ProjectSheet for Excel -apuohjelman käyttöopas
Sisällys
Tehtäväsarakkeet ja tehtäväruutu
Opetusvideot
Ilmaisen lisäosan pikaesittely [2:56]
Pro lisäosan pikaesittely [3:51]
Asenna lisäosa
Microsoft Excelissä voit asentaa apuohjelman Apuohjelmat-kaupasta, joka löytyy Aloitus-valintanauhasta. Kirjoita hakukenttään " projectsheet " ja lisää apuohjelma, kuten apuohjelman asentaminen -videossa näytetään.
Voit asentaa sovelluksen myös Microsoft AppSourcesta .
Asennuksen jälkeen Aloitus-valintanauhaan tulee ProjectSheet -painike tehtäväpaneelin avaamiseksi.
Lisää taulukoita
ProjectSheet apuohjelman tehtäväruutu avautuu Aloitus-valintanauhan Open Taskpane -painikkeella. Se näkyy laskentataulukon oikealla puolella.
Voit Continue ilmaisella versiolla tai Sign in for Pro kertakirjautumisen (SSO) avulla Microsoft-tililläsi. Sen jälkeen voit aloittaa 10 päivän kokeilujakson täyttämällä rekisteröintilomakkeen. Kokeilujakson aikana tai sen jälkeen voit ostaa Pro lisenssin.
Ensimmäisellä avauskerralla ilmaisversio lisää kaksi laskentataulukkoa: Project ja Tasks , kun taas Pro versio lisää neljä laskentataulukkoa: Project , Tasks , Resources ja Holidays . Project näyttää projektin yhteenvedon. Holidays -laskentataulukkoon voit syöttää päivät, jolloin projekti ei ole käynnissä.
Tehtäväpaneeli korvataan kolmella välilehdellä: yksi Muokkaa -välilehdelle, yksi Asetukset -välilehdelle ja yksi Tietoja apuohjelmasta -välilehdelle. Voit sulkea tehtäväpaneelin ja jatkaa muokkaamista.
Projektin aikataulu
Voit muokata laskentataulukkoa suoraan tai apuohjelman Tehtäväruudun kautta. Joitakin soluja voi muokata molemmilla tavoilla, mutta tehtäväruudussa on aina oikea muotoilu. Tehtäväruutu vastaa laskentataulukon valittua tehtäväriviä.
Apuohjelma käsittelee ProjectSheet-sarakkeiden solumuutokset, mikä johtaa muutoksiin laskentataulukossa ja tehtäväruudussa. Sarakkeiden merkitys on kuvattu tässä . ProjectSheet ei käsittele mukautettuja sarakkeita, ja ne voivat sisältää tekstiä, päivämääriä jne. tai solukaavoja, jotka viittaavat ProjectSheet-sarakkeisiin.
Apuohjelma käsittelee myös kokonaisten tehtävärivien muokkaukset, kuten poiston, siirron tai kopioinnin/liittämisen. Valitset tehtävärivin laskentataulukon vasemmalta puolelta. Huomaa, että WBS-taso voi muuttua, koska poistat yhteenvetotehtävän tai lähde- ja kohderivit ovat eri tasoilla.
Kehys ja asettelu
ProjectSheet-apuohjelma käyttää laskentataulukon elementtejä, kuten taulukoita, sarakkeita, rivejä ja soluja, luodakseen kehyksen, joka sisältää tehtäviä, resursseja, Gantt-kaavion jne. Kehystä ei pitäisi muuttaa, koska apuohjelma on riippuvainen siitä.
Asettelua, kuten värejä ja fontteja, voidaan muuttaa. Voit käyttää taulukkolaskentafunktioita, kuten sarakkeiden suodatusta. Valittujen rivien lajittelu on myös mahdollista, mutta käytä sitä vain tehtävissä, joilla on sama yhteenvetotehtävä. Solukaavoja voidaan käyttää mukautetuissa sarakkeissa ja ProjectSheet-sarakkeissa tietyin rajoituksin, katso esimerkki .
Tässä on taulukko, jossa luetellaan, mitä voit ja mitä ET VOI muuttaa:
| ÄLÄ | tehdä |
| muuta kehystä | muuta asettelua |
| muuta Gantt-kaaviota itse taulukossa | säädä Gantt-aikaskaalaa tehtäväpaneelissa |
| poista tai kopioi ProjectSheet sarakkeet | piilota ProjectSheet sarakkeet |
| suojaa taulukoita ja alueita muokkaamiselta | jaa laskentataulukko katselua varten |
| lisää rivejä, joilla ei ole tehtäväsarakkeita | lisää mukautettuja sarakkeita Gantt-kaavion vasemmalle puolelle |
| poista otsikkorivit | muuta sarakkeiden järjestystä |
| muuta piilotettua otsikkoriviä 3 | muuta otsikoiden tekstiä |
| poista tai kopioi ProjectSheet -laskentataulukoita | lisää mukautettuja laskentataulukoita |
Gantt-kaavio
Tehtävät-laskentataulukko näkyy alla olevassa kuvakaappauksessa. Se koostuu vasemmalla puolella olevasta taulukosta, jossa on aikataulu, ja oikealla puolella olevasta luodusta Gantt-kaaviosta. Oikeassa reunassa on apuohjelman tehtäväruutu. Kun laskentataulukkoon tai tehtäväruutuun tehdään muutoksia, aikataulu ja Gantt-kaavio päivittyvät odotusajan aikana, mikä on merkitty tehtäväruudun yläreunassa olevalla odotusvärillä .
Aloitus- ja päättymispäivämäärät vastaavat palkkeja Gantt-kaaviossa. WBS-koodi osoittaa, miten tehtävät on jäsennelty yhteenvetotehtävien avulla.
Yhteenvetotehtävän alkamispäivä on sama kuin sen alitehtävän/alitehtävien aikaisin alkamispäivä ja yhteenvetotehtävän päättymispäivä on sama kuin sen alitehtävän/alitehtävien myöhäisin päättymispäivä.
Edistymisprosentti vastaa kaksoisviivaa palkissa.
Tämän päivän päivämäärä näkyy Gantt-kaaviossa pystysuoralla sinisellä katkoviivalla.
Tehtävä on sininen, yhteenvetotehtävä harmaa ja välitavoite oranssi.
Jos tehtäväkuvauksen taustaväri on näkyvissä, se näkyy palkin värinä. Jos muutat väriä, päivitä se napsauttamalla Päivitä- painiketta.
Pro versiossa tehtävien välinen linkki näkyy Gantt-kaaviossa nuolella ja edistymisen välillä yhtenäisellä palkilla Gantt-palkin sisällä.
Aikaskaala
Gantt-kaavio näyttää koko aikataulun tai osan siitä riippuen tehtäväpaneelin Asetukset -välilehdellä määritetystä aikaskaalasta. Voit asettaa aikaskaalan alkamispäivämäärän vierittääksesi Gantt-kaaviota. Alkamispäivämäärä voidaan asettaa päivämäärävalitsimella tai tähän päivään tai valittujen tehtävien aikaisimpaan alkamispäivämäärään. Voit asettaa aikaskaalan ajanjakson nähdäksesi koko projektin Gantt-kaaviossa (vain Pro versiossa). Aikajakso alkaa yhdellä päivällä solua kohden ja päättyy kolmeen vuoteen koko aikaskaalan osalta (18 päivää solua kohden). Sekä alkamispäivämäärä että ajanjakso asetetaan automaattisesti automaattisella sovituksella (vain Pro versiossa).
Voit asettaa viikon aloituspäivän Gantt-kaaviossa, oletusarvo on maanantai.
Tehtäväsarakkeet ja tehtäväruutu
Työn ositus ja tehtävänkuvaus
Tehtävän kuvaus -sarakkeessa aloitat aikataulun syöttämisen. Työosuussarake lasketaan ja näyttää koodin, joka ilmaisee tehtävien työrakenteen. Jos tehtäväkuvauksen taustaväri on käytössä, se näkyy Gantt-palkin värinä Päivitä- painikkeen napsauttamisen jälkeen. Tehtävän kuvaustekstin poistaminen poistaa koko tehtävän.
Nämä tehtäväruudun ylös/alas-painikkeet siirtyvät edelliselle/seuraavalle tehtäväriville. Laskentataulukon rivihakemisto näkyy painikkeiden takana.
Nämä tehtäväruudun painikkeet pienentävät/suurentavat valittujen tehtävärivien WBS-sisennystä. WBS-koodi näkyy painikkeiden takana.
WBS-hierarkia näkyy myös tehtäväkuvauksen tekstin sisennyksessä. Niin sanotut yhteenvetotehtävät ovat lihavoituja.
Tässä tehtäväruudun avattavassa valikossa on funktioita valittujen tai kaikkien yhteenvetotehtävien kutistamiseen/laajentamiseen.
'Sisällytä taso' -funktio kutistaa kaikki yhteenvetotehtävät, joiden sisennystaso on sama kuin valitulla yhteenvetotehtävällä.
'Piilota 100 % valmis' -funktio piilottaa kaikki (yhteenveto)tehtävät, joiden edistymisaste on 100 %.
Kesto (vain Pro )
Tehtävän kesto on alkamis- ja päättymispäivämäärän välinen aika. Kun sitä muutetaan, päättymispäivämäärä lasketaan uudelleen, mutta alkamispäivämäärä säilyy. Kun päättymispäivämäärää muutetaan, kesto muuttuu, mutta alkamispäivämäärä säilyy. Tehtävästä tulee virstanpylväs, jos sen kesto on 0.
Tehtäväruudun Päivät- ja Tunnit-valitsimet asettavat laskentataulukon valitun solun/solujen keston.
Aloitus- ja päättymispäivät
Aloitus-sarake sisältää tehtävän alkamispäivämäärän ja Lopetus-sarake päättymispäivämäärän. Yhteenvetopäivämäärät ja Gantt-kaavio lasketaan tarvittaessa. Ilmaisversiossa tehtävästä tulee virstanpylväs, jos sillä on vain päättymispäivämäärä.
Tehtäväruudun päivämäärävalitsin sijoittaa valitun päivämäärän laskentataulukon valittuihin soluihin.
Edeltäjät (vain Pro )
Voit syöttää edeltäjätehtävän syöttämällä sen laskentataulukon rivinumeron. Useat edeltäjätehtävät erotetaan toisistaan puolipisteellä (;).
Voit linkittää tehtäviä myös hiiren napsautuksella laskentataulukossa ja tehtäväpaneelin Linkitä tehtävät -painikkeella. Napsauta ensin tehtävää laskentataulukossa ja sitten tehtäväpaneelissa Lähettäjä-painiketta. Tehtävän teksti muuttuu kursiivista lihavoituksi tehtäväpaneelissa. Napsauta sitten tehtävää ja sitten Vastaanottaja-painiketta. Voit toistaa tämän useammille Vastaanottaja-tehtäville. Vastaanottaja-painikkeen napsauttaminen uudelleen poistaa linkityksen. Voit tehdä tämän myös päinvastoin Vastaanottaja-painikkeen ja yhden tai useamman Lähettäjä-tehtävän kanssa. Linkityksen jälkeen voit muuttaa tyyppiä ja viive-/läpimenoaikaa päivinä ja tunteina.
Kunto (vain Pro )
Ehto-sarake näyttää tehtävien lisäehtoja suunnittelun ajoitukselle. Riveillä on alasvetovalikko, jossa on neljä vaihtoehtoa, kun solu on valittu:
- ASAP - Niin pian kuin mahdollista (oletus)
- ALAP - Niin myöhään kuin mahdollista
- Aloituspäivämäärä - Tänä päivänä tai myöhemmin
- Päättyy - Tänä päivänä tai aikaisemmin
Jos solussa ei ole tekstiä, se tarkoittaa, että toimitaan mahdollisimman pian.
Resurssit (vain Pro )
Resurssit-sarake näyttää Resurssit-laskentataulukosta määritetyt resurssit. Resurssi vastaa nimeä tai lyhennettä, jos sellainen on. Oletusarvoinen määritetty määrä on 1, hakasulkeisiin [] voidaan syöttää eri määrä. Useat määritetyt resurssit erotetaan toisistaan puolipisteellä (;).
Resurssit-laskentataulukon resurssit näkyvät myös tehtäväpaneelin avattavassa valikossa. Napsauta tehtävää ja valitse resurssi avattavasta valikosta. Jo määritetyt resurssit on lihavoitu. Uuden resurssin oletusarvoinen määrä on 1. Voit syöttää jo määritetylle resurssille eri määrän valitsimella. Määrä 0 poistaa resurssin tehtävästä.
Työ (vain Pro )
Työtuntien määrä tehtävää tai yhteenvetotehtävää kohden.
Hinta (vain Pro )
Kokonaiskustannukset tehtävää tai yhteenvetotehtävää kohden kaikille varatuille resursseille. Kustannuslaskenta riippuu resurssin hinnasta ja tyypistä . Kun resursseja ei ole varattu, voit syöttää kustannukset itse.
Edistymisprosentti
Kunkin tehtävän edistymisprosentti. Yhteenvetotehtävän edistyminen lasketaan sen alitehtävistä. Yhden tai useamman solun prosenttiosuuden voi syöttää kerralla tehtäväpaneelissa:
Tämä liukusäädin sijoittaa valitun edistymisprosentin laskentataulukon valittuun soluun/soluihin.
Vuoron aloituspäivämäärä
Tämän funktion avulla voit siirtää valittujen rivien aloitus- ja lopetuspäivämääriä.
Päivämäärävalitsin näyttää valittujen rivien aikaisimman aloituspäivämäärän.
Kun muutat tätä päivämäärää, kaikki valitut aloitus- ja päättymispäivät siirtyvät vastaavasti.
Resurssisarakkeet (vain Pro )
Resurssin nimi
Nimen syöttäminen lisää resurssin, nimen poistaminen poistaa resurssin. Resurssit-laskentataulukon resurssit näkyvät myös tehtäväruudun alasvetovalikossa. Resurssi voidaan liittää yhteen tai useampaan tehtävään.
Lyhenne
Lyhenne korvaa resurssin nimen Tehtävät-laskentataulukon Resurssit-sarakkeessa mukavuussyistä.
Tyyppi
Tyypit löytyvät alasvetovalikosta, kun valitset solun:
- Työ - resurssit tehtävän työtuntia kohden, kuten työvoima
- Laitteet - resurssit tehtävän keston tuntikohtaisesti, kuten vuokratut laitteet jne.
- Materiaali - resurssit yksikköä kohden, kuten osat, rakennusmateriaalit jne.
Arvostele
Tuntihinta Työ- ja Kalusto-tyyppiselle resurssille ja yksikkökustannus Materiaali-tyyppiselle resurssille.
Laskea
Työ- ja laitetyyppisten resurssien kokonaistunnit ja Materiaalityyppisten resurssien kokonaismäärä kaikissa tehtävissä.
Maksaa
Kokonaiskustannukset resurssia kohden kaikissa tehtävissä.
Asetukset-välilehti
Löydät tämän välilehden tehtäväpaneelista.
Aikaskaala
Gantt-kaavion aikaskaala selitetään tässä .
Edistymisen ilmaisin
Edistymisilmaisimen voi asettaa Edistyminen-sarakkeelle ja Gantt-kaaviolle erikseen.
Väreillä on seuraavat merkitykset:
| Kunto | Väri |
| tänään ennen tehtävän aloituspäivää | ei väriä |
| tänään tehtävän aloituspäivämäärän jälkeen ja edistyminen aikataulun mukaisesti | vihreä |
| tänään tehtävän aloituspäivämäärän jälkeen ja edistyminen aikataulusta jäljessä | keltainen |
| tänään päättymispäivämäärän jälkeen ja edistyminen alle 100 % | punainen |
| edistyminen on 100 % | ei väriä |
Kriittisen polun ilmaisin (vain Pro )
Kriittisellä polulla olevat linkitetyt tehtävät aiheuttavat projektin viivästymistä, kun ne viivästyvät. Ei-kriittisillä tehtävillä on liukuaikaa ennen kuin ne aiheuttavat projektin viivästymisen. Kriittisen polun näkyvyyden asetukset Gantt-kaaviossa:
- Kriittisen polun tehtävät saavat punaisen reunuksen.
- Ei-kriittisten tehtävien liukuaika näkyy katkoviivalla.
Työviikko (vain Pro )
Aseta työviikko valitsemalla
- Työviikon aloituspäivä
- Peräkkäisten työpäivien lukumäärä viikossa
- Työtunteja päivässä
Vapaapäivät (viikonloput) ovat harmaita sarakkeita Gantt-kaavioissa, joiden asteikko on yksi päivä saraketta kohden.
Työ tehtävää kohden (vain Pro )
Voit määrittää tehtävän työtunnit resurssien kesken tai resurssikohtaisesti.
- Työtuntien jakaminen resurssien kesken on toivottavaa, jos resurssit tekevät saman työn. Mitä enemmän resursseja, sitä enemmän työtunteja jaetaan resurssien kesken määrätyn määrän mukaan.
- Jos tehtävään kohdistetut resurssit tekevät eri työtä, on suositeltavaa kohdistaa työtunnit kullekin resurssille erikseen. Määritetyn määrän avulla on sitten mahdollista vaihdella työtunteja resurssikohtaisesti.
Tehtävän kesto ja työtunnit voidaan asettaa itsenäisesti tai ne voidaan asettaa peräkkäin asetettujen työtuntien mukaisesti päivässä.
Solukaavojen esimerkki
Pro-version Kesto- ja Työ-sarakkeet voivat myös sisältää solukaavoja. Ne pysyvät ennallaan, ellei ProjectSheet korvaa niitä. Kaavat voivat laskea keston tai työmäärän yhden tai useamman lisättyjen sarakkeiden parametrin perusteella. Tuloksena olevan aikataulun laskemiseksi sinun on napsautettava tehtäväpaneelin Päivitä- painiketta.
Asetuksena Kesto ja Työ voidaan linkittää. Kesto lasketaan sitten työmäärän ja varattujen resurssien perusteella. Kesto-sarakkeen solukaavat todennäköisesti korvataan ja poistetaan Työ-sarakkeen arvolla. Tässä tapauksessa on suositeltavaa käyttää solukaavoja vain Työ-sarakkeessa, ei Kesto-sarakkeessa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka laajentaa Gantt-kaavion aikaskaalaa?
Älä muuta Gantt-kaaviota itse laskentataulukossa. Muuta kaavion aloituspäivämäärää ja aikajaksoa (vain Pro ) tehtäväpaneelin Asetukset- välilehdellä. Muuttamalla aloituspäivämäärää voit selata Gantt-kaaviota.
Miksi Gantt-asteikon päivämäärät ovat neljä vuotta ja yhden päivän aikaisemmat kuin Start ja Finish -solujen päivämäärät?
Excelissä on kaksi päivämääräjärjestelmää: Windows käyttää aina 1900-järjestelmää ja Mac käyttää myös 1904-järjestelmää. ProjectSheet for Excel käyttää 1900-järjestelmää. Täältä voit lukea, miten voit vaihtaa 1904-päivämääräjärjestelmästä 1900-päivämääräjärjestelmään Excelissä Excel-versiostasi riippuen: Päivämääräjärjestelmät Excelissä .
Miten ratkaista "Lisäosan virhe. Yhteyden muodostaminen Office-kaupan luettelopalvelimeen tätä lisäosaa varten ei onnistunut"?
Jos yrityksesi toimittaa sinulle Microsoft Office 365:n, voit tarkistaa järjestelmänvalvojalta, voidaanko ProjectSheet - Gantt-kaavio lisätä hallintakeskukseen Office-kaupasta (Asetukset > Integroidut sovellukset).
Miksi Gantt-palkit eivät aina ole linjassa tehtävien kanssa Pro versiossa?
Tämä voi tapahtua, kun laskentataulukon zoomaustaso ei ole 100 % Microsoft Frameworkin ongelman vuoksi. Yksi kiertotie on Gantt Free version , joka on tehtäväruudun oikeassa alareunassa.
Mikä on tämän Excel-apuohjelman vähimmäisvaatimus?
Microsoft AppSource -kaupan mukaan Excel on Excel 2019, ja vähimmäisvaatimuksena on päivitys 1808 (elokuu 2018). Löydät versiosi kohdasta Tili > Tietoja Excelistä.
Voinko siirtää lisenssini toiselle tilille, kun lähden yrityksestä?
Ei omaa lisenssiäsi, mutta voit siirtää jäljellä olevan aikasi toiseen aktiiviseen lisenssiin . Lähetä tukipalveluun siirtopyyntö, jossa mainitset toisen aktiivisen lisenssitilin. Jäljellä oleva aika lisätään sitten toisen tilin lisenssin päättymispäivään ja oma lisenssisi irtisanotaan.
Kuinka poistaa lisäosa?
Etsi ProjectSheet apuohjelma Lisää- valintanauhasta Office-apuohjelmat -kohdasta OMAT APUPROJEKTIOT -välilehdeltä. Napsauta valikon kolmea pistettä ja valitse poista . Jos ProjectSheet ei löydy, voit kysyä sitä YLLÄPITÄJÄN HALLINTA -välilehdeltä.
Varmista, että poistat apuohjelman kaikista käyttämistäsi Excel-työpöytäsovelluksista kaikissa laitteissasi ja myös Office Onlinesta, jotta tehtäväruutuun ei tule Luota tähän apuohjelmaan -painiketta, kun avaat laskentataulukon uudelleen.