Guide d'utilisation du module complémentaire ProjectSheet for Excel
Contenu
Installer le module complémentaire
Diagramme de Gantt dans une feuille de calcul
Colonnes de tâches et onglet Modifier
Colonnes de ressources (dans Pro uniquement)
Tutoriels vidéos
Installer le module complémentaire [1:57]
Visite rapide du module complémentaire gratuit [2:56]
Visite rapide du module complémentaire Pro [3:51]
Installer le module complémentaire
Dans Microsoft Excel, vous pouvez installer le module complémentaire à partir de la boutique de modules complémentaires qui se trouve dans le ruban Accueil. Saisissez « projectsheet » dans la zone de recherche et ajoutez le module complémentaire, comme indiqué dans la vidéo Installer le module complémentaire .
Vous pouvez également l'installer à partir de Microsoft AppSource .
Après l'installation, le ruban Accueil dispose d'un bouton ProjectSheet pour ouvrir le volet des tâches.
Ajouter des feuilles
Le volet des tâches du module complémentaire ProjectSheet s'ouvre avec le bouton Open Taskpane dans le ruban Accueil. Il apparaît sur le côté droit de la feuille de calcul.
Vous pouvez Continue avec la version gratuite ou Sign in for Pro à l'aide de l'authentification unique (SSO) avec votre compte Microsoft. Vous pouvez ensuite démarrer un essai de 10 jours en remplissant un formulaire d'inscription. Pendant ou après l'essai, vous pouvez acheter une licence Pro .
Lors de la première ouverture, la version gratuite ajoute deux feuilles de calcul : Project et Tasks , la version Pro ajoute quatre feuilles de calcul : Project , Tasks , Resources et Holidays . La feuille de calcul Project affiche un résumé du projet. Dans la feuille de calcul Holidays vous pouvez saisir les dates auxquelles le projet ne fonctionne pas.
Le volet des tâches sera remplacé par trois onglets, un pour Modifier , un pour Paramètres et un avec des informations sur le module complémentaire. Vous pouvez fermer le volet des tâches et continuer la modification.
Diagramme de Gantt dans une feuille de calcul
La feuille de calcul Tâches est illustrée dans la capture d'écran ci-dessous et se compose sur le côté gauche d'un tableau avec le planning et sur le côté droit d'un diagramme de Gantt généré. À l'extrême droite se trouve le volet des tâches du module complémentaire. Lorsque des modifications sont apportées dans la feuille de calcul ou le volet des tâches, le planning et le diagramme de Gantt sont mis à jour pendant la période d'attente, indiquée par la couleur d'attente en haut du volet des tâches.
Les dates de début et de fin correspondent aux barres du diagramme de Gantt. Le code WBS indique comment les tâches sont structurées avec des tâches récapitulatives.
La date de début de la tâche récapitulative est égale à la date de début la plus ancienne de sa ou ses sous-tâches, la date de fin de la tâche récapitulative est égale à la date de fin la plus récente de sa ou ses sous-tâches.
Le pourcentage de progression correspond à une double ligne dans une barre.
La date d'aujourd'hui est indiquée par une ligne bleue verticale en pointillés dans le diagramme de Gantt.
Une tâche est bleue, une tâche récapitulative est grise et un jalon est orange.
Si cette option est présente, la couleur d'arrière-plan de la description de la tâche est affichée comme la couleur de la barre. Si vous modifiez la couleur, cliquez sur le bouton Actualiser pour la mettre à jour.
La version Pro affiche un lien entre les tâches dans le diagramme de Gantt avec une flèche et la progression avec une barre pleine à l'intérieur de la barre de Gantt.
Échelle de temps
Le diagramme de Gantt affiche l'intégralité du planning ou une partie de celui-ci, en fonction de l'échelle de temps définie dans l'onglet Paramètres du volet des tâches. Vous pouvez définir la date de début de l'échelle de temps pour faire défiler le diagramme de Gantt. La date de début peut être définie à l'aide du sélecteur de date ou sur aujourd'hui ou sur la date de début la plus ancienne des tâches sélectionnées. Vous pouvez définir la période de temps de l'échelle de temps pour voir l'intégralité du projet dans le diagramme de Gantt (dans Pro uniquement). La période de temps commence avec 1 jour par cellule et se termine avec 3 ans pour l'échelle de temps entière (18 jours par cellule). La date de début et la période de temps sont définies automatiquement avec l'ajustement automatique (dans Pro uniquement).
Vous pouvez définir le jour de début de la semaine dans le Gantt, la valeur par défaut est lundi.
Colonnes de tâches et onglet Modifier
WBS et description des tâches
Dans la colonne Description de la tâche, vous commencez à saisir le planning. La colonne WBS est calculée et affiche un code indiquant la structure de répartition du travail des tâches. Lorsqu'elle est présente, la couleur d'arrière-plan de la description de la tâche s'affiche comme la couleur de la barre de Gantt après avoir cliqué sur le bouton Actualiser . La suppression du texte de description de la tâche supprimera l'intégralité de la tâche.
Ces boutons haut/bas de l'onglet Modifier permettent de passer à la ligne de tâche précédente/suivante. L'index de ligne de la feuille de calcul est affiché derrière les boutons.
Ces boutons dans l'onglet Modifier diminuent/augmentent le niveau de retrait WBS des lignes de tâches sélectionnées. Le code WBS est affiché derrière les boutons.
La hiérarchie WBS est également indiquée dans le retrait du texte de description des tâches. Les tâches dites récapitulatives sont en gras.
Cette liste déroulante dans l'onglet Modifier dispose de fonctions permettant de réduire/développer les tâches récapitulatives sélectionnées ou toutes.
La fonction « Réduire le niveau » réduit toutes les tâches récapitulatives avec le même niveau de retrait que la tâche récapitulative sélectionnée.
La fonction « Masquer 100 % terminé » masque toutes les tâches (récapitulatives) qui ont une progression de 100 %.
Durée ( Pro uniquement)
La durée d'une tâche correspond au temps écoulé entre la date de début et la date de fin. Lorsqu'elle est modifiée, la date de fin est recalculée, tandis que la date de début est conservée. Lorsque la date de fin est modifiée, la durée est modifiée tandis que la date de début est conservée. Une tâche devient un jalon si elle a une durée de 0.
Les boutons Jours et Heures de l'onglet Édition définissent la durée dans les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Dates de début et de fin
La colonne Début contient la date de début d'une tâche, la colonne Fin la date de fin. Les dates récapitulatives et le diagramme de Gantt sont calculés le cas échéant. Pour la version gratuite, une tâche devient un jalon si elle n'a qu'une date de fin.
Le sélecteur de date dans l'onglet Modifier place la date choisie dans la ou les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Prédécesseurs ( Pro uniquement)
Vous pouvez saisir une tâche prédécesseur en saisissant son numéro de ligne dans la feuille de calcul. Plusieurs tâches prédécesseurs sont séparées par un point-virgule (;).
Vous pouvez également lier des tâches par un clic de souris dans la feuille de calcul et dans l'onglet Modifier du volet des tâches. Cliquez d'abord sur une tâche dans la feuille de calcul, puis sur « de » dans le volet des tâches. Cette tâche passera de l'italique au gras dans le volet des tâches. Cliquez ensuite sur une tâche, puis sur « à ». Vous pouvez répéter cette opération pour d'autres tâches « à ». Cliquer à nouveau sur « à » pour annuler le lien. Vous pouvez également effectuer cette opération inverse avec « à » et une ou plusieurs tâches « de ». Après avoir établi le lien, vous pouvez modifier le type et le délai/l'avance en jours et en heures.
Condition ( Pro uniquement)
La colonne Condition affiche des conditions supplémentaires pour les tâches sur la manière dont la planification doit être planifiée. Les lignes comportent un menu déroulant avec quatre options lorsque la cellule est sélectionnée :
- ASAP - Dès que possible (par défaut)
- ALAP – Le plus tard possible
- Commencer le - À cette date ou plus tard
- Fin le - À cette date ou avant
L'absence de texte dans la cellule signifie dès que possible.
Ressources ( Pro uniquement)
La colonne Ressources affiche les ressources affectées à partir de la feuille de calcul Ressources. La ressource correspond au nom ou à l'abréviation, le cas échéant. La quantité affectée par défaut est 1, entre crochets [] une quantité différente peut être saisie. Plusieurs ressources affectées sont séparées par un point-virgule (;).
Les ressources de la feuille de calcul Ressources sont également présentes dans un menu déroulant du volet des tâches. Cliquez sur une tâche et sélectionnez une ressource dans le menu déroulant. Les ressources déjà affectées sont en gras. La quantité affectée par défaut pour une nouvelle ressource est de 1. Vous pouvez saisir une quantité différente pour une ressource déjà affectée à l'aide du bouton rotatif. Une quantité de 0 supprimera la ressource de la tâche.
Travail ( Pro uniquement)
Le nombre d'heures de travail par tâche ou tâche récapitulative.
Coût ( Pro uniquement)
Coût total par tâche ou tâche récapitulative pour toutes les ressources affectées. Le calcul du coût dépend du Taux et du Type de la ressource. Lorsqu'aucune ressource n'est affectée, vous pouvez saisir les coûts vous-même.
Pourcentage de progression
Pourcentage de progression de chaque tâche. La progression de la tâche récapitulative est calculée à partir de ses sous-tâches. La saisie du pourcentage pour une ou plusieurs cellules à la fois peut être effectuée dans le volet des tâches :
Ce curseur place le pourcentage de progression choisi dans la ou les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Date de début du quart de travail
Cette fonction vous permet de décaler les dates de début et de fin de la ou des lignes sélectionnées.
Le sélecteur de date affichera la date de début la plus ancienne dans les lignes sélectionnées.
Lorsque vous modifiez cette date, toutes les dates de début et de fin sélectionnées seront décalées en conséquence.
Colonnes de ressources ( Pro uniquement)
Nom de la ressource
La saisie d'un nom ajoutera la ressource, la suppression du nom supprimera la ressource. Les ressources de la feuille de calcul Ressources sont également présentes dans un menu déroulant du volet des tâches. Une ressource peut être affectée à une ou plusieurs tâches.
Abréviation
L'abréviation remplace le nom de la ressource dans la colonne Ressources de la feuille de calcul Tâches pour plus de commodité.
Taper
Les types sont dans un menu déroulant lorsque vous sélectionnez la cellule :
- Travail - ressources par heure de travail de tâche, comme la main d'œuvre
- Équipement - ressources par heure de durée de tâche, comme du matériel loué, etc.
- Matériel - ressources par unité, comme les pièces, les matériaux de construction, etc.
Taux
Tarif horaire pour les ressources de type Travail et Equipement et coût unitaire pour les ressources de type Matériel.
Compter
Nombre total d'heures pour les ressources de type Travail et Équipement et quantité totale pour les ressources de type Matériel pour toutes les tâches.
Coût
Coût total par ressource pour toutes les tâches.
Onglet Paramètres
Échelle de temps
L'échelle de temps du diagramme de Gantt est expliquée ici .
Indication de progression
L'indication de progression peut être définie pour la colonne Progression et le diagramme de Gantt indépendamment.
Les couleurs ont la signification suivante :
| Condition | Couleur |
| aujourd'hui avant la date de début de la tâche | pas de couleur |
| aujourd'hui après la date de début de la tâche et l'avancement du calendrier | vert |
| aujourd'hui après la date de début de la tâche et la progression en retard sur le calendrier | jaune |
| aujourd'hui après la date de fin et progression inférieure à 100% | rouge |
| le progrès est égal à 100% | pas de couleur |
Indication du chemin critique ( Pro uniquement)
Les tâches liées qui se trouvent sur le chemin critique entraîneront un retard du projet lorsqu'elles seront retardées. Les tâches non critiques ont un temps mort avant de provoquer un retard du projet. Options de visibilité du chemin critique dans le diagramme de Gantt :
- Les tâches sur le chemin critique reçoivent une bordure rouge.
- Les tâches non critiques auront leur temps libre visible avec une barre en pointillés.
Semaine de travail ( Pro uniquement)
Définissez la semaine de travail en sélectionnant
- Jour de début de la semaine de travail
- Nombre de jours ouvrables consécutifs par semaine
- Heures de travail par jour
Les jours non ouvrés (week-ends) sont des colonnes grises dans les diagrammes de Gantt qui ont une échelle de 1 jour par colonne.
Travail par tâche ( Pro uniquement)
Vous pouvez attribuer les heures de travail d'une tâche parmi les ressources ou par ressource.
- La répartition des heures de travail entre les ressources est souhaitable si les ressources effectuent le même travail. Plus de ressources signifie que les heures de travail sont réparties entre les ressources en fonction de l'affectation, qui est indiquée entre parenthèses après la ressource.
- Si les ressources affectées à une tâche effectuent des travaux différents, il est souhaitable d'affecter les heures de travail à chaque ressource individuellement. Grâce à l'affectation, qui est placée entre parenthèses après la ressource, il est alors possible de faire varier les heures affectées à une tâche par ressource.
La durée des tâches et les heures de travail peuvent être définies indépendamment ou se suivre en fonction des heures de travail définies par jour. L'option prend effet uniquement sur les modifications et sur les nouvelles tâches.
Personnalisation
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de feuille de calcul pour personnaliser la planification du projet. Les colonnes peuvent être insérées à n'importe quel endroit du tableau Tâches et ressources. Elles peuvent contenir du texte, des dates, etc. ou des formules de cellule. Les formules de cellule peuvent faire référence à des colonnes ProjectSheet ou à d'autres colonnes personnalisées.
Les colonnes Durée et Travail de la version Pro peuvent également contenir des formules de cellule. Tant qu'elles ne sont pas écrasées par ProjectSheet , elles resteront. Les formules peuvent calculer la durée ou le travail en fonction d'un ou plusieurs paramètres des colonnes insérées. Pour calculer le planning obtenu, vous devez cliquer sur le bouton Actualiser dans le volet des tâches.
En tant que paramètre, la Durée et le Travail peuvent être liés. La durée est alors calculée à partir du travail et des ressources affectées. Les formules de cellule de la colonne Durée sont susceptibles d'être écrasées et supprimées par la valeur de la colonne Travail. Dans ce cas, il est conseillé d'utiliser les formules de cellule de la colonne Travail uniquement, et non de la colonne Durée.
FAQ - Foire aux questions
Comment élargir l’échelle de temps du diagramme de Gantt ?
Ne modifiez pas le diagramme de Gantt dans la feuille de calcul elle-même. Modifiez la date de début et la période (dans Pro uniquement) du diagramme dans l'onglet Paramètres du volet des tâches. En modifiant la date de début, vous pouvez faire défiler le diagramme de Gantt.
Pourquoi les dates dans l'échelle de Gantt sont-elles 4 ans et 1 jour plus tôt que les dates dans les cellules Start et Finish ?
Excel possède deux systèmes de date, Windows utilise toujours le système 1900, Mac utilise également le système 1904. ProjectSheet for Excel utilise le système 1900. Vous pouvez lire ici comment passer du système de date 1904 au système de date 1900 dans Excel, en fonction de votre version d'Excel : Systèmes de date dans Excel .
Comment résoudre « Erreur du module complémentaire. Nous n'avons pas pu nous connecter au serveur de catalogue « Office Store » pour ce module complémentaire » ?
Si votre entreprise vous fournit Microsoft Office 365, vous pouvez vérifier auprès de l'administrateur si ProjectSheet - Diagramme de Gantt peut être ajouté dans le Centre d'administration depuis l'Office Store (Paramètres > Applications intégrées).
Pourquoi les barres de Gantt ne sont-elles parfois pas alignées avec les tâches dans la version Pro ?
Cela peut se produire lorsque le niveau de zoom de la feuille de calcul n'est pas de 100 %, en raison d'un problème dans le framework Microsoft. Pour contourner ce problème, il existe l'option Gantt Free version en bas du volet des tâches à droite.
Quelle est la configuration minimale requise pour ce module complémentaire Excel ?
La boutique Microsoft AppSource indique Excel 2019, la version minimale d'Excel requise est la mise à jour 1808 (2018, août). Vous pouvez trouver votre version sous Compte > À propos d'Excel.
Puis-je transférer ma licence vers un autre compte lorsque je quitte l'entreprise ?
Il ne s'agit pas de votre licence, mais vous pouvez transférer votre temps restant vers une autre licence active . Envoyez une demande de transfert au Helpdesk dans laquelle vous mentionnez l'autre compte de licence actif. Le temps restant est alors ajouté à la date de fin de licence de l'autre compte et votre propre licence est résiliée.
Comment supprimer le module complémentaire ?
Recherchez le module complémentaire ProjectSheet dans le ruban Insérer sous Compléments Office dans l'onglet MES COMPLÉMENTS . Cliquez sur les trois points du menu et choisissez Supprimer . Si ProjectSheet n'est pas présent, vous pouvez consulter l'onglet GÉRÉ PAR L'ADMINISTRATEUR et demander à l'administrateur.
Assurez-vous de supprimer le module complémentaire de toutes les applications Excel de bureau que vous avez utilisées sur tous vos appareils et également d’Office en ligne, pour éviter qu’un volet des tâches avec un bouton Faire confiance à ce module complémentaire s’affiche lorsque vous rouvrez la feuille de calcul.