Guide de l'utilisateur du complément ProjectSheet for Excel
Contenu
Installer le module complémentaire
Diagramme de Gantt dans une feuille de calcul
Colonnes de tâches et onglet Modifier
Colonnes de ressources (dans Pro uniquement)
Tutoriels vidéo
Installer le module complémentaire [1:57]
Visite rapide du module complémentaire gratuit [2:56]
Visite rapide du module complémentaire Pro [3:51]
Installer le module complémentaire
Dans Microsoft Excel, vous pouvez installer le module complémentaire depuis la boutique de modules complémentaires située dans le ruban Accueil. Saisissez « projectsheet » dans le champ de recherche et ajoutez le module complémentaire, comme indiqué dans la vidéo « Installer le module complémentaire » .
Vous pouvez également l'installer à partir de Microsoft AppSource .
Après l'installation, le ruban Accueil reçoit un bouton ProjectSheet pour ouvrir le volet des tâches.
Ajouter des feuilles
Le volet des tâches du module complémentaire ProjectSheet s'ouvre via le bouton Open Taskpane du ruban « Accueil ». Il apparaît à droite de la feuille de calcul.
Vous pouvez Continue avec la version gratuite ou Sign in for Pro via l'authentification unique (SSO) avec votre compte Microsoft. Vous pourrez ensuite commencer un essai de 10 jours en remplissant un formulaire d'inscription. Pendant ou après l'essai, vous pourrez acheter une licence Pro .
À la première ouverture, la version gratuite ajoute deux feuilles de calcul : Project et Tasks ; la version Pro en ajoute quatre : Project , Tasks , Resources et Holidays . La feuille Project affiche un résumé du projet. La feuille « Holidays permet de saisir les dates de fermeture du projet.
Le volet des tâches sera remplacé par trois onglets : « Modifier » , « Paramètres » et « À propos du module complémentaire ». Vous pouvez fermer le volet des tâches et poursuivre l'édition.
Diagramme de Gantt dans une feuille de calcul
La feuille de calcul « Tâches » est illustrée dans la capture d'écran ci-dessous. Elle se compose, à gauche, d'un tableau avec le planning et, à droite, d'un diagramme de Gantt généré. À l'extrême droite se trouve le volet des tâches du module complémentaire. Lorsque des modifications sont apportées dans la feuille de calcul ou le volet des tâches, le planning et le diagramme de Gantt sont mis à jour pendant le délai d'attente, indiqué par la couleur d'attente en haut du volet des tâches.
Les dates de début et de fin correspondent aux barres du diagramme de Gantt. Le code WBS indique la structure des tâches, avec des tâches récapitulatives.
La date de début de la tâche récapitulative est égale à la date de début la plus ancienne de sa ou ses sous-tâches, la date de fin de la tâche récapitulative est égale à la date de fin la plus récente de sa ou ses sous-tâches.
Le pourcentage de progression correspond à une double ligne dans une barre.
La date d'aujourd'hui est indiquée par une ligne bleue verticale en pointillés dans le diagramme de Gantt.
Une tâche est bleue, une tâche récapitulative est grise et un jalon est orange.
Lorsqu'elle est présente, la couleur d'arrière-plan de la description de la tâche correspond à la couleur de la barre. Si vous modifiez la couleur, cliquez sur le bouton « Actualiser » pour la mettre à jour.
La version Pro affiche un lien entre les tâches dans le diagramme de Gantt avec une flèche et la progression avec une barre pleine à l'intérieur de la barre de Gantt.
Échelle de temps
Le diagramme de Gantt affiche l'intégralité ou une partie du planning, selon l'échelle de temps définie dans l'onglet Paramètres du volet des tâches. Vous pouvez définir la date de début de l'échelle de temps pour parcourir le diagramme. La date de début peut être définie avec le sélecteur de date, à la date d'aujourd'hui ou à la date de début la plus proche des tâches sélectionnées. Vous pouvez définir la période de temps pour visualiser l'intégralité du projet dans le diagramme de Gantt (version Pro uniquement). La période commence à 1 jour par cellule et se termine à 3 ans pour l'échelle de temps complète (18 jours par cellule). La date de début et la période de temps sont définies automatiquement avec l'ajustement automatique (version Pro uniquement).
Vous pouvez définir le jour de début de la semaine dans le Gantt, la valeur par défaut est le lundi.
Colonnes de tâches et onglet Modifier
WBS et description des tâches
Dans la colonne « Description de la tâche », commencez à saisir le planning. La colonne WBS est calculée et affiche un code indiquant la structure de répartition du travail (WBS) des tâches. Lorsqu'elle est présente, la couleur d'arrière-plan de la description de la tâche correspond à la couleur de la barre de Gantt après avoir cliqué sur le bouton « Actualiser » . Supprimer la description de la tâche supprimera la tâche entière.
Ces boutons haut/bas de l'onglet Édition permettent d'accéder à la ligne de tâche précédente/suivante. L'index des lignes de la feuille de calcul est affiché derrière les boutons.
Ces boutons de l'onglet Édition permettent de diminuer ou d'augmenter le niveau de retrait WBS des lignes de tâches sélectionnées. Le code WBS est affiché derrière les boutons.
La hiérarchie WBS est également indiquée dans le retrait du texte de description des tâches. Les tâches dites récapitulatives sont en gras.
Cette liste déroulante dans l'onglet Modifier dispose de fonctions permettant de réduire/développer les tâches récapitulatives sélectionnées ou toutes.
La fonction « Réduire le niveau » réduit toutes les tâches récapitulatives avec le même niveau de retrait que la tâche récapitulative sélectionnée.
La fonction « masquer 100 % terminé » masque toutes les tâches (résumées) qui ont progressé à 100 %.
Durée ( Pro uniquement)
La durée d'une tâche correspond au temps écoulé entre la date de début et la date de fin. En cas de modification, la date de fin est recalculée, tandis que la date de début est conservée. En cas de modification de la date de fin, la durée est modifiée, tandis que la date de début est conservée. Une tâche devient un jalon si sa durée est nulle.
Les boutons Jours et Heures de l'onglet Édition définissent la durée dans la ou les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Dates de début et de fin
La colonne « Début » contient la date de début de la tâche et la colonne « Fin » la date de fin. Les dates récapitulatives et le diagramme de Gantt sont calculés, le cas échéant. Dans la version gratuite, une tâche devient un jalon si elle ne comporte qu'une date de fin.
Le sélecteur de date dans l'onglet Modifier place la date sélectionnée dans la ou les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Prédécesseurs ( Pro uniquement)
Vous pouvez saisir une tâche prédécesseur en indiquant son numéro de ligne dans la feuille de calcul. Les tâches prédécesseurs sont séparées par un point-virgule (;).
Vous pouvez également lier des tâches par un clic de souris dans la feuille de calcul et dans l'onglet « Modifier » du volet des tâches. Cliquez d'abord sur une tâche dans la feuille de calcul, puis sur « De » dans le volet des tâches. Cette tâche passera de l'italique au gras dans le volet des tâches. Cliquez ensuite sur une tâche, puis sur « À ». Répétez l'opération pour d'autres tâches « À ». Cliquer à nouveau sur « À » dissociera la tâche. Vous pouvez également effectuer l'opération inverse avec « À » et une ou plusieurs tâches « De ». Après avoir lié la tâche, vous pouvez modifier le type et le délai d'exécution (jours et heures).
Condition ( Pro uniquement)
La colonne « Condition » affiche des conditions supplémentaires pour les tâches, relatives à la planification. Les lignes affichent un menu déroulant proposant quatre options lorsque la cellule est sélectionnée :
- ASAP - Dès que possible (par défaut)
- ALAP - Aussi tard que possible
- Commencer le - À cette date ou plus tard
- Terminer le - À cette date ou plus tôt
Aucun texte dans la cellule signifie dès que possible.
Ressources ( Pro uniquement)
La colonne Ressources affiche les ressources attribuées à partir de la feuille de calcul Ressources. La ressource correspond à son nom ou à son abréviation, le cas échéant. La quantité attribuée par défaut est 1 ; une quantité différente peut être saisie entre crochets []. Les ressources attribuées multiples sont séparées par un point-virgule (;).
Les ressources de la feuille de calcul « Ressources » sont également disponibles dans un menu déroulant du volet des tâches. Cliquez sur une tâche et sélectionnez-en une dans le menu déroulant. Les ressources déjà affectées sont en gras. La quantité affectée par défaut pour une nouvelle ressource est de 1. Vous pouvez saisir une quantité différente pour une ressource déjà affectée à l'aide du bouton rotatif. Une quantité de 0 supprimera la ressource de la tâche.
Travail ( Pro uniquement)
Le nombre d'heures de travail par tâche ou tâche récapitulative.
Coût ( Pro uniquement)
Coût total par tâche ou tâche récapitulative pour toutes les ressources affectées. Le calcul du coût dépend du taux et du type de ressource. Lorsqu'aucune ressource n'est affectée, vous pouvez saisir les coûts vous-même.
Pourcentage de progression
Pourcentage d'avancement de chaque tâche. L'avancement de la tâche récapitulative est calculé à partir de ses sous-tâches. Vous pouvez saisir le pourcentage pour une ou plusieurs cellules à la fois dans le volet des tâches :
Ce curseur place le pourcentage de progression choisi dans la ou les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Date de début du quart de travail
Cette fonction vous permet de décaler les dates de début et de fin de la ou des lignes sélectionnées.
Le sélecteur de date affichera la date de début la plus ancienne dans les lignes sélectionnées.
Lorsque vous modifiez cette date, toutes les dates de début et de fin sélectionnées seront décalées en conséquence.
Colonnes de ressources ( Pro uniquement)
Nom de la ressource
Saisir un nom ajoutera la ressource ; le supprimer la supprimera. Les ressources de la feuille de calcul « Ressources » sont également disponibles dans un menu déroulant du volet des tâches. Une ressource peut être affectée à une ou plusieurs tâches.
Abréviation
L'abréviation remplace le nom de la ressource dans la colonne Ressources de la feuille de calcul Tâches pour plus de commodité.
Taper
Les types sont dans un menu déroulant lorsque vous sélectionnez la cellule :
- Travail - ressources par heure de travail de tâche, comme la main-d'œuvre
- Équipement - ressources par heure de durée de tâche, comme l'équipement loué, etc.
- Matériel - ressources par unité, comme les pièces, les matériaux de construction, etc.
Taux
Tarif horaire pour les ressources de type Travail et Equipement et coût unitaire pour les ressources de type Matériel.
Compter
Nombre total d'heures pour les ressources de type Travail et Équipement et quantité totale pour les ressources de type Matériel sur toutes les tâches.
Coût
Coût total par ressource pour toutes les tâches.
Onglet Paramètres
Vous trouverez cet onglet dans le volet des tâches.
Échelle de temps
L'échelle de temps du diagramme de Gantt est expliquée ici .
Indication de progression
L'indication de progression peut être définie pour la colonne Progression et le diagramme de Gantt indépendamment.
Les couleurs ont la signification suivante :
| Condition | Couleur |
| aujourd'hui avant la date de début de la tâche | pas de couleur |
| aujourd'hui après la date de début de la tâche et l'avancement du projet dans les délais | vert |
| aujourd'hui après la date de début de la tâche et la progression en retard sur le calendrier | jaune |
| aujourd'hui après la date de fin et progression inférieure à 100 % | rouge |
| le progrès est égal à 100 % | pas de couleur |
Indication du chemin critique ( Pro uniquement)
Les tâches liées qui se trouvent sur le chemin critique retarderont le projet lorsqu'elles sont retardées. Les tâches non critiques bénéficient d'une marge de manœuvre avant de retarder le projet. Options de visibilité du chemin critique dans le diagramme de Gantt :
- Les tâches sur le chemin critique reçoivent une bordure rouge.
- Les tâches non critiques auront leur temps libre visible avec une barre en pointillés.
Semaine de travail ( Pro uniquement)
Définissez la semaine de travail en sélectionnant
- Jour de début de la semaine de travail
- Nombre de jours ouvrables consécutifs par semaine
- Heures de travail par jour
Les jours non ouvrés (week-ends) sont des colonnes grises dans les diagrammes de Gantt qui ont une échelle de 1 jour par colonne.
Travail par tâche ( Pro uniquement)
Vous pouvez attribuer les heures de travail d'une tâche parmi les ressources ou par ressource.
- La répartition des heures de travail entre les ressources est souhaitable si celles-ci effectuent le même travail. Un plus grand nombre de ressources implique une répartition des heures de travail entre les ressources, en fonction de la quantité attribuée.
- Si les ressources affectées à une tâche effectuent des tâches différentes, il est préférable d'attribuer les heures de travail à chaque ressource individuellement. Grâce à la quantité attribuée, il est alors possible de faire varier les heures de travail par ressource.
La durée des tâches et les heures de travail peuvent être définies indépendamment ou se suivre avec les heures de travail définies par jour.
Personnalisation
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de feuille de calcul pour personnaliser la planification du projet. Des colonnes peuvent être insérées à n'importe quel endroit du tableau « Tâches et Ressources ». Elles peuvent contenir du texte, des dates, etc., ou des formules de cellule. Ces formules peuvent faire référence à des colonnes ProjectSheet ou à d'autres colonnes personnalisées.
Les colonnes Durée et Travail de la version Pro peuvent également contenir des formules de cellule. Tant qu'elles ne sont pas écrasées par ProjectSheet , elles sont conservées. Ces formules permettent de calculer la durée ou le travail en fonction d'un ou plusieurs paramètres des colonnes insérées. Pour calculer le planning obtenu, cliquez sur le bouton Actualiser dans le volet des tâches.
En tant que paramètre, la durée et le travail peuvent être liés. La durée est alors calculée à partir du travail et des ressources affectées. Les formules de cellule de la colonne Durée sont susceptibles d'être remplacées et supprimées par la valeur de la colonne Travail. Dans ce cas, il est conseillé d'utiliser les formules de cellule de la colonne Travail uniquement, et non de la colonne Durée.
FAQ - Foire aux questions
Comment élargir l'échelle de temps du diagramme de Gantt ?
Ne modifiez pas le diagramme de Gantt directement dans la feuille de calcul. Modifiez la date de début et la période (version Pro uniquement) du diagramme dans l'onglet « Paramètres » du volet des tâches. En modifiant la date de début, vous pouvez parcourir le diagramme de Gantt.
Pourquoi les dates de l'échelle de Gantt sont-elles 4 ans et 1 jour plus tôt que les dates des cellules Start et Finish ?
Excel possède deux systèmes de date : Windows utilise toujours le système 1900, et Mac utilise également celui de 1904. ProjectSheet for Excel utilise le système 1900. Vous trouverez ici comment passer du système 1904 au système 1900 dans Excel, selon votre version : Systèmes de date dans Excel .
Comment résoudre « Erreur du module complémentaire. Nous n'avons pas pu nous connecter au serveur de catalogue « Office Store » pour ce module complémentaire » ?
Si votre entreprise vous fournit Microsoft Office 365, vous pouvez vérifier auprès de l'administrateur si ProjectSheet - Diagramme de Gantt peut être ajouté dans le Centre d'administration depuis l'Office Store (Paramètres > Applications intégrées).
Pourquoi les barres du Gantt ne sont-elles parfois pas alignées avec les tâches dans la version Pro ?
Cela peut se produire lorsque le niveau de zoom de la feuille de calcul n'est pas à 100 %, en raison d'un problème dans l'environnement Microsoft. Pour contourner ce problème, l'option Gantt Free version est disponible en bas du volet des tâches, à droite.
Quelle est la configuration minimale requise pour ce complément Excel ?
La boutique Microsoft AppSource indique Excel 2019. La version minimale requise est la mise à jour 1808 (août 2018). Vous trouverez votre version sous Compte > À propos d'Excel.
Puis-je transférer ma licence vers un autre compte lorsque je quitte l'entreprise ?
Il ne s'agit pas de votre licence, mais vous pouvez transférer votre temps restant vers une autre licence active . Envoyez une demande de transfert au service d'assistance en mentionnant l'autre compte de licence actif. Le temps restant est alors ajouté à la date de fin de licence de l'autre compte et votre propre licence est résiliée.
Comment supprimer le module complémentaire ?
Recherchez le module complémentaire ProjectSheet dans le ruban « Insertion » , sous « Compléments Office » , dans l'onglet « MES COMPLÉMENTS » . Cliquez sur les trois points du menu et choisissez « Supprimer » . Si ProjectSheet n'est pas présent, vous pouvez consulter l'onglet « GÉRÉ PAR L'ADMINISTRATEUR » et demander à l'administrateur.
Assurez-vous de supprimer le complément de toutes les applications Excel de bureau que vous avez utilisées sur tous vos appareils et également d’Office en ligne, pour éviter qu’un volet des tâches avec un bouton Faire confiance à ce complément s’affiche lorsque vous ouvrez à nouveau la feuille de calcul.