Gebruikershandleiding voor ProjectSheet for Excel -invoegtoepassing
Inhoud
Taakkolommen en tabblad Bewerken
Instructievideo's
Snelle rondleiding door de gratis add-in [2:56]
Snelle rondleiding door Pro invoegtoepassing [3:51]
Invoegtoepassing installeren
In Microsoft Excel kunt u de invoegtoepassing installeren vanuit de invoegtoepassingswinkel in het lint Start. Voer ' projectsheet ' in het zoekvak in en voeg de invoegtoepassing toe, zoals getoond in de video 'Invoegtoepassing installeren' .
U kunt ook installeren via de Microsoft AppSource .
Na de installatie verschijnt op het lint Home een ProjectSheet knop waarmee u het taakvenster kunt openen.
Vellen toevoegen
Het taakvenster van de ProjectSheet -invoegtoepassing wordt geopend met de knop Open Taskpane in het lint Start. Deze knop verschijnt aan de rechterkant van het spreadsheet.
U kunt Continue met de gratis versie of Sign in for Pro met Single Sign On (SSO) met uw Microsoft-account. Vervolgens kunt u een proefperiode van 10 dagen starten door een registratieformulier in te vullen. Tijdens of na de proefperiode kunt u een Pro licentie kopen.
Bij de eerste opening voegt de gratis versie twee werkbladen toe: Project en Tasks . De Pro versie voegt vier werkbladen toe: Project , Tasks , Resources en Holidays . Het werkblad Project toont een samenvatting van het project. In het werkblad Holidays kunt u data invoeren waarop het project niet actief is.
Het taakvenster wordt vervangen door drie tabbladen: één voor Bewerken , één voor Instellingen en één met informatie over de invoegtoepassing. U kunt het taakvenster sluiten en doorgaan met bewerken.
Gantt-diagram in spreadsheet
Het werkblad Taken wordt weergegeven in de onderstaande schermafbeelding en bestaat aan de linkerkant uit een tabel met de planning en aan de rechterkant uit een gegenereerd Gantt-diagram. Helemaal rechts bevindt zich het taakvenster van de invoegtoepassing. Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in het spreadsheet of taakvenster, worden de planning en het Gantt-diagram bijgewerkt gedurende de wachttijd, aangegeven met de wachtkleur bovenaan het taakvenster.
De start- en einddatums corresponderen met balken in het Gantt-diagram. De WBS-code geeft aan hoe de taken zijn gestructureerd met samenvattingstaken.
De startdatum van de samenvattingstaak is gelijk aan de vroegst mogelijke startdatum van de bijbehorende subtaak(en). De einddatum van de samenvattingstaak is gelijk aan de laatste einddatum van de bijbehorende subtaak(en).
Het voortgangspercentage komt overeen met een dubbele lijn in een balk.
De datum van vandaag wordt in het Gantt-diagram weergegeven met een verticale blauwe stippellijn.
Een taak is blauw, een samenvattingstaak is grijs en een mijlpaal is oranje.
Indien aanwezig, wordt de achtergrondkleur van de taakbeschrijving weergegeven als de kleur van de balk. Als u de kleur wijzigt, klikt u op de knop Vernieuwen om deze bij te werken.
In de Pro versie wordt de koppeling tussen taken in het Gantt-diagram weergegeven met een pijl en de voortgang met een volle balk in de Gantt-balk.
Tijdschaal
Het Gantt-diagram toont de volledige planning of een deel ervan, afhankelijk van de tijdschaal die is ingesteld op het tabblad Instellingen in het taakvenster. U kunt de startdatum van de tijdschaal instellen om door het Gantt-diagram te scrollen. De startdatum kan worden ingesteld met de datumkiezer, op vandaag of op de vroegst mogelijke startdatum van de geselecteerde taken. U kunt de tijdsperiode van de tijdschaal instellen om het volledige project in het Gantt-diagram te zien (alleen in Pro ). De tijdsperiode begint met 1 dag per cel en eindigt met 3 jaar voor de volledige tijdschaal (18 dagen per cel). Zowel de startdatum als de tijdsperiode worden automatisch ingesteld met Autofit (alleen in Pro ).
U kunt de begindag van de week in het Gantt-diagram instellen. De standaarddag is maandag.
Taakkolommen en tabblad Bewerken
WBS en taakbeschrijving
In de kolom Taakbeschrijving begint u met het invoeren van de planning. De WBS-kolom wordt berekend en toont een code die de werkverdeling van de taken aangeeft. Indien aanwezig, wordt de achtergrondkleur van de taakbeschrijving weergegeven als de kleur van de Gantt-balk na het klikken op de knop Vernieuwen . Als u de tekst van de taakbeschrijving verwijdert, wordt de volledige taak verwijderd.
Met deze omhoog/omlaag-knoppen op het tabblad Bewerken gaat u naar de vorige/volgende taakrij. De index van de spreadsheetrij wordt achter de knoppen weergegeven.
Met deze knoppen op het tabblad Bewerken verkleint of vergroot u het WBS-inspringniveau van de geselecteerde taakrij(en). De WBS-code wordt achter de knoppen weergegeven.
De WBS-hiërarchie wordt ook weergegeven in de inspringing van de taakbeschrijving. Zogenaamde samenvattingstaken worden vetgedrukt weergegeven.
Deze vervolgkeuzelijst op het tabblad Bewerken bevat functies waarmee u geselecteerde of alle samenvattingstaken kunt samenvouwen/uitvouwen.
Met de functie 'Niveau samenvouwen' worden alle samenvattingstaken met hetzelfde inspringniveau als de geselecteerde samenvattingstaak samengevouwen.
Met de functie '100% voltooid verbergen' verbergt u alle (samenvattings)taken met een voortgang van 100%.
Duur (alleen Pro )
De duur van een taak is de tijd tussen de start- en einddatum. Bij wijziging wordt de einddatum opnieuw berekend, maar blijft de startdatum behouden. Bij wijziging van de einddatum wordt de duur aangepast, maar blijft de startdatum behouden. Een taak wordt een mijlpaal als deze een duur van 0 heeft.
Met de spinners Dagen en Uren op het tabblad Bewerken stelt u de duur in de geselecteerde cel(len) in het spreadsheet in.
Start- en einddata
De kolom Start bevat de startdatum van een taak, de kolom Eind de einddatum. De samenvattingsdata en het Gantt-diagram worden berekend indien van toepassing. In de gratis versie wordt een taak een mijlpaal als deze alleen een einddatum heeft.
Met de datumkiezer op het tabblad Bewerken wordt de gekozen datum in de geselecteerde cel(len) van het spreadsheet geplaatst.
Voorgangers (alleen Pro )
U kunt een voorgangertaak invoeren door het bijbehorende spreadsheetrijnummer in te voeren. Meerdere taken als voorganger worden gescheiden door een puntkomma (;).
Je kunt taken ook koppelen door met de muis te klikken in het spreadsheet en in het tabblad Bewerken van het taakvenster. Klik eerst op een taak in het spreadsheet en vervolgens op 'van' in het taakvenster. Deze taak verandert dan van cursief naar vet in het taakvenster. Klik vervolgens op een taak en op 'naar'. Je kunt dit herhalen voor meer 'naar'-taken. Door nogmaals op 'naar' te klikken, wordt de koppeling verbroken. Je kunt dit ook in omgekeerde volgorde doen met 'naar' en een of meer 'van'-taken. Na het koppelen kun je het type en de vertraging/doorlooptijd in dagen en uren wijzigen.
Conditie (alleen Pro )
De kolom Voorwaarde toont aanvullende voorwaarden voor taken over hoe de planning moet worden gepland. De rijen hebben een pulldownmenu met vier opties wanneer de cel is geselecteerd:
- ASAP - Zo spoedig mogelijk (standaard)
- ALAP - Zo laat mogelijk
- Start op - Op deze datum of later
- Eindigen op - Op deze datum of eerder
Geen tekst in de cel betekent zo snel mogelijk.
Hulpbronnen (alleen Pro )
De kolom Resources toont de toegewezen resources van het werkblad Resources. De resource komt overeen met de naam of afkorting, indien aanwezig. De standaard toegewezen hoeveelheid is 1; tussen vierkante haken [] kan een andere hoeveelheid worden ingevoerd. Meerdere toegewezen resources worden gescheiden door een puntkomma (;).
De bronnen in het werkblad Bronnen zijn ook beschikbaar in een dropdownmenu in het taakvenster. Klik op een taak en selecteer een bron in het dropdownmenu. Reeds toegewezen bronnen worden vetgedrukt weergegeven. De standaard toegewezen hoeveelheid voor een nieuwe bron is 1. U kunt een andere hoeveelheid invoeren voor een reeds toegewezen bron met de spinner. Een hoeveelheid van 0 verwijdert de bron uit de taak.
Werk (alleen Pro )
Het aantal werkuren per taak of samenvattingstaak.
Kosten (alleen Pro )
Totale kosten per taak of samenvattingstaak voor alle toegewezen resources. De kostenberekening is afhankelijk van het tarief en type van de resource. Als er geen resources zijn toegewezen, kunt u zelf de kosten invoeren.
Voortgangspercentage
Het voortgangspercentage van elke taak. De samenvatting van de taakvoortgang wordt berekend op basis van de subtaken. U kunt het percentage voor een of meer cellen tegelijk invoeren in het taakvenster:
Met deze schuifbalk plaatst u het gekozen voortgangspercentage in de geselecteerde cel(len) in het spreadsheet.
Begindatum dienst
Met deze functie kunt u de begin- en einddatum van de geselecteerde rij(en) verschuiven.
De datumkiezer toont de vroegste startdatum in de geselecteerde rijen.
Wanneer u deze datum wijzigt, worden alle geselecteerde begin- en einddata dienovereenkomstig gewijzigd.
Bronkolommen (alleen Pro )
Bronnaam
Door een naam in te voeren, wordt de resource toegevoegd; door de naam te verwijderen, wordt de resource verwijderd. De resources in het werkblad Resources zijn ook beschikbaar in een pulldownmenu in het taakvenster. Een resource kan aan een of meer taken worden toegewezen.
Afkorting
De afkorting vervangt voor het gemak de resourcenaam in de kolom Resources in het werkblad Taken.
Type
De typen staan in een pull-downmenu wanneer u de cel selecteert:
- Werk - middelen per taakwerkuur, zoals arbeid
- Apparatuur - middelen per taakduuruur, zoals gehuurde apparatuur, etc.
- Materiaal - hulpbronnen per eenheid, zoals onderdelen, bouwmaterialen, enz.
Tarief
Tarief per uur voor de resource van het type Werk en Apparatuur en kosten per eenheid voor de resource van het type Materiaal.
Graaf
Totaal aantal uren voor de resource van het type Werk en Apparatuur en totale hoeveelheid voor de resource van het type Materiaal voor alle taken.
Kosten
Totale kosten per resource voor alle taken.
Tabblad Instellingen
U vindt dit tabblad in het taakvenster.
Tijdschaal
De tijdschaal van het Gantt-diagram wordt hier uitgelegd.
Voortgangsindicatie
De voortgangsindicatie kan voor de voortgangskolom en het Gantt-diagram onafhankelijk van elkaar worden ingesteld.
De kleuren hebben de volgende betekenis:
| Voorwaarde | Kleur |
| vandaag vóór de startdatum van de taak | geen kleur |
| vandaag na startdatum van de taak en voortgang volgens schema | groente |
| vandaag na startdatum van de taak en voortgang achter op schema | geel |
| vandaag na de einddatum en voortgang minder dan 100% | rood |
| vooruitgang is gelijk aan 100% | geen kleur |
Kritieke padindicatie (alleen Pro )
Gekoppelde taken die zich op het kritieke pad bevinden, veroorzaken projectvertraging wanneer ze vertraagd worden. Niet-kritieke taken hebben speling voordat ze projectvertraging veroorzaken. Opties voor zichtbaarheid van het kritieke pad in het Gantt-diagram:
- Taken op het kritieke pad krijgen een rode rand.
- Bij niet-kritieke taken wordt de speling aangegeven met een gestippelde balk.
Werkweek (alleen Pro )
Stel de werkweek in door te selecteren
- Begindag van de werkweek
- Aantal opeenvolgende werkdagen per week
- Werkuren per dag
De niet-werkdagen (weekenden) zijn grijze kolommen in Gantt-diagrammen met een schaal van 1 dag per kolom.
Werk per taak (alleen Pro )
U kunt de werkuren van een taak toewijzen aan de resources of per resource.
- Het verdelen van de werkuren over de resources is wenselijk als de resources hetzelfde werk doen. Meer resources betekent dat de werkuren over de resources worden verdeeld, afhankelijk van de toegewezen hoeveelheid.
- Als de resources die aan een taak zijn toegewezen verschillend werk doen, is het wenselijk om de werkuren afzonderlijk aan elke resource toe te wijzen. Met de toegewezen hoeveelheid is het vervolgens mogelijk om de werkuren per resource te variëren.
Taakduur en werkuren kunnen onafhankelijk van elkaar worden ingesteld of elkaar opvolgen met de ingestelde werkuren per dag.
Maatwerk
U kunt de spreadsheetfunctionaliteit gebruiken om de projectplanning aan te passen. Kolommen kunnen op elke positie in de tabel Taken en Resources worden ingevoegd. Ze kunnen tekst, datums, enz. of celformules bevatten. De celformules kunnen verwijzen naar ProjectSheet kolommen of andere aangepaste kolommen.
De kolommen Duur en Werk in de Pro-versie kunnen ook celformules bevatten. Zolang deze niet door ProjectSheet worden overschreven, blijven ze behouden. De formules kunnen de duur of het werk berekenen op basis van een of meer parameters uit de ingevoegde kolommen. Om de resulterende planning te berekenen, klikt u op de knop Vernieuwen in het taakvenster.
Als instelling kunnen Duur en Werk aan elkaar worden gekoppeld. De duur wordt dan berekend op basis van het werk en de toegewezen resources. Celformules in de kolom Duur worden waarschijnlijk overschreven en verwijderd door de waarde in de kolom Werk. In dat geval is het raadzaam om celformules alleen in de kolom Werk te gebruiken, niet in de kolom Duur.
FAQ - Veelgestelde vragen
Hoe kan ik de tijdschaal van het Gantt-diagram uitbreiden?
Wijzig het Gantt-diagram niet in de spreadsheet zelf. Wijzig de startdatum en tijdsperiode (alleen in Pro ) van het diagram in het tabblad Instellingen van het taakvenster. Door de startdatum te wijzigen, kunt u door het Gantt-diagram scrollen.
Waarom zijn de data in de Gantt-schaal 4 jaar en 1 dag eerder dan de data in de cellen Start en Finish ?
Excel kent twee datumsystemen: Windows gebruikt altijd het 1900-systeem, Mac gebruikt ook het 1904-systeem. ProjectSheet for Excel gebruikt het 1900-systeem. Hier leest u hoe u in Excel kunt overschakelen van het 1904-systeem naar het 1900-systeem, afhankelijk van uw Excel-versie: Datumsystemen in Excel .
Hoe los ik de foutmelding "Add-in-fout. We konden geen verbinding maken met de 'Office Store'-catalogusserver voor deze add-on" op?
Als uw bedrijf Microsoft Office 365 aan u levert, kunt u bij de beheerder navragen of ProjectSheet - Gantt-diagram kan worden toegevoegd in het Beheercentrum vanuit de Office Store (Instellingen > Geïntegreerde apps).
Waarom zijn de Gantt-balken soms niet uitgelijnd met de taken in de Pro versie?
Dit kan gebeuren wanneer het zoomniveau van de spreadsheet niet 100% is, als gevolg van een probleem in het Microsoft Framework. Als tijdelijke oplossing is er de optie Gantt Free version onderin het taakvenster aan de rechterkant.
Wat zijn de minimale vereisten voor deze Excel-invoegtoepassing?
In de Microsoft AppSource Store staat Excel 2019 vermeld; de minimaal vereiste Excel-versie is update 1808 (2018, augustus). U vindt uw versie onder Account > Over Excel.
Kan ik mijn licentie overdragen naar een ander account wanneer ik het bedrijf verlaat?
Niet uw licentie, maar u kunt uw resterende tijd overzetten naar een andere actieve licentie . Stuur een verzoek tot overzetting naar de Helpdesk waarin u het andere actieve licentieaccount vermeldt. De resterende tijd wordt dan opgeteld bij de einddatum van de licentie van het andere account en uw eigen licentie wordt beëindigd.
Hoe verwijder ik de invoegtoepassing?
Zoek de ProjectSheet -invoegtoepassing in het lint ' Invoegen ' onder 'Office-invoegtoepassingen' op het tabblad 'MIJN INVOEGINGEN' . Klik op de drie puntjes voor het menu en kies 'Verwijderen' . Als ProjectSheet er niet tussen staat, kunt u op het tabblad 'BEHEERD DOOR BEHEERDER' kijken en de beheerder om advies vragen.
Zorg ervoor dat u de invoegtoepassing verwijdert uit alle Excel-bureaublad-apps die u op al uw apparaten gebruikt en ook uit Office Online, om te voorkomen dat er een taakvenster met de knop Deze invoegtoepassing vertrouwen wordt weergegeven wanneer u het spreadsheet opnieuw opent.