ProjectSheet for Excel käyttöopas
Sisällys
Gantt-kaavio laskentataulukossa
Tehtäväsarakkeet ja Muokkaa-välilehti
FAQ - Usein kysytyt kysymykset
Opetusvideot
Pikaesittely ilmaisesta lisäosasta [2:56]
Pro -laajennuksen lyhyt esittely [3:51]
Asenna lisäosa
Microsoft Excelissä voit asentaa Lisäosat-kaupasta, joka löytyy Koti-nauhasta. Kirjoita hakukenttään " projectsheet " ja lisää apuohjelma, kuten Asenna apuohjelma -videossa näkyy.
Voit asentaa myös Microsoft AppSourcesta .
Asennuksen jälkeen Koti-nauha saa ProjectSheet painikkeen tehtäväruudun avaamiseksi.
Lisää arkkeja
ProjectSheet -apuohjelman tehtäväruutu avautuu Koti-nauhan Open Taskpane -painikkeella. Se näkyy laskentataulukon oikealla puolella.
Voit Continue ilmaisella versiolla tai Sign in for Pro versioon käyttämällä kertakirjautumista (SSO) Microsoft-tililläsi. Sitten voit aloittaa 10 päivän kokeilujakson täyttämällä rekisteröintilomakkeen. Kokeilujakson aikana tai sen jälkeen voit ostaa Pro lisenssin.
Kun ilmainen versio avataan ensimmäisen kerran, se lisää kaksi laskentataulukkoa: Project ja Tasks , Pro versio lisää neljä laskentataulukkoa: Project , Tasks , Resources ja Holidays . Project näyttää yhteenvedon projektista. Holidays laskentataulukkoon voit syöttää päivämäärät, jolloin projekti ei toimi.
Tehtäväruutu korvataan kolmella välilehdellä, joista yksi on Muokkaa , yksi Asetukset ja yksi Tietoja apuohjelmasta . Voit sulkea tehtäväruudun ja jatkaa muokkaamista.
Gantt-kaavio laskentataulukossa
Tehtävät-laskentataulukko näkyy alla olevassa kuvakaappauksessa, ja se koostuu aikataulun sisältävän taulukon vasemmalla puolella ja luodun Gantt-kaavion oikealla puolella. Oikeassa reunassa on apuohjelman tehtäväruutu. Kun laskentataulukkoon tai tehtäväruutuun tehdään muokkauksia, aikataulu ja Gantt-kaavio päivitetään odotusajan aikana, mikä näkyy odotusvärillä tehtäväruudun yläosassa.
Aloitus- ja lopetuspäivämäärät vastaavat Gantt-kaavion pylväitä. WBS-koodi kertoo, kuinka tehtävät on jäsennelty yhteenvetotehtävillä.
Yhteenvetotehtävän aloituspäivämäärä on sen alitehtävän (alitehtävien) aikaisin aloituspäivämäärä, yhteenvetotehtävän lopetuspäivämäärä on sen alitehtävän (alitehtävien) viimeisin lopetuspäivämäärä.
Edistymisprosentti vastaa palkin kaksoisviivaa.
Tämän päivän päivämäärä näkyy pystysuoralla katkoviivalla sinisellä Gantt-kaaviossa.
Tehtävä on sininen, yhteenvetotehtävä on harmaa ja virstanpylväs on oranssi.
Tehtävän kuvauksen taustaväri näkyy palkin värinä, kun se on käytössä. Jos muutat väriä, päivitä se napsauttamalla Päivitä -painiketta.
Pro versio näyttää linkin Gantt-kaavion tehtävien välillä nuolella ja edistymisen välillä kiinteällä palkilla Gantt-palkin sisällä.
Aikataulu
Gantt-kaavio näyttää koko aikataulun tai osan siitä riippuen tehtäväruudun Asetukset -välilehdellä määritetystä aikataulusta. Voit asettaa aika-asteikon alkamispäivän selataksesi Gantt-kaaviota. Aloituspäivämäärä voidaan asettaa päivämäärävalitsimella tai tähän päivään tai aikaisimpaan aloituspäivään, jos valittuja tehtäviä. Voit asettaa ajanjakson ajanjakson nähdäksesi koko projektin Gantt-kaaviossa (vain Pro ). Aikajakso alkaa yhdestä päivästä solua kohden ja päättyy 3 vuoteen koko ajanjakson ajan (18 päivää per solu). Sekä aloituspäivämäärä että aikajakso asetetaan automaattisesti Autofit-toiminnolla (vain Pro ).
Voit asettaa viikon aloituspäivän Ganttissa, oletusarvo on maanantai.
Tehtäväsarakkeet ja Muokkaa-välilehti
WBS ja tehtävän kuvaus
Aloitat aikataulun syöttämisen Tehtävän kuvaus -sarakkeessa. WBS-sarake lasketaan ja näyttää koodin, joka ilmaisee tehtävien työnjakorakenteen. Tehtävän kuvauksen taustaväri näkyy Gantt-palkin värinä, kun se on käytössä Päivitä- painikkeen napsautuksen jälkeen. Tehtävän kuvaustekstin poistaminen poistaa koko tehtävän.
Nämä Muokkaa-välilehden ylös/alas-painikkeet siirtyvät edelliselle/seuraavalle tehtäväriville. Laskentataulukon rivihakemisto näkyy painikkeiden takana.
Nämä Muokkaa-välilehden painikkeet pienentävät/lisäävät valittujen tehtävärivien sisennystä WBS-tasoa. WBS-koodi näkyy painikkeiden takana.
WBS-hierarkia näkyy myös tehtävänkuvaustekstin sisennyskohdassa. Ns. yhteenvetotehtävät ovat lihavoituja.
Tässä Muokkaa-välilehden avattavassa valikossa on toimintoja valittujen tai kaikkien yhteenvetotehtävien tiivistämiseen/laajentamiseen.
"Tiivistä taso" -toiminto tiivistää kaikki yhteenvetotehtävät samalla sisennystasolla kuin valittu yhteenvetotehtävä.
Piilota 100 % valmiiksi -toiminto piilottaa kaikki (yhteenveto)tehtävät, jotka ovat edistyneet 100 %:sti.
Kesto (vain Pro )
Tehtävän kesto on aloitus- ja lopetuspäivämäärän välinen aika. Kun sitä muutetaan, lopetuspäivämäärä lasketaan uudelleen, mutta aloituspäivämäärä säilyy. Kun lopetuspäivämäärää muutetaan, kesto muuttuu, kun aloituspäivämäärä säilyy. Tehtävästä tulee virstanpylväs, jos sen kesto on 0.
Muokkaa-välilehden Päivä- ja Tuntipyörät määrittävät keston laskentataulukon valituissa soluissa.
Aloitus- ja lopetuspäivät
Aloitus-sarake sisältää tehtävän aloituspäivämäärän ja Valmis-sarake lopetuspäivämäärän. Yhteenvetopäivämäärät ja Gantt-kaavio lasketaan tarvittaessa. Ilmaisessa versiossa tehtävästä tulee virstanpylväs, jos sillä on vain päättymispäivä.
Muokkaa-välilehden päivämäärävalitsin sijoittaa poimitun päivämäärän laskentataulukon valittuihin soluihin.
Edeltäjät (vain Pro )
Voit syöttää edeltävän tehtävän kirjoittamalla sen laskentataulukon rivinumeron. Useat tehtävät edeltäjänä erotetaan puolipisteellä (;).
Voit myös linkittää tehtäviä hiiren napsautuksella laskentataulukossa ja tehtäväruudun Muokkaa-välilehdessä. Napsauta ensin tehtävää laskentataulukossa ja sitten tehtäväruudussa "alkaen". Tämä tehtävä muuttuu kursivoitusta lihavoituun tehtäväruudussa. Napsauta sitten tehtävää ja "to". Voit toistaa tämän useammille "to" -tehtäville. Linkitys poistetaan, kun napsautat uudelleen. Voit tehdä tämän myös päinvastoin "maasta"- ja yhden tai useamman "alkaen"-tehtävän kanssa. Linkityksen jälkeen voit muuttaa tyyppiä ja viivettä / toimitusaikaa päivinä ja tunteina.
Kunto (vain Pro )
Kunto-sarakkeessa on lisäehdot tehtäville siitä, miten suunnittelu tulee ajoittaa. Riveillä on avattava valikko, jossa on neljä vaihtoehtoa, kun solu on valittuna:
- ASAP – Mahdollisimman pian (oletus)
- ALAP - niin myöhään kuin mahdollista
- Aloita - tänä päivänä tai myöhemmin
- Lopeta - tänä päivänä tai aikaisemmin
Ei tekstiä solussa tarkoittaa ASAP.
Resurssit (vain Pro )
Resurssit-sarake näyttää määritetyt resurssit Resurssit-laskentataulukosta. Resurssi vastaa nimeä tai lyhennettä, jos sellainen on. Oletusmääritetty määrä on 1, hakasulkeisiin [] voidaan syöttää eri määrä. Useat osoitetut resurssit erotetaan puolipisteellä (;).
Resurssit-laskentataulukon resurssit ovat myös tehtäväruudun avattavassa valikossa. Napsauta tehtävää ja valitse resurssi avattavasta valikosta. Jo määritetyt resurssit on lihavoitu. Uuden resurssin oletusarvo on 1. Voit syöttää eri määrän jo määritetylle resurssille spinnerillä. Määrä 0 poistaa resurssin tehtävästä.
Työ (vain Pro )
Työtuntien määrä tehtävää tai yhteenvetotehtävää kohden.
Hinta (vain Pro )
Tehtävän tai yhteenvetotehtävän kokonaiskustannukset kaikille osoitetuille resursseille. Kustannuslaskenta riippuu resurssin määrästä ja tyypistä . Kun resursseja ei ole osoitettu, voit syöttää kustannukset itse.
Edistymisprosentti
Kunkin tehtävän edistymisprosentti. Yhteenvetotehtävän edistyminen lasketaan sen osatehtävistä. Prosenttiosuuden syöttäminen yhdelle tai useammalle solulle kerralla voidaan tehdä tehtäväruudussa:
Tämä liukusäädin asettaa valitun edistymisprosentin laskentataulukon valittuihin soluihin.
Siirron aloituspäivämäärä
Tämän toiminnon avulla voit siirtää valitun rivin alkamis- ja lopetuspäivää.
Päivämäärävalitsin näyttää aikaisimman aloituspäivän valituilla riveillä.
Kun muutat tätä päivämäärää, kaikki valitut alkamis- ja lopetuspäivät muuttuvat vastaavasti.
Resurssisarakkeet (vain Pro )
Resurssin nimi
Nimen kirjoittaminen lisää resurssin, nimen poistaminen poistaa resurssin. Resurssit-laskentataulukon resurssit ovat myös tehtäväruudun avattavassa valikossa. Resurssi voidaan määrittää yhteen tai useampaan tehtävään.
Lyhenne
Lyhenne korvaa resurssin nimen Tehtävät-laskentataulukon Resurssit-sarakkeessa mukavuuden vuoksi.
Tyyppi
Tyypit ovat avattavassa valikossa, kun valitset solun:
- Työ - resurssit tehtävää kohti työtuntia, kuten työ
- Varusteet - resurssit tehtävän kestotuntia kohden, kuten vuokralaitteet jne.
- Materiaali - resurssit yksikköä kohti, kuten osat, rakennusmateriaalit jne.
Rate
Tarif per tunti työ- ja laitteistotyyppiselle resurssille ja yksikköhinta materiaalityyppiselle resurssille.
Laskea
Työ- ja laitteistotyyppisten resurssien kokonaistunnit ja materiaalityyppisten resurssien kokonaismäärä kaikista tehtävistä.
Maksaa
Kaikkien tehtävien kokonaiskustannukset resurssia kohti.
Asetukset-välilehti
Aikataulu
Gantt-kaavion aikaskaala selitetään täällä .
Edistymisilmoitus
Edistymisen ilmaisin voidaan asettaa Progress-sarakkeelle ja Gantt-kaaviolle erikseen.
Väreillä on seuraava merkitys:
| Kunto | Väri |
| tänään ennen tehtävän alkamispäivää | ei väriä |
| tänään tehtävän aloituspäivän ja aikataulun mukaisen etenemisen jälkeen | vihreä |
| tänään tehtävän aloituspäivän jälkeen ja edistyminen aikataulusta jäljessä | keltainen |
| tänään päättymispäivän jälkeen ja edistyminen alle 100 % | punainen |
| edistyminen on 100 % | ei väriä |
Kriittisen polun osoitus (vain Pro )
Linkitetyt tehtävät, jotka ovat kriittisellä polulla, aiheuttavat projektin viivettä, kun ne viivästyvät. Ei-kriittisillä tehtävillä on vähän aikaa, ennen kuin ne aiheuttavat projektin viivettä. Gantt-kaavion kriittisen polun näkyvyyden vaihtoehdot:
- Kriittisen polun tehtävät saavat punaisen reunuksen.
- Ei-kriittisten tehtävien löysä aika näkyy pisteviivalla.
Työviikko (vain Pro )
Aseta työviikko valitsemalla
- Työviikon aloituspäivä
- Peräkkäisten työpäivien lukumäärä viikossa
- Työtunteja päivässä
Vapaapäivät (viikonloput) ovat harmaita sarakkeita Gantt-kaavioissa, joiden asteikko on 1 päivä saraketta kohden.
Työ per tehtävä (vain Pro )
Voit määrittää tehtävän työtunnit resurssien kesken tai resurssikohtaisesti.
- Työtuntien jakaminen resurssien kesken on toivottavaa, jos resurssit tekevät saman työn. Enemmän resursseja tarkoittaa, että työtunnit jakautuvat resurssien kesken allokoinnista riippuen, joka on suluissa resurssin jälkeen.
- Jos tehtävään varatut resurssit tekevät erilaista työtä, on toivottavaa jakaa työtunnit kullekin resurssille erikseen. Tehtävällä, joka on suluissa resurssin jälkeen, on sitten mahdollista vaihdella tehtävälle varattuja tunteja resurssikohtaisesti.
Tehtävän kesto ja työajat voidaan asettaa itsenäisiksi tai seurata toisiaan asetetuilla työajoilla per päivä. Vaihtoehto koskee vain muutoksia ja uusia tehtäviä.
Räätälöinti
Voit käyttää taulukkolaskentatoimintoa projektin suunnittelun mukauttamiseen. Sarakkeet voidaan lisätä mihin tahansa kohtaan Tehtävät ja resurssit -taulukossa. Ne voivat sisältää tekstiä, päivämääriä jne. tai solukaavoja. Solukaavat voivat viitata ProjectSheet sarakkeisiin tai muihin mukautettuihin sarakkeisiin.
Pro-version Duration- ja Work-sarakkeet voivat sisältää myös solukaavoja. Niin kauan kuin ProjectSheet ei korvaa niitä, ne säilyvät. Kaavat voivat laskea keston tai työn yhden tai useamman parametrin perusteella lisätyistä sarakkeista. Tuloksena olevan aikataulun laskemiseksi sinun on napsautettava tehtäväruudun Päivitä -painiketta.
Asetuksena Kesto ja Työ voidaan linkittää. Kesto lasketaan sitten työstä ja osoitetuista resursseista. Kesto-sarakkeen solukaavat todennäköisesti korvaavat ja poistavat Työ-sarakkeen arvon. Tässä tapauksessa on suositeltavaa käyttää solukaavoja vain Työ-sarakkeessa, ei Kesto-sarakkeessa.
FAQ - Usein kysytyt kysymykset
Kuinka laajentaa Gantt-kaavion aikaskaalaa?
Älä muuta Gantt-kaaviota itse laskentataulukossa. Muuta kaavion aloituspäivämäärää ja aikajaksoa (vain Pro ) tehtäväruudun Asetukset -välilehdessä. Muuttamalla aloituspäivää voit selata Gantt-kaaviota.
Miksi Gantt-asteikon päivämäärät ovat 4 vuotta ja 1 päivä aikaisempia kuin Start ja Finish päivämäärät?
Excelissä on kaksi päivämääräjärjestelmää, Windows käyttää aina 1900-järjestelmää, Mac myös 1904-järjestelmää. ProjectSheet for Excel käyttää 1900-järjestelmää. Täältä voit lukea kuinka vaihdetaan 1904 päivämääräjärjestelmästä 1900 päivämääräjärjestelmään Excelissä Excel-versiosi mukaan: Päivämääräjärjestelmät Excelissä .
Kuinka ratkaista "Lisäosavirhe. Emme voineet muodostaa yhteyttä tämän lisäosan Office Store -luettelopalvelimeen"?
Jos yrityksesi toimittaa sinulle Microsoft Office 365:n, voit tarkistaa järjestelmänvalvojalta, voidaanko ProjectSheet - Gantt -kaavio lisätä Hallintakeskukseen Office Storesta (Asetukset > Integroidut sovellukset).
Miksi Gantt-palkit eivät joskus ole kohdistettu Pro version tehtäviin?
Näin voi käydä, kun laskentataulukon zoomaustaso ei ole 100 % Microsoft-kehyksen ongelman seurauksena. Kiertokeinona oikeanpuoleisen tehtäväruudun alareunassa on Gantt Free version -vaihtoehto.
Mikä on tämän Excel-apuohjelman vähimmäisvaatimus?
Microsoft AppSource -kaupassa lukee Excel 2019, vähimmäisvaatimus Excel-versiosta on 1808 (2018, elokuu) päivitys. Löydät versiosi kohdasta Tili > Tietoja Excelistä.
Voinko siirtää lisenssini toiselle tilille, kun poistun yrityksestä?
Ei lisenssiäsi, mutta voit siirtää jäljellä olevan aikasi toiseen aktiiviseen lisenssiin . Lähetä Helpdeskiin siirtopyyntö, jossa mainitset toisen aktiivisen lisenssitilin. Jäljellä oleva aika lisätään sitten toisen tilin lisenssin päättymispäivään ja oma lisenssisi irtisanotaan.
Miten lisäosa poistetaan?
Etsi ProjectSheet -apuohjelma OMA LISÄVARUSTEET -välilehden Office-apuohjelmat- kohdan Lisää-nauhasta . Napsauta valikon kolmea pistettä ja valitse poista . Jos ProjectSheet ei ole siellä, voit katsoa JÄRJESTELMÄNVALVOJA- välilehteä ja kysyä järjestelmänvalvojalta.
Varmista, että poistat apuohjelman kaikista Excel-työpöytäsovelluksista, joita käytit kaikilla laitteillasi, ja myös Office onlinesta, jotta voit estää Luota tähän apuohjelmaan -painikkeen sisältävän tehtäväruudun, kun avaat laskentataulukon uudelleen.