Gebruikershandleiding voor ProjectSheet for Excel invoegtoepassing
Inhoud
Taakkolommen en tabblad Bewerken
Veelgestelde vragen - Veelgestelde vragen
Instructievideo's
Invoegtoepassing installeren [1:57]
Korte rondleiding door gratis add-in [2:56]
Korte rondleiding door Pro add-in [3:51]
Invoegtoepassing installeren
In Microsoft Excel kunt u installeren vanuit de Add-ins store die te vinden is in het lint Invoegen. Voer " projectsheet " in het zoekvak in en voeg de invoegtoepassing toe, zoals weergegeven in de video Invoegtoepassing installeren .
U kunt ook installeren vanuit de Microsoft AppSource .
Na installatie krijgt het Home-lint een ProjectSheet knop om het taakvenster te openen.
Voeg bladen toe
Het taakvenster van de ProjectSheet invoegtoepassing wordt geopend met de knop Open Taskpane in het Home-lint. Het verschijnt aan de rechterkant van de spreadsheet.
U kunt Continue met de basisversie of Sign in for Pro met Single Sign On (SSO) met uw Microsoft-account. Dan kunt u een proefperiode van 10 dagen starten door een registratieformulier in te vullen. Tijdens of na de proefperiode kunt u een Pro licentie kopen.
Bij de eerste keer openen voegt de basisversie twee werkbladen toe: Project en Tasks , de Pro versie voegt vier werkbladen toe: Project , Tasks , Resources en Holidays . Het Project toont een samenvatting van het project. In het werkblad Holidays kunt u data invoeren waarop het project niet werkt.
Het taakvenster wordt vervangen door drie tabbladen, één voor Bewerken , één voor Instellingen en één met informatie over de invoegtoepassing. U kunt het taakvenster sluiten en doorgaan met bewerken.
Gantt-diagram in spreadsheet
Het werkblad Taken wordt weergegeven in de onderstaande schermafbeelding en bestaat aan de linkerkant uit een tabel met het schema en aan de rechterkant uit een gegenereerd Gantt-diagram. Uiterst rechts bevindt zich het taakvenster van de invoegtoepassing. Wanneer er bewerkingen worden uitgevoerd in het werkblad of het taakvenster, worden de planning en het Gantt-diagram bijgewerkt tijdens de wachttijd, aangegeven met de wachtkleur bovenaan het taakvenster.
De begin- en einddatum komen overeen met de staven in het Gantt-diagram. De WBS-code geeft aan hoe de taken zijn gestructureerd met overzichtstaken.
De startdatum van de overzichtstaak is gelijk aan de vroegste startdatum van de subtaak(en), de einddatum van de overzichtstaak is gelijk aan de laatste einddatum van de subtaak(en).
Het voortgangspercentage komt overeen met een dubbele streep in een balk.
De datum van vandaag wordt weergegeven met een verticale blauwe stippellijn in het Gantt-diagram.
Een taak is blauw, een overzichtstaak is grijs en een mijlpaal is oranje.
Indien aanwezig, wordt de achtergrondkleur van de taakbeschrijving weergegeven als de kleur van de balk.
De Pro versie toont een koppeling tussen taken in het Gantt-diagram met een pijl en de voortgang met een dichte balk in de Gantt-balk.
Tijdschaal
Het Gantt-diagram toont de volledige planning of een deel ervan, afhankelijk van de tijdschaal die is ingesteld op het tabblad Instellingen in het taakvenster. U kunt de startdatum en de tijdsperiode van de tijdschaal instellen. De startdatum kan worden ingesteld met de datumkiezer of op vandaag of op de vroegste startdatum als de taken zijn geselecteerd. De Tijdsperiode begint met 1 dag per cel en eindigt met 3 jaar voor de gehele tijdschaal (18 dagen per cel). Zowel de startdatum als de tijdsperiode worden automatisch ingesteld met Autofit.
U kunt de startdag van de week instellen in de Gantt, standaard is maandag.
Taakkolommen en tabblad Bewerken
WBS en taakomschrijving
In de kolom Taakomschrijving begin je met het invoeren van het rooster. De WBS-kolom wordt berekend en toont een code die de Work Breakdown Structure van de taken aangeeft. Indien aanwezig, wordt de achtergrondkleur van de taakbeschrijving weergegeven als de kleur van de Gantt-balk nadat op de knop Gantt vernieuwen is geklikt. Als u de tekst van de taakbeschrijving verwijdert, wordt de hele taak verwijderd.
Deze knoppen omhoog/omlaag op het tabblad Bewerken gaan naar de vorige/volgende taakrij. De rij-index van het spreadsheet wordt achter de knoppen weergegeven.
Deze knoppen op het tabblad Bewerken verlagen/verhogen het inspringing WBS-niveau van de geselecteerde taakrij(en). Achter de knoppen staat de WBS-code.
De WBS-hiërarchie wordt ook weergegeven in de inspringing van de taakbeschrijvingstekst. Zogenaamde overzichtstaken zijn vetgedrukt.
Deze vervolgkeuzelijst op het tabblad Bewerken heeft functies om geselecteerde of alle overzichtstaken samen te vouwen/uit te vouwen.
De functie 'niveau samenvouwen' klapt alle overzichtstaken samen met hetzelfde inspringingsniveau als de geselecteerde overzichtstaak.
De functie 'verberg 100% voltooid' verbergt alle (overzichts)taken die 100% voortgang hebben.
Begin- en einddatum
De kolom Start bevat de startdatum van een taak, de kolom Finish de einddatum. De overzichtsdatums en het Gantt-diagram worden berekend indien van toepassing. Voor de basisversie wordt een taak een mijlpaal als deze alleen een einddatum heeft.
De datumkiezer op het tabblad Bewerken plaatst de gekozen datum in de geselecteerde cel(len) in de spreadsheet.
Duur (alleen Pro )
De duur van een taak is de tijd tussen de begin- en einddatum. Bij wijziging wordt de einddatum opnieuw berekend, terwijl de startdatum behouden blijft. Wanneer de einddatum wordt gewijzigd, wordt de duur gewijzigd terwijl de startdatum behouden blijft. Een taak wordt een mijlpaal als deze een duur van 0 heeft.
De spinners Dagen en Uren op het tabblad Bewerken stellen de duur in de geselecteerde cel(len) in de spreadsheet in.
Voorgangers (alleen Pro )
U kunt een voorafgaande taak invoeren door het rijnummer van de spreadsheet in te voeren. Meerdere taken als voorganger worden gescheiden door een puntkomma (;).
U kunt ook taken koppelen door met de muis te klikken in de spreadsheet en op het tabblad Bewerken van het taakvenster. Klik eerst op een taak in de spreadsheet en vervolgens op 'van' in het taakvenster. Deze taak gaat van cursief naar vet in het taakvenster. Klik dan op een taak en op 'naar'. U kunt dit herhalen voor meer 'aan'-taken. Als u nogmaals op 'naar' klikt, wordt de koppeling ongedaan gemaakt. Je kunt dit ook omgekeerd doen met 'naar' en een of meer 'van' taken. Na het koppelen kunt u het type en de vertraging/doorlooptijd wijzigen in dagen en uren.
Conditie (alleen Pro )
De kolom Conditie toont aanvullende voorwaarden voor taken over hoe de planning moet worden gepland. De rijen hebben een vervolgkeuzemenu met vier opties wanneer de cel is geselecteerd:
- ASAP - Zo spoedig mogelijk (standaard)
- ALAP - Zo laat mogelijk
- Start op - Op deze datum of later
- Eindigen op - Op deze datum of eerder
Geen tekst in de cel betekent zo snel mogelijk.
Bronnen (alleen Pro )
De kolom Resources toont de toegewezen resources van het werkblad Resources. De bron komt overeen met de naam of afkorting indien aanwezig. De standaard toegewezen hoeveelheid is 1, tussen vierkante haken [] kan een andere hoeveelheid worden ingevoerd. Meerdere toegewezen bronnen worden gescheiden door een puntkomma (;).
De resources in het Resources-werkblad zijn ook aanwezig in een vervolgkeuzemenu in het taakvenster. Klik op een taak en selecteer een resource in het vervolgkeuzemenu. Reeds toegewezen bronnen zijn vetgedrukt. De standaard toegewezen hoeveelheid voor een nieuwe grondstof is 1. U kunt een andere hoeveelheid invoeren voor een reeds toegewezen grondstof met de spinner. Een hoeveelheid van 0 verwijdert de resource uit de taak.
Werk (alleen Pro )
Het aantal werkuren per taak of samenvattingstaak.
Kosten (alleen Pro )
Totale kosten per taak of overzichtstaak voor alle toegewezen resources. De kostenberekening is afhankelijk van het resourcetarief en -type . Wanneer er geen resources zijn toegewezen, kunt u zelf kosten invoeren.
Voortgangspercentage
Het voortgangspercentage van elke taak. De voortgang van de samenvattingstaak wordt berekend op basis van de subtaken. Het percentage voor een of meer cellen tegelijk invoeren kan in het taakvenster:
Deze schuifregelaar plaatst het gekozen voortgangspercentage in de geselecteerde cel(len) in de spreadsheet.
Startdatum shift
Met deze functie kunt u de begin- en einddatum van de geselecteerde rij(en) verschuiven.
De datumkiezer toont de vroegste startdatum in de geselecteerde rijen.
Wanneer u deze datum wijzigt, verschuiven alle geselecteerde start- en einddatums dienovereenkomstig.
Bronkolommen (alleen Pro )
Naam van de bron
Als u een naam invoert, wordt de bron toegevoegd, als u de naam verwijdert, wordt de bron verwijderd. De resources in het Resources-werkblad zijn ook aanwezig in een vervolgkeuzemenu in het taakvenster. Een resource kan worden toegewezen aan een of meer taken.
Afkorting
De afkorting vervangt voor het gemak de resourcenaam in de kolom Resources op het werkblad Taken.
Type
De typen staan in een vervolgkeuzemenu wanneer u de cel selecteert:
- Werk - middelen per taakwerkuur, zoals arbeid
- Uitrusting - middelen per uur taakduur, zoals gehuurde uitrusting, enz.
- Materiaal - middelen per eenheid, zoals onderdelen, bouwmateriaal, enz.
Tarief
Tarief per uur voor een resource van het type Werk en uitrusting en kosten per eenheid voor een resource van het type Materiaal.
Graaf
Totaal aantal uren voor resource van het type Werk en uitrusting en totale hoeveelheid voor resource van het type Materiaal voor alle taken.
Kosten
Totale kosten per resource voor alle taken.
tabblad Instellingen
Tijdschaal
De tijdschaal van de Gantt-chart wordt hier uitgelegd.
Voortgangsindicatie
De voortgangsindicatie is onafhankelijk van elkaar in te stellen voor de kolom Voortgang en Gantt-diagram.
De kleuren hebben de volgende betekenis:
| Voorwaarde | Kleur |
| vandaag vóór de startdatum van de taak | geen kleur |
| vandaag na de startdatum van de taak en de voortgang op schema | groente |
| vandaag na de startdatum van de taak en voortgang achter op schema | geel |
| vandaag na einddatum en voortgang minder dan 100% | rood |
| voortgang is gelijk aan 100% | geen kleur |
Indicatie kritiek pad (alleen Pro )
Gekoppelde taken die zich op het kritieke pad bevinden, zullen projectvertraging veroorzaken wanneer ze vertraging oplopen. Niet-kritieke taken hebben speling voordat ze projectvertraging veroorzaken. Opties voor zichtbaarheid van kritieke paden in het Gantt-diagram:
- Taken op het kritieke pad krijgen een rode rand.
- Bij niet-kritieke taken is de spelingstijd zichtbaar met een gestippelde balk.
Werkweek (alleen Pro )
Stel de werkweek in door te selecteren
- Startdag van de werkweek
- Aantal aaneengesloten werkdagen per week
- Werkuren per dag
De niet-werkdagen (weekenden) zijn grijze kolommen in Gantt-diagrammen die een schaal hebben van 1 dag per kolom.
Werk per taak (alleen Pro )
U kunt de werkuren van een taak toewijzen aan de resources of per resource.
- Het verdelen van de werkuren over de middelen is wenselijk als de middelen hetzelfde werk doen. Meer resources betekent dat de werkuren verdeeld worden over de resources afhankelijk van de toekenning, die tussen haakjes achter de resource staat.
- Als de resources die aan een taak zijn toegewezen verschillend werk doen, is het wenselijk om de werkuren aan elke resource afzonderlijk toe te wijzen. Met de opdracht, die tussen haakjes achter de resource staat, is het dan mogelijk om de uren die aan een taak worden besteed per resource te variëren.
Taakduur en Werkuren zijn onafhankelijk van elkaar in te stellen of volgen elkaar op met de ingestelde werkuren per dag. De optie wordt alleen van kracht bij wijzigingen en bij nieuwe taken.
Veelgestelde vragen - Veelgestelde vragen
Hoe de tijdschaal van het Gantt-diagram uit te breiden?
Wijzig het Gantt-diagram niet in de spreadsheet zelf. Wijzig de begindatum en tijdsperiode van het diagram op het tabblad Instellingen van het taakvenster. Door de startdatum te wijzigen kunt u door het Gantt-diagram bladeren.
Waarom zijn de datums in de Gantt-schaal 4 jaar en 1 dag eerder dan de datums in de cellen Start en Finish ?
Excel heeft twee datumsystemen, Windows gebruikt altijd het 1900-systeem, Mac gebruikt ook het 1904-systeem. ProjectSheet for Excel maakt gebruik van het 1900-systeem. Hier leest u hoe u van het datumsysteem 1904 naar het datumsysteem 1900 in Excel overschakelt, afhankelijk van uw Excel-versie: Datumsystemen in Excel .
Hoe los ik "Add-in Error. We konden geen verbinding maken met de 'Office Store'-catalogusserver voor deze add-on" op?
Als uw bedrijf Microsoft Office 365 aan u levert, kunt u bij de beheerder navragen of ProjectSheet - Gantt-diagram kan worden toegevoegd in het Admin Center vanuit de Office Store (Instellingen > Geïntegreerde apps).
Waarom zijn de Gantt-balken soms niet afgestemd op de taken in de Pro versie?
Dit kan gebeuren als het zoomniveau van de spreadsheet niet 100% is, als gevolg van een probleem in het Microsoft-framework. Als tijdelijke oplossing is er de basic Gantt optie onderaan het taakvenster aan de rechterkant.
Wat is de minimale vereiste voor deze Excel-invoegtoepassing?
In de Microsoft AppSource store staat Excel 2019, de minimaal vereiste Excel-versie is de 1808 (2018, augustus) update. U vindt uw versie onder Account > Over Excel.
Kan ik mijn licentie overzetten naar een ander account als ik het bedrijf verlaat?
Niet uw licentie, maar u kunt uw resterende tijd overzetten naar een andere actieve licentie . Stuur een verzoek tot overdracht naar de Helpdesk waarin u het andere actieve licentieaccount vermeldt. De resterende tijd wordt dan opgeteld bij de licentie-einddatum van het andere account en uw eigen licentie wordt beëindigd.
Hoe de invoegtoepassing verwijderen?
Zoek de ProjectSheet invoegtoepassing in het lint Invoegen onder Office-invoegtoepassingen op het tabblad MIJN ADD-INS . Klik op de drie puntjes voor het menu en kies voor verwijderen . Als ProjectSheet er niet is, kijk dan in het ADMIN BEHEERD tabblad en vraag het aan de beheerder.
Zorg ervoor dat u de invoegtoepassing verwijdert uit alle Excel-bureaubladapps die u op al uw apparaten gebruikte en ook uit Office online, om te voorkomen dat er een taakvenster verschijnt met de knop Vertrouw deze invoegtoepassing wanneer u de spreadsheet opnieuw opent.