Guide de l’utilisateur du complément ProjectSheet for Excel
Contenu
Diagramme de Gantt dans une feuille de calcul
Colonnes de tâches et onglet Modifier
Colonnes de ressources (dans Pro uniquement)
Vidéos tutorielles
Installer le complément [1:57]
Visite rapide du complément gratuit [2:56]
Présentation rapide du complément Pro [3:51]
Installer le complément
Dans Microsoft Excel, vous pouvez installer à partir du magasin de compléments qui se trouve dans le ruban Insérer. Entrez « projectsheet » dans la zone de recherche et ajoutez le complément, comme indiqué dans la vidéo d'installation du complément .
Vous pouvez également installer à partir de Microsoft AppSource .
Après l'installation, le ruban Accueil reçoit un bouton ProjectSheet pour ouvrir le volet des tâches.
Ajouter des feuilles
Le volet des tâches du complément ProjectSheet s’ouvre avec le bouton Open Taskpane dans le ruban Accueil. Il apparaît sur le côté droit de la feuille de calcul.
Vous pouvez Continue avec la version de base ou Sign in for Pro en utilisant l'authentification unique (SSO) avec votre compte Microsoft. Vous pouvez ensuite démarrer un essai de 10 jours en remplissant un formulaire d'inscription. Pendant ou après la période d'essai, vous pouvez acheter une licence Pro .
Lorsqu'elle est ouverte pour la première fois, la version de base ajoute deux feuilles de calcul : Project et Tasks , la version Pro ajoute quatre feuilles de calcul : Project , Tasks , Resources et Holidays . La feuille de travail Project affiche un résumé du projet. Dans la feuille de calcul Holidays , vous pouvez saisir les dates auxquelles le projet ne fonctionne pas.
Le volet des tâches sera remplacé par trois onglets, un pour Modifier , un pour Paramètres et un avec des informations sur le complément. Vous pouvez fermer le volet des tâches et poursuivre la modification.
Diagramme de Gantt dans une feuille de calcul
La feuille de calcul Tâches est présentée dans la capture d'écran ci-dessous et se compose du côté gauche d'un tableau avec le calendrier et du côté droit d'un diagramme de Gantt généré. À l’extrême droite se trouve le volet des tâches du complément. Lorsque des modifications sont apportées dans la feuille de calcul ou le volet des tâches, le planning et le diagramme de Gantt sont mis à jour pendant la période d'attente, indiquée par la couleur d'attente en haut du volet des tâches.
Les dates de Début et de Fin correspondent aux barres du diagramme de Gantt. Le code WBS indique comment les tâches sont structurées avec des tâches récapitulatives.
La date de début de la tâche récapitulative est égale à la date de début au plus tôt de sa ou ses sous-tâches, la date de fin de la tâche récapitulative est égale à la date de fin au plus tard de sa ou de ses sous-tâches.
Le pourcentage de progression correspond à une double ligne dans une barre.
La date d'aujourd'hui est indiquée par une ligne bleue pointillée verticale dans le diagramme de Gantt.
Une tâche est bleue, une tâche récapitulative est grise et un jalon est orange.
Lorsqu'elle est présente, la couleur d'arrière-plan de la description de la tâche est affichée comme la couleur de la barre. Si vous modifiez la couleur, cliquez sur le bouton Actualiser le Gantt pour la mettre à jour.
La version Pro affiche un lien entre les tâches dans le diagramme de Gantt avec une flèche et la progression avec une barre pleine à l'intérieur de la barre du Gantt.
Échelle de temps
Le diagramme de Gantt affiche l'intégralité ou une partie du planning, en fonction de l'échelle de temps définie dans l'onglet Paramètres du volet des tâches. Vous pouvez définir la date de début de l'échelle de temps pour faire défiler le diagramme de Gantt. La date de début peut être définie avec le sélecteur de date ou à aujourd'hui ou à la date de début la plus proche si les tâches sélectionnées. Vous pouvez définir la période de l'échelle de temps pour voir l'intégralité du projet dans le diagramme de Gantt (dans Pro uniquement). La période commence par 1 jour par cellule et se termine par 3 ans pour toute l'échelle de temps (18 jours par cellule). La date de début et la période horaire sont définies automatiquement avec Autofit (dans Pro uniquement).
Vous pouvez définir le jour de début de la semaine dans le Gantt, la valeur par défaut est lundi.
Colonnes de tâches et onglet Modifier
WBS et description des tâches
Dans la colonne Description de la tâche, vous commencez à saisir le planning. La colonne WBS est calculée et affiche un code indiquant la structure de répartition du travail des tâches. Lorsqu'elle est présente, la couleur d'arrière-plan de la description de la tâche s'affiche comme la couleur de la barre du Gantt après avoir cliqué sur le bouton Actualiser le Gantt . La suppression du texte de description de la tâche supprimera la tâche entière.
Ces boutons haut/bas dans l'onglet Modifier permettent de passer à la ligne de tâche précédente/suivante. L'index des lignes de la feuille de calcul est affiché derrière les boutons.
Ces boutons dans l'onglet Modifier diminuent/augmentent le niveau WBS d'indentation de la ou des lignes de tâches sélectionnées. Le code WBS est affiché derrière les boutons.
La hiérarchie WBS est également affichée dans le retrait du texte de description de la tâche. Les tâches dites récapitulatives sont en gras.
Cette liste déroulante dans l'onglet Modifier comporte des fonctions permettant de réduire/développer les tâches sélectionnées ou toutes les tâches récapitulatives.
La fonction « niveau de réduction » réduit toutes les tâches récapitulatives ayant le même niveau de retrait que la tâche récapitulative sélectionnée.
La fonction « Masquer les tâches terminées à 100 % » masque toutes les tâches (résumées) qui ont progressé à 100 %.
Dates de début et de fin
La colonne Début contient la date de début d'une tâche, la colonne Fin la date de fin. Les dates récapitulatives et le diagramme de Gantt sont calculés le cas échéant. Pour la version de base, une tâche devient un jalon si elle n'a qu'une date de fin.
Le sélecteur de date dans l'onglet Modifier place la date sélectionnée dans la ou les cellules sélectionnées de la feuille de calcul.
Durée ( Pro uniquement)
La durée d'une tâche est le temps entre la date de début et la date de fin. Lorsqu'elle est modifiée, la date de fin est recalculée, tandis que la date de début est conservée. Lorsque la date de fin est modifiée, la durée est modifiée tandis que la date de début est conservée. Une tâche devient un jalon si sa durée est égale à 0.
Les doubles flèches Jours et Heures de l'onglet Modifier définissent la durée dans la ou les cellules sélectionnées dans la feuille de calcul.
Prédécesseurs ( Pro uniquement)
Vous pouvez saisir une tâche prédécesseur en saisissant son numéro de ligne dans la feuille de calcul. Plusieurs tâches en tant que prédécesseurs sont séparées par un point-virgule (;).
Vous pouvez également lier des tâches par clic de souris dans la feuille de calcul et dans l'onglet Modifier du volet des tâches. Cliquez d'abord sur une tâche dans la feuille de calcul, puis sur « de » dans le volet des tâches. Cette tâche passera de l'italique au gras dans le volet des tâches. Cliquez ensuite sur une tâche et sur « à ». Vous pouvez répéter cette opération pour d'autres tâches « à ». Cliquer à nouveau sur « vers » supprimera le lien. Vous pouvez également effectuer cette opération inverse avec les tâches « vers » et une ou plusieurs tâches « de ». Après la liaison, vous pouvez modifier le type et le délai en jours et en heures.
État ( Pro uniquement)
La colonne Condition affiche des conditions supplémentaires pour les tâches sur la façon dont la planification doit être planifiée. Les lignes comportent un menu déroulant avec quatre options lorsque la cellule est sélectionnée :
- DÈS QUE POSSIBLE - Dès que possible (par défaut)
- ALAP - Le plus tard possible
- Commencer le - À cette date ou plus tard
- Terminer le - À cette date ou avant
Aucun texte dans la cellule signifie dès que possible.
Ressources ( Pro uniquement)
La colonne Ressources affiche les ressources affectées à partir de la feuille de calcul Ressources. La ressource correspond au nom ou à l'abréviation si présente. La quantité attribuée par défaut est 1, entre crochets [] une quantité différente peut être saisie. Plusieurs ressources affectées sont séparées par un point-virgule (;).
Les ressources de la feuille de calcul Ressources sont également présentes dans un menu déroulant du volet des tâches. Cliquez sur une tâche et sélectionnez une ressource dans le menu déroulant. Les ressources déjà affectées sont en gras. La quantité affectée par défaut pour une nouvelle ressource est 1. Vous pouvez saisir une quantité différente pour une ressource déjà affectée avec la double flèche. Une quantité de 0 supprimera la ressource de la tâche.
Travail ( Pro uniquement)
Le nombre d'heures de travail par tâche ou tâche récapitulative.
Coût ( Pro uniquement)
Coût total par tâche ou tâche récapitulative pour toutes les ressources affectées. Le calcul du coût dépend du taux et du type de la ressource. Lorsqu'aucune ressource n'est affectée, vous pouvez saisir vous-même les coûts.
Pourcentage de progression
Le pourcentage de progression de chaque tâche. La progression de la tâche récapitulative est calculée à partir de ses sous-tâches. La saisie du pourcentage pour une ou plusieurs cellules à la fois peut être effectuée dans le volet des tâches :
Ce curseur place le pourcentage de progression choisi dans la ou les cellules sélectionnées de la feuille de calcul.
Date de début du quart de travail
Cette fonction permet de décaler les dates de début et de fin de la ou des lignes sélectionnées.
Le sélecteur de date affichera la date de début la plus ancienne dans les lignes sélectionnées.
Lorsque vous modifiez cette date, toutes les dates de début et de fin sélectionnées seront décalées en conséquence.
Colonnes de ressources ( Pro uniquement)
Nom de la ressource
Entrer un nom ajoutera la ressource, supprimer le nom supprimera la ressource. Les ressources de la feuille de calcul Ressources sont également présentes dans un menu déroulant dans le volet des tâches. Une ressource peut être affectée à une ou plusieurs tâches.
Abréviation
L'abréviation remplace le nom de la ressource dans la colonne Ressources de la feuille de calcul Tâches pour plus de commodité.
Taper
Les types sont dans un menu déroulant lorsque vous sélectionnez la cellule :
- Travail - ressources par heure de travail de tâche, comme la main-d'œuvre
- Équipement - ressources par heure de durée de tâche, comme l'équipement loué, etc.
- Matériel - ressources par unité, comme les pièces, les matériaux de construction, etc.
Taux
Tarif horaire pour la ressource de type Travaux et Équipements et coût unitaire pour la ressource de type Matériel.
Compter
Nombre total d'heures pour la ressource de type Travail et Équipement et quantité totale pour la ressource de type Matériel pour toutes les tâches.
Coût
Coût total par ressource pour toutes les tâches.
Onglet Paramètres
Échelle de temps
L'échelle de temps du diagramme de Gantt est expliquée ici .
Indication de progression
L'indication de progression peut être définie indépendamment pour la colonne Progression et le diagramme de Gantt.
Les couleurs ont la signification suivante :
| Condition | Couleur |
| aujourd'hui avant la date de début de la tâche | sans couleur |
| aujourd'hui après la date de début de la tâche et progression dans les délais | vert |
| aujourd'hui après la date de début de la tâche et progression en retard | jaune |
| aujourd'hui après la date de fin et progression inférieure à 100 % | rouge |
| la progression est égale à 100 % | sans couleur |
Indication du chemin critique ( Pro uniquement)
Les tâches liées qui se trouvent sur le chemin critique entraîneront un retard du projet lorsqu'elles seront retardées. Les tâches non critiques disposent de temps libre avant de provoquer un retard dans le projet. Options de visibilité du chemin critique dans le diagramme de Gantt :
- Les tâches sur le chemin critique sont entourées d'une bordure rouge.
- Les tâches non critiques verront leur temps libre visible avec une barre en pointillés.
Semaine de travail ( Pro uniquement)
Définissez la semaine de travail en sélectionnant
- Jour de début de la semaine de travail
- Nombre de jours ouvrables consécutifs par semaine
- Heures de travail par jour
Les jours non ouvrés (week-end) sont des colonnes grises dans les diagrammes de Gantt qui ont une échelle de 1 jour par colonne.
Travail par tâche ( Pro uniquement)
Vous pouvez attribuer les heures de travail d'une tâche parmi les ressources ou par ressource.
- Répartir les heures de travail entre les ressources est souhaitable si les ressources effectuent le même travail. Plus de ressources signifie que les heures de travail sont réparties entre les ressources en fonction de l'allocation, qui est placée entre parenthèses après la ressource.
- Si les ressources allouées à une tâche effectuent un travail différent, il est souhaitable d'attribuer les heures de travail à chaque ressource individuellement. Avec l'affectation, qui est mise entre parenthèses après la ressource, il est alors possible de faire varier les heures allouées à une tâche par ressource.
La durée de la tâche et les heures de travail peuvent être définies indépendamment ou se suivre avec les heures de travail définies par jour. L'option prend effet uniquement sur les modifications et sur les nouvelles tâches.
FAQ - Foire aux questions
Comment étendre l'échelle de temps du diagramme de Gantt ?
Ne modifiez pas le diagramme de Gantt dans la feuille de calcul elle-même. Modifiez la date de début et la période (dans Pro uniquement) du graphique dans l'onglet Paramètres du volet des tâches. En modifiant la date de début, vous pouvez faire défiler le diagramme de Gantt.
Pourquoi les dates de l'échelle de Gantt sont-elles 4 ans et 1 jour plus tôt que les dates des cellules Start et Finish ?
Excel dispose de deux systèmes de date, Windows utilise toujours le système 1900, Mac utilise également le système 1904. ProjectSheet for Excel utilise le système 1900. Vous pouvez lire ici comment passer du système de date 1904 au système de date 1900 dans Excel, en fonction de votre version d'Excel : Systèmes de date dans Excel .
Comment résoudre « Erreur de complément. Nous n'avons pas pu nous connecter au serveur de catalogue « Office Store » pour ce module complémentaire » ?
Si votre entreprise vous fournit Microsoft Office 365, vous pouvez vérifier auprès de l'administrateur si ProjectSheet - Diagramme de Gantt peut être ajouté dans le Centre d'administration depuis l'Office Store (Paramètres > Applications intégrées).
Pourquoi les barres du Gantt ne sont-elles parfois pas alignées avec les tâches de la version Pro ?
Cela peut se produire lorsque le niveau de zoom de la feuille de calcul n'est pas de 100 %, en raison d'un problème dans le framework Microsoft. Pour contourner le problème, il existe l'option basic Gantt en bas du volet des tâches à droite.
Quelle est la configuration minimale requise pour ce complément Excel ?
La boutique Microsoft AppSource indique Excel 2019, la version minimale d'Excel requise est la mise à jour 1808 (août 2018). Vous pouvez trouver votre version sous Compte > À propos d’Excel.
Puis-je transférer ma licence vers un autre compte lorsque je quitte l'entreprise ?
Ce n'est pas votre licence, mais vous pouvez transférer votre temps restant vers une autre licence active . Envoyez une demande de transfert au Helpdesk dans laquelle vous mentionnez l'autre compte de licence actif. Le temps restant est ensuite ajouté à la date de fin de licence de l'autre compte et votre propre licence est résiliée.
Comment supprimer le complément ?
Recherchez le complément ProjectSheet dans le ruban Insérer sous Compléments Office dans l’onglet MES ADD-INS . Cliquez sur les trois points du menu et choisissez Supprimer . Si ProjectSheet n'est pas là, vous pouvez regarder dans l'onglet ADMIN MANAGED et demander à l'administrateur.
Assurez-vous de supprimer le complément de toutes les applications de bureau Excel que vous avez utilisées sur tous vos appareils ainsi que d'Office en ligne, pour empêcher un volet de tâches avec un bouton Faire confiance à ce complément lorsque vous ouvrez à nouveau la feuille de calcul.