Benutzerhandbuch für ProjectSheet for Excel
Inhalt
Aufgabenspalten und Aufgabenbereich
Ressourcenspalten (nur in Pro )
Tutorial-Videos
Kurzer Überblick über das kostenlose Add-in [2:56]
Kurzer Überblick über Pro -Add-in [3:51]
Tabellenkalkulations-Add-in
In Microsoft Excel können Sie Add-Ins aus dem Add-In-Store installieren, den Sie im Menüband „Start“ finden. Geben Sie „ projectsheet “ in das Suchfeld ein und fügen Sie das Add-In hinzu, wie im Video zur Installation von Add-Ins gezeigt.
Sie können die Installation auch über Microsoft AppSource durchführen.
Nach der Installation erhält das Menüband „Start“ eine Schaltfläche ProjectSheet , um den Aufgabenbereich zu öffnen.
Arbeitsblätter
Der Aufgabenbereich des Add-Ins ProjectSheet wird über die Schaltfläche Open Taskpane im Menüband „Start“ geöffnet. Er wird auf der rechten Seite der Tabelle angezeigt.
Sie können die kostenlose Version Continue oder sich mit Ihrem Microsoft-Konto per Single Sign-On (SSO) Sign in for Pro . Anschließend können Sie eine 10-tägige Testphase starten, indem Sie ein Registrierungsformular ausfüllen. Während oder nach der Testphase können Sie eine Pro Lizenz erwerben.
Beim ersten Öffnen fügt die kostenlose Version zwei Arbeitsblätter hinzu: Project und Tasks .
Die Pro Version enthält zusätzlich vier Arbeitsblätter: Project , Tasks , Resources und Holidays .
Der Aufgabenbereich wird durch drei Registerkarten ersetzt: eine zum Bearbeiten , eine für die Einstellungen und eine mit Informationen zum Add-In. Sie können den Aufgabenbereich schließen und mit der Bearbeitung fortfahren.
Projektzeitplan
Sie können die Tabelle direkt oder über das Add-In „Aufgabenbereich“ bearbeiten. Einige Zellen lassen sich auf beide Arten bearbeiten, der Aufgabenbereich zeigt jedoch immer die korrekte Formatierung an. Der Aufgabenbereich entspricht der in der Tabelle ausgewählten Aufgabenzeile.
Änderungen in den Spalten des Projektblatts werden vom Add-In verarbeitet und führen zu Änderungen in der Tabelle und im Aufgabenbereich. Die Bedeutung der Spalten wird hier beschrieben. Eigene Spalten werden vom Projektblatt nicht verarbeitet und können Text, Datumsangaben usw. oder Zellformeln enthalten, die auf Spalten des Projektblatts verweisen.
Änderungen an ganzen Aufgabenzeilen, wie Löschen, Verschieben oder Kopieren/Einfügen, werden ebenfalls vom Add-In verarbeitet. Sie wählen eine Aufgabenzeile auf der linken Seite der Tabelle aus. Beachten Sie, dass sich die WBS-Ebene ändern kann, wenn Sie eine Sammelaufgabe löschen oder sich Quell- und Zielzeile auf unterschiedlichen Ebenen befinden.
Rahmen und Layout
Das Add-In ProjectSheet verwendet Tabellenkalkulationselemente wie Blätter, Spalten, Zeilen und Zellen, um ein Framework mit Aufgaben, Ressourcen, Gantt-Diagramm usw. zu erstellen. Das Framework sollte nicht geändert werden, da das Add-In darauf basiert.
Das Layout lässt sich anpassen, z. B. Farben und Schriftarten. Tabellenfunktionen wie das Filtern von Spalten stehen zur Verfügung. Auch das Sortieren ausgewählter Zeilen ist möglich, jedoch nur bei Aufgaben mit derselben Sammelaufgabe. Zellformeln können in eigenen Spalten und in Projektblattspalten unter bestimmten Einschränkungen verwendet werden (siehe Beispiel) .
Dies ist eine Tabelle darüber, was Sie ändern können und was NICHT:
| nicht | Tun |
| das Gerüst ändern | Layout ändern |
| Ändern Sie das Gantt-Diagramm direkt im Tabellenblatt. | Passen Sie die Gantt-Zeitskala im Aufgabenbereich an. |
| ProjectSheet löschen oder kopieren | ProjectSheet ausblenden |
| Schützen Sie Tabellenblätter und Bereiche vor Bearbeitungen | Tabelle zum Ansehen freigeben |
| Füge Zeilen ein, die keine Aufgabenspalten enthalten. | Fügen Sie links neben dem Gantt-Diagramm eigene Spalten ein. |
| Kopfzeilen löschen | die Reihenfolge der Spalten ändern |
| Ändern Sie die ausgeblendete Kopfzeile 3 | Ändern Sie den Text der Überschriften |
| Arbeitsblätter ProjectSheet löschen oder kopieren | Eigene Arbeitsblätter hinzufügen |
Gantt-Diagramm
Das Arbeitsblatt Tasks ist im folgenden Screenshot dargestellt. Es besteht links aus einer Tabelle mit dem Zeitplan und rechts aus einem generierten Gantt-Diagramm. Ganz rechts befindet sich der Aufgabenbereich des Add-Ins. Änderungen in der Tabelle oder im Aufgabenbereich werden während der Wartezeit, die durch die Wartezeitfarbe oben im Aufgabenbereich angezeigt wird, im Zeitplan und im Gantt-Diagramm aktualisiert.
Die Start- und Endtermine entsprechen den Balken im Gantt-Diagramm. Der WBS-Code gibt an, wie die Aufgaben mit Sammelaufgaben strukturiert sind.
Der Starttermin der Sammelaufgabe entspricht dem frühesten Starttermin ihrer Teilaufgabe(n), der Endtermin der Sammelaufgabe entspricht dem spätesten Endtermin ihrer Teilaufgabe(n).
Der Fortschrittsprozentsatz entspricht einem Doppelstrich in einem Balken.
Das heutige Datum wird im Gantt-Diagramm durch eine vertikale gestrichelte blaue Linie dargestellt.
Eine Aufgabe wird blau, eine Sammelaufgabe grau und ein Meilenstein orange dargestellt.
Sofern vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung als Balkenfarbe angezeigt. Wenn Sie die Farbe ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren “, um sie zu aktualisieren.
Die Pro Version zeigt eine Verbindung zwischen Aufgaben im Gantt-Diagramm mit einem Pfeil und den Fortschritt mit einem durchgezogenen Balken innerhalb des Gantt-Balkens an.
Zeitrahmen
Das Gantt-Diagramm zeigt den gesamten Zeitplan oder einen Teil davon an, abhängig vom im Aufgabenbereich unter „Einstellungen“ festgelegten Zeitrahmen. Sie können das Startdatum des Zeitrahmens festlegen, um im Gantt-Diagramm zu scrollen. Das Startdatum kann über die Datumsauswahl, auf das heutige Datum oder auf das frühestmögliche Startdatum der ausgewählten Aufgaben eingestellt werden. Sie können den Zeitraum des Zeitrahmens festlegen, um das gesamte Projekt im Gantt-Diagramm anzuzeigen (nur in Pro ). Der Zeitraum beginnt mit einem Tag pro Zelle und endet mit drei Jahren für den gesamten Zeitrahmen (18 Tage pro Zelle). Sowohl Startdatum als auch Zeitraum werden mit der automatischen Anpassungsfunktion (nur in Pro ) automatisch angepasst.
Im Gantt-Diagramm kann der Starttag der Woche festgelegt werden; standardmäßig ist dies Montag.
Aufgabenspalten und Aufgabenbereich
Die Spalten für die Aufgaben finden Sie im Arbeitsblatt Tasks . Der Aufgabenbereich befindet sich rechts neben der Tabelle. Spalten können direkt in der Zelle und/oder über den Aufgabenbereich bearbeitet werden.
WBS und Aufgabenbeschreibung
In der Spalte „Aufgabenbeschreibung“ beginnen Sie mit der Eingabe des Zeitplans. Die Spalte „WBS“ wird berechnet und zeigt einen Code an, der die Projektstruktur der Aufgaben angibt. Sofern vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung nach dem Klicken auf die Schaltfläche „ Aktualisieren “ in der Farbe des Gantt-Balkens angezeigt. Wenn Sie den Text der Aufgabenbeschreibung löschen, wird die gesamte Aufgabe entfernt.
Mit den Auf-/Ab-Schaltflächen im Aufgabenbereich kann zur vorherigen/nächsten Aufgabenzeile gewechselt werden. Der Tabellenzeilenindex wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Diese Schaltflächen im Aufgabenbereich verringern/erhöhen die Einrückungsebene der ausgewählten Aufgabenzeile(n) im WBS-Code. Der WBS-Code wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Die WBS-Hierarchie wird auch im Einzug des Aufgabenbeschreibungstextes dargestellt. Sogenannte Sammelaufgaben sind fett gedruckt.
Dieses Dropdown-Menü im Aufgabenbereich enthält Funktionen zum Ein- und Ausblenden ausgewählter oder aller Sammelaufgaben.
Die Funktion „Ebene reduzieren“ reduziert alle Zusammenfassungsaufgaben, die die gleiche Einrückungsebene wie die ausgewählte Zusammenfassungsaufgabe haben.
Die Funktion „100 % abgeschlossene Aufgaben ausblenden“ blendet alle (Zusammenfassungs-)Aufgaben aus, die einen Fortschritt von 100 % aufweisen.
Dauer (nur Pro )
Die Dauer einer Aufgabe ist die Zeitspanne zwischen Start- und Enddatum. Bei einer Änderung des Enddatums wird dieses neu berechnet, das Startdatum bleibt jedoch unverändert. Ändert sich das Enddatum, ändert sich auch die Dauer, während das Startdatum beibehalten wird. Eine Aufgabe wird zum Meilenstein, wenn ihre Dauer 0 beträgt.
Mit den Drehreglern „Tage“ und „Stunden“ im Aufgabenbereich kann die Dauer in den ausgewählten Zellen der Tabelle festgelegt werden.
Start- und Enddatum
Die Spalte „Start“ enthält das Startdatum einer Aufgabe, die Spalte „Ende“ das Enddatum. Die zusammenfassenden Daten und das Gantt-Diagramm werden gegebenenfalls berechnet. In der kostenlosen Version wird eine Aufgabe zu einem Meilenstein, wenn sie nur ein Enddatum hat.
Der Datumsauswahldialog im Aufgabenbereich fügt das ausgewählte Datum in die ausgewählte(n) Zelle(n) der Tabelle ein.
Vorgänger (nur Pro )
Sie können eine Vorgängeraufgabe eingeben, indem Sie deren Zeilennummer in der Tabelle angeben. Mehrere Vorgängeraufgaben werden durch ein Semikolon getrennt: 12;24
Sie können Aufgaben auch per Mausklick in der Tabelle und anschließend über „Aufgaben verknüpfen“ im Aufgabenbereich verbinden. Klicken Sie dazu zunächst auf eine Aufgabe in der Tabelle und dann im Aufgabenbereich auf „Von“. Die Aufgabe wird im Aufgabenbereich von kursiv auf fett geändert. Klicken Sie anschließend auf eine Aufgabe und dann auf „Bis“. Diesen Vorgang können Sie für weitere „Bis“-Aufgaben wiederholen. Ein erneuter Klick auf „Bis“ hebt die Verknüpfung auf. Sie können die Verknüpfung auch umgekehrt mit „Bis“-Aufgaben und einer oder mehreren „Von“-Aufgaben durchführen. Nach der Verknüpfung können Sie den Typ und die Vorlaufzeit in Tagen und Stunden ändern.
Zustand (nur Pro )
Die Spalte „Bedingung“ zeigt zusätzliche Bedingungen für Aufgaben an, die die Planung beeinflussen. Die Zeilen enthalten ein Dropdown-Menü mit vier Optionen, wenn die Zelle ausgewählt wird:
- ASAP – So schnell wie möglich (Standardeinstellung)
- ALAP – So spät wie möglich
- Beginn am - An diesem Datum oder später
- Endet am – An diesem Datum oder früher
Kein Text in der Zelle bedeutet: so schnell wie möglich.
Ressourcen (nur Pro )
Die Spalte „Ressourcen“ zeigt die zugewiesenen Ressourcen aus dem Arbeitsblatt Resources . Die Ressource entspricht dem Namen oder, falls vorhanden, der Abkürzung. Mehrere zugewiesene Ressourcen werden durch ein Semikolon getrennt. Die Standardmenge ist 1; in eckigen Klammern kann eine andere Menge eingegeben werden. Beispiel für eine Ressourcenzuweisung: A;B[0,5]
Die Ressourcen im Arbeitsblatt Resources sind auch in einem Dropdown-Menü im Aufgabenbereich verfügbar. Klicken Sie auf eine Aufgabe und wählen Sie eine Ressource aus dem Dropdown-Menü aus. Bereits zugewiesene Ressourcen sind fett hervorgehoben. Die Standardmenge für eine neue Ressource ist 1. Sie können die Menge einer bereits zugewiesenen Ressource mithilfe des Drehreglers ändern. Die Menge 0 entfernt die Ressource aus der Aufgabe.
Arbeit (nur für Pro )
Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Aufgabe oder Sammelaufgabe.
Kosten (nur Pro )
Die Gesamtkosten pro Aufgabe oder Sammelaufgabe für alle zugewiesenen Ressourcen. Die Kostenberechnung hängt vom Ressourcensatz und -typ ab. Wenn keine Ressourcen zugewiesen sind, können Sie die Kosten selbst eingeben.
Fortschrittsprozentsatz
Der Fortschrittsprozentsatz jeder Aufgabe. Der Gesamtfortschritt einer Aufgabe wird aus ihren Teilaufgaben berechnet. Die Prozentangaben für eine oder mehrere Zellen gleichzeitig können im Aufgabenbereich eingegeben werden:
Mit diesem Schieberegler kann der gewählte Fortschrittsprozentsatz in die ausgewählten Zellen der Tabelle eingetragen werden.
Schichtbeginndatum
Mit dieser Funktion können Sie die Start- und Enddaten der ausgewählten Zeile(n) verschieben.
Im Datumsauswahlfeld wird das früheste Startdatum in den ausgewählten Zeilen angezeigt.
Wenn Sie dieses Datum ändern, verschieben sich alle ausgewählten Start- und Enddaten entsprechend.
Ressourcenspalten (nur Pro )
Die Spalten „Ressourcen“ finden Sie im Arbeitsblatt Resources .
Ressourcenname
Durch Eingabe eines Namens wird die Ressource hinzugefügt, durch Entfernen des Namens wird sie entfernt. Die Ressourcen im Arbeitsblatt Resources sind auch in einem Dropdown-Menü im Aufgabenbereich verfügbar. Eine Ressource kann einer oder mehreren Aufgaben zugewiesen werden.
Abkürzung
Zur Vereinfachung wird in der Spalte „Ressourcen“ des Arbeitsblatts Tasks der Ressourcenname durch die Abkürzung ersetzt.
Typ
Die Typen werden in einem Dropdown-Menü angezeigt, wenn Sie die Zelle auswählen:
- Arbeit – Ressourcen pro Arbeitsstunde, wie z. B. Arbeitskraft
- Ausrüstung – Ressourcen pro Stunde Aufgabendauer, wie z. B. gemietete Ausrüstung usw.
- Material – Ressourcen pro Einheit, wie Teile, Baumaterial usw.
Rate
Stundensatz für Ressourcen der Art Arbeit und Ausrüstung sowie Kosten pro Einheit für Ressourcen der Art Material.
Zählen
Gesamtstunden für die Ressource „Arbeit und Ausrüstung“ und Gesamtmenge für die Ressource „Material“ über alle Aufgaben hinweg.
Kosten
Gesamtkosten pro Ressource über alle Aufgaben hinweg.
Feiertage (nur Pro )
Im Arbeitsblatt „ Holidays können Sie arbeitsfreie Tage eintragen. Jeder Tag steht in einer separaten Zeile; die Beschreibung ist optional. Mithilfe des Ziehpunkts unten rechts in einer Zelle können Sie Zeilen mit aufeinanderfolgenden Tagen füllen. Der Kalender wird neu berechnet, nachdem Sie die Tage zum Überspringen eingegeben haben.
Registerkarte „Einstellungen“
Diese Registerkarte finden Sie im Aufgabenbereich. Der Aufgabenbereich befindet sich rechts neben der Tabelle.
Zeitrahmen
Die Zeitskala des Gantt-Diagramms wird hier erläutert.
Fortschrittsanzeige
Die Fortschrittsanzeige kann für die Spalte „Fortschritt“ und das Gantt-Diagramm unabhängig voneinander eingestellt werden.
Die Farben haben folgende Bedeutung:
| Zustand | Farbe |
| heute vor dem Aufgabenstartdatum | keine Farbe |
| Heute nach dem Starttermin der Aufgabe und der Fortschritt liegt im Zeitplan. | Grün |
| Heute nach dem Starttermin der Aufgabe und der Fortschritt liegt hinter dem Zeitplan zurück. | Gelb |
| Heute nach dem Fertigstellungstermin und der Fortschritt liegt unter 100 %. | Rot |
| Der Fortschritt entspricht 100 %. | keine Farbe |
Kennzeichnung des kritischen Pfades (nur Pro )
Verknüpfte Aufgaben auf dem kritischen Pfad führen bei Verzögerung zu Projektverzögerungen. Nicht kritische Aufgaben haben einen Puffer, bevor sie Projektverzögerungen verursachen. Optionen zur Darstellung des kritischen Pfads im Gantt-Diagramm:
- Aufgaben auf dem kritischen Pfad erhalten einen roten Rahmen.
- Bei nicht kritischen Aufgaben wird die Pufferzeit durch einen gestrichelten Balken sichtbar gemacht.
Arbeitswoche (nur Pro )
Legen Sie die Arbeitswoche fest, indem Sie Folgendes auswählen:
- Beginn der Arbeitswoche
- Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage pro Woche
- Arbeitszeit pro Tag
Die arbeitsfreien Tage (Wochenenden) sind in Gantt-Diagrammen als graue Säulen dargestellt, wobei jede Säule einen Tag umfasst.
Arbeit pro Aufgabe (nur Pro )
Sie können die Arbeitszeiten einer Aufgabe den Ressourcen oder jeder einzelnen Ressource zuordnen.
- Die Aufteilung der Arbeitsstunden auf die Ressourcen ist sinnvoll, wenn die Ressourcen die gleiche Arbeit verrichten. Bei mehr Ressourcen werden die Arbeitsstunden entsprechend der zugewiesenen Menge auf diese verteilt.
- Wenn die einer Aufgabe zugeordneten Ressourcen unterschiedliche Tätigkeiten ausführen, ist es sinnvoll, die Arbeitsstunden jeder Ressource einzeln zuzuordnen. Mit der zugewiesenen Menge lässt sich dann die Arbeitszeit pro Ressource variieren.
Aufgabendauer und Arbeitszeit können unabhängig voneinander festgelegt werden oder sich an die festgelegten täglichen Arbeitszeiten anpassen.
Beispiel für Zellformeln
Die Spalten „Dauer“ und „Arbeit“ in der Pro-Version können auch Zellformeln enthalten. Solange diese nicht von ProjectSheet überschrieben werden, bleiben sie erhalten. Die Formeln berechnen die Dauer oder den Arbeitsaufwand anhand eines oder mehrerer Parameter aus den eingefügten Spalten. Um den resultierenden Zeitplan zu berechnen, klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche „Aktualisieren “.
Dauer und Arbeit können verknüpft werden. Die Dauer wird dann aus der Arbeit und den zugewiesenen Ressourcen berechnet. Zellformeln in der Spalte „Dauer“ werden wahrscheinlich durch den Wert in der Spalte „Arbeit“ überschrieben. In diesem Fall empfiehlt es sich, Zellformeln nur in der Spalte „Arbeit“ und nicht in der Spalte „Dauer“ zu verwenden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie kann der Zeitrahmen des Gantt-Diagramms erweitert werden?
Ändern Sie das Gantt-Diagramm nicht direkt in der Tabelle. Ändern Sie stattdessen Startdatum und Zeitraum (nur in Pro ) im Tab „ Einstellungen“ des Aufgabenbereichs. Durch Ändern des Startdatums können Sie im Gantt-Diagramm scrollen.
Warum liegen die Daten im Gantt-Diagramm 4 Jahre und 1 Tag vor den Daten in den Start und Finish ?
Excel verwendet zwei Datumssysteme. Windows nutzt standardmäßig das 1900er-System, Mac das 1904er-System. ProjectSheet for Excel verwendet das 1900er-System. Hier erfahren Sie, wie Sie in Excel – abhängig von Ihrer Version – vom 1904er- zum 1900er-System wechseln: Datumssysteme in Excel .
Wie lässt sich der Fehler „Add-In-Fehler. Es konnte keine Verbindung zum Katalogserver 'Office Store' für dieses Add-In hergestellt werden“ beheben?
Wenn Ihr Unternehmen Ihnen Microsoft Office 365 zur Verfügung stellt, können Sie beim Administrator nachfragen, ob ProjectSheet - Gantt chart im Admin Center aus dem Office Store hinzugefügt werden kann (Einstellungen > Integrierte Apps).
Warum sind die Gantt-Balken in der Pro Version manchmal nicht mit den Aufgaben ausgerichtet?
Dies kann auftreten, wenn die Zoomstufe der Tabelle aufgrund eines Problems im Microsoft-Framework nicht 100 % beträgt. Als Abhilfe steht Ihnen die Option Gantt Free version unten rechts im Aufgabenbereich zur Verfügung.
Was sind die Mindestanforderungen für dieses Excel-Add-In?
Im Microsoft AppSource Store wird Excel 2019 angegeben, die erforderliche Mindestversion ist jedoch das Update 1808 (August 2018). Ihre Version finden Sie unter „Konto“ > „Über Excel“.
Kann ich meine Kontolizenz auf ein anderes Konto übertragen, wenn ich das Unternehmen verlasse?
Ja, das ist einmalig kostenlos möglich, indem Sie eine Testversion von ProjectSheet für Excel mit Ihrem neuen Microsoft-Konto starten. Das Ablaufdatum der Lizenz des alten Kontos wird dann auf das neue Konto übertragen. Senden Sie dazu eine Übertragungsanfrage an den Helpdesk , in der Sie das alte und das neue Konto angeben.
Kann ich meine Kontolizenz in eine Domänenlizenz umwandeln?
Ja, das ist möglich, indem Sie eine Domainlizenz für Ihre Domain erwerben. Die verbleibende Laufzeit Ihrer Kontolizenz, geteilt durch 5, wird dann zum Ablaufdatum der Domainlizenz addiert. Der Faktor 5 entspricht der Preisdifferenz zwischen Konto- und Domainlizenz. Senden Sie eine Anfrage zur Umstellung an den Helpdesk und geben Sie dabei Ihre Domain an.
Wie kann ich das Add-In entfernen?
Suchen Sie das Add-In ProjectSheet im Menüband „ Einfügen “ unter „Office-Add-Ins“ auf der Registerkarte „Meine Add-Ins“ . Klicken Sie auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie „Entfernen“ . Falls ProjectSheet dort nicht angezeigt wird, können Sie auf der Registerkarte „Von Administratoren verwaltet“ nachsehen und den Administrator um Hilfe bitten.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Add-In aus allen Desktop-Excel-Apps, die Sie auf all Ihren Geräten verwenden, sowie aus Office Online entfernen, um zu verhindern, dass beim erneuten Öffnen der Tabelle ein Aufgabenbereich mit der Schaltfläche „Diesem Add-In vertrauen “ angezeigt wird.