogą również zawierać formuły komórek. Dopóki nie zostaną nadpisane przez ProjectSheet , pozostaną. Formuły mogą obliczać czas trwania lub pracę na podstawie jednego lub więcej parametrów z wstawionych kolumn. Aby obliczyć wynikowy harmonogram, należy kliknąć przycisk Refresh w okienku zadań.
Jako ustawienie, Duration i Work mogą być połączone. Czas trwania jest następnie obliczany na podstawie pracy i przypisanych zasobów. Formuły komórek w kolumnie Duration prawdopodobnie zostaną nadpisane i usunięte przez wartość w kolumnie Work. W takim przypadku zaleca się używanie formuł komórek tylko w kolumnie Work, a nie w kolumnie Duration.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Jak rozszerzyć skalę czasową wykresu Gantta?
Nie zmieniaj wykresu Gantta w samym arkuszu kalkulacyjnym. Zmień datę rozpoczęcia i okres czasu (tylko w Pro ) wykresu na karcie Ustawienia w panelu zadań. Zmieniając datę rozpoczęcia, możesz przewijać wykres Gantta.
Dlaczego daty na skali Gantta są wcześniejsze o 4 lata i 1 dzień od dat w komórkach Start i Finish ?
Excel ma dwa systemy dat, Windows zawsze używa systemu 1900, Mac również używa systemu 1904. ProjectSheet for Excel używa systemu 1900. Tutaj możesz przeczytać, jak przełączyć się z systemu dat 1904 na system dat 1900 w Excelu, w zależności od wersji Excela: Systemy dat w Excelu .
Jak rozwiązać problem „Add-in Error. We could not connect to the 'Office Store' directory server for this add-on” (Błąd dodatku. Nie mogliśmy połączyć się z serwerem katalogu „Office Store” dla tego dodatku)?
Jeśli Twoja firma dostarcza Ci pakiet Microsoft Office 365, możesz sprawdzić u administratora, czy można dodać ProjectSheet - Wykres Gantta w Centrum administracyjnym ze Sklepu Office (Ustawienia > Zintegrowane aplikacje).
Dlaczego w wersji Pro paski Gantta czasami nie są wyrównane z zadaniami?
Może się tak zdarzyć, gdy poziom powiększenia arkusza kalkulacyjnego nie wynosi 100%, w wyniku problemu w środowisku Microsoft. Jako obejście problemu dostępna jest opcja Gantt Free version na dole panelu zadań po prawej stronie.
Jakie są minimalne wymagania dla tego dodatku do programu Excel?
Sklep Microsoft AppSource podaje Excel 2019, minimalna wymagana wersja Excela to aktualizacja 1808 (2018, sierpień). Swoją wersję znajdziesz w Konto > O programie Excel.
Czy mogę przenieść licencję na inne konto, gdy opuszczę firmę?
Nie jest to Twoja licencja, ale możesz przenieść pozostały czas na inną aktywną licencję . Wyślij prośbę o przeniesienie do Helpdesku , w której podasz inne aktywne konto licencyjne. Pozostały czas zostanie dodany do daty zakończenia licencji innego konta, a Twoja własna licencja zostanie zakończona.
Jak usunąć dodatek?
Znajdź dodatek ProjectSheet na wstążce Wstaw w obszarze Dodatki pakietu Office na karcie MOJE DODATKI . Kliknij trzy kropki, aby otworzyć menu i wybierz opcję Usuń . Jeśli ProjectSheet nie jest tam, możesz poszukać w karcie ADMIN ZARZĄDZANE i zapytać administratora.
Upewnij się, że usunąłeś dodatek ze wszystkich aplikacji Excel na komputerach stacjonarnych, z których korzystałeś na wszystkich swoich urządzeniach, a także z pakietu Office Online. Dzięki temu po ponownym otwarciu arkusza kalkulacyjnego w okienku zadań nie będzie widoczny przycisk Ufaj temu dodatkowi .