Benutzerhandbuch für ProjectSheet for Excel Add-In
Inhalt
Gantt-Diagramm in Tabellenkalkulation
Aufgabenspalten und Registerkarte „Bearbeiten“.
Registerkarte „Einstellungen“.
Tutorial-Videos
Kurzer Rundgang durch das kostenlose Add-in [2:56]
Kurzer Rundgang durch Pro Add-in [3:51]
Add-In installieren
In Microsoft Excel können Sie die Installation über den Add-Ins-Store durchführen, der sich im Menüband „Einfügen“ befindet. Geben Sie „ projectsheet “ in das Suchfeld ein und fügen Sie das Add-In hinzu, wie im Video „Add-In installieren“ gezeigt.
Sie können die Installation auch über Microsoft AppSource durchführen.
Nach der Installation erhält das Home-Menüband eine ProjectSheet Schaltfläche zum Öffnen des Aufgabenbereichs.
Fügen Sie Blätter hinzu
Der Aufgabenbereich des ProjectSheet -Add-Ins wird mit der Schaltfläche Open Taskpane im Menüband „Startseite“ geöffnet. Es erscheint auf der rechten Seite der Tabelle.
Sie können mit der Basisversion Continue oder sich mit Single Sign On (SSO) mit Ihrem Microsoft-Konto Sign in for Pro . Anschließend können Sie eine 10-tägige Testversion starten, indem Sie ein Registrierungsformular ausfüllen. Während oder nach der Testversion können Sie eine Pro Lizenz erwerben.
Beim ersten Öffnen fügt die Basisversion zwei Arbeitsblätter hinzu: Project und Tasks , die Pro Version fügt vier Arbeitsblätter hinzu: Project , Tasks , Resources und Holidays . Das Project zeigt eine Zusammenfassung des Projekts. Im Arbeitsblatt Holidays können Sie Termine eintragen, an denen das Projekt nicht funktioniert.
Der Aufgabenbereich wird durch drei Registerkarten ersetzt, eine zum Bearbeiten , eine für Einstellungen und eine mit Informationen zum Add-In. Sie können den Aufgabenbereich schließen und mit der Bearbeitung fortfahren.
Gantt-Diagramm in Tabellenkalkulation
Das Arbeitsblatt „Aufgaben“ ist im Screenshot unten dargestellt und besteht auf der linken Seite aus einer Tabelle mit dem Zeitplan und auf der rechten Seite aus einem generierten Gantt-Diagramm. Ganz rechts befindet sich der Aufgabenbereich des Add-Ins. Wenn in der Tabelle oder im Aufgabenbereich Änderungen vorgenommen werden, werden der Zeitplan und das Gantt-Diagramm während der Wartezeit aktualisiert, was durch die Wartefarbe oben im Aufgabenbereich angezeigt wird.
Die Start- und Enddaten entsprechen den Balken im Gantt-Diagramm. Der WBS-Code gibt an, wie die Aufgaben bei Sammelaufgaben strukturiert sind.
Das Startdatum der Sammelaufgabe entspricht dem frühesten Startdatum ihrer Unteraufgabe(n), das Enddatum der Sammelaufgabe entspricht dem spätesten Enddatum ihrer Unteraufgabe(n).
Der Fortschrittsprozentsatz entspricht einer Doppellinie in einem Balken.
Das heutige Datum wird im Gantt-Diagramm mit einer vertikalen gestrichelten blauen Linie angezeigt.
Eine Aufgabe ist blau, eine Sammelaufgabe ist grau und ein Meilenstein ist orange.
Sofern vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung als Farbe der Leiste angezeigt.
Die Pro Version zeigt eine Verknüpfung zwischen Aufgaben im Gantt-Diagramm mit einem Pfeil und den Fortschritt mit einem durchgezogenen Balken innerhalb des Gantt-Balkens an.
Zeitstrahl
Das Gantt-Diagramm zeigt den gesamten Zeitplan oder einen Teil davon an, abhängig von der Zeitskala, die auf der Registerkarte „Einstellungen“ im Aufgabenbereich festgelegt wurde. Sie können das Startdatum und den Zeitraum der Zeitskala festlegen. Das Startdatum kann mit der Datumsauswahl auf heute oder auf das früheste Startdatum der ausgewählten Aufgaben eingestellt werden. Der Zeitraum beginnt mit 1 Tag pro Zelle und endet mit 3 Jahren für die gesamte Zeitskala (18 Tage pro Zelle). Sowohl das Startdatum als auch der Zeitraum werden mit Autofit automatisch eingestellt.
Sie können den Starttag der Woche im Gantt festlegen, der Standardwert ist Montag.
Aufgabenspalten und Registerkarte „Bearbeiten“.
WBS und Aufgabenbeschreibung
In der Spalte Aufgabenbeschreibung beginnen Sie mit der Eingabe des Zeitplans. Die WBS-Spalte wird berechnet und zeigt einen Code an, der die Projektstruktur der Aufgaben angibt. Sofern vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung als Farbe der Gantt-Leiste angezeigt, nachdem auf die Schaltfläche „Gantt aktualisieren“ geklickt wurde. Durch das Löschen des Aufgabenbeschreibungstextes wird die gesamte Aufgabe entfernt.
Diese Auf-/Ab-Schaltflächen auf der Registerkarte „Bearbeiten“ bewegen sich zur vorherigen/nächsten Aufgabenzeile. Der Tabellenzeilenindex wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Diese Schaltflächen auf der Registerkarte „Bearbeiten“ verringern/erhöhen die Einzugsebene des PSP der ausgewählten Aufgabenzeile(n). Der WBS-Code wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Die WBS-Hierarchie wird auch im Einzug des Aufgabenbeschreibungstextes angezeigt. Sogenannte Sammelaufgaben sind fett gedruckt.
Dieses Dropdown-Menü auf der Registerkarte „Bearbeiten“ verfügt über Funktionen zum Reduzieren/Erweitern ausgewählter oder aller Sammelaufgaben.
Die Funktion „Ebene reduzieren“ reduziert alle Sammelaufgaben mit derselben Einrückungsebene wie die ausgewählte Sammelaufgabe.
Die Funktion „100 % erledigt ausblenden“ blendet alle (Zusammenfassungs-)Aufgaben aus, die zu 100 % erledigt sind.
Start- und Endtermine
Die Spalte „Start“ enthält das Startdatum einer Aufgabe, die Spalte „Ende“ das Enddatum. Die zusammenfassenden Daten und das Gantt-Diagramm werden gegebenenfalls berechnet. In der Basisversion wird eine Aufgabe zu einem Meilenstein, wenn sie nur ein Enddatum hat.
Die Datumsauswahl auf der Registerkarte „Bearbeiten“ fügt das ausgewählte Datum in die ausgewählte(n) Zelle(n) der Tabelle ein.
Dauer (nur Pro )
Die Dauer einer Aufgabe ist die Zeit zwischen Start- und Enddatum. Bei einer Änderung wird das Enddatum neu berechnet, während das Startdatum beibehalten wird. Wenn das Enddatum geändert wird, wird auch die Dauer geändert, während das Startdatum beibehalten wird. Eine Aufgabe wird zu einem Meilenstein, wenn sie eine Dauer von 0 hat.
Mit den Drehfeldern „Tage“ und „Stunden“ auf der Registerkarte „Bearbeiten“ legen Sie die Dauer in der/den ausgewählten Zelle(n) in der Tabelle fest.
Vorgänger (nur Pro )
Sie können eine Vorgängeraufgabe eingeben, indem Sie deren Tabellenzeilennummer eingeben. Mehrere Aufgaben als Vorgänger werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
Sie können Aufgaben auch per Mausklick in der Tabelle und auf der Registerkarte „Bearbeiten“ des Aufgabenbereichs verknüpfen. Klicken Sie zunächst auf eine Aufgabe in der Tabelle und dann auf „von“ im Aufgabenbereich. Diese Aufgabe wird im Aufgabenbereich von kursiv auf fett angezeigt. Klicken Sie dann auf eine Aufgabe und auf „An“. Sie können dies für weitere To-Aufgaben wiederholen. Durch erneutes Klicken auf „An“ wird die Verknüpfung aufgehoben. Sie können dies auch umgekehrt mit „bis“- und einer oder mehreren „von“-Aufgaben tun. Nach der Verknüpfung können Sie den Typ und die Verzögerung/Vorlaufzeit in Tagen und Stunden ändern.
Zustand (nur Pro )
In der Spalte Bedingung werden zusätzliche Bedingungen für Aufgaben angezeigt, wie die Planung geplant werden soll. Die Zeilen verfügen über ein Pulldown-Menü mit vier Optionen, wenn die Zelle ausgewählt ist:
- ASAP – So bald wie möglich (Standard)
- ALAP – So spät wie möglich
- Beginnen am – An diesem Datum oder später
- Fertig stellen am – An diesem Datum oder früher
Kein Text in der Zelle bedeutet so schnell wie möglich.
Ressourcen (nur Pro )
In der Spalte „Ressourcen“ werden die zugewiesenen Ressourcen aus dem Arbeitsblatt „Ressourcen“ angezeigt. Die Ressource entspricht dem Namen oder der Abkürzung, falls vorhanden. Die standardmäßig zugewiesene Menge ist 1, zwischen eckigen Klammern [] kann eine andere Menge eingegeben werden. Mehrere zugewiesene Ressourcen werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
Die Ressourcen im Arbeitsblatt „Ressourcen“ sind auch in einem Dropdown-Menü im Aufgabenbereich vorhanden. Klicken Sie auf eine Aufgabe und wählen Sie eine Ressource aus dem Dropdown-Menü aus. Bereits zugewiesene Ressourcen sind fett gedruckt. Die standardmäßig zugewiesene Menge für eine neue Ressource ist 1. Sie können mit dem Spinner eine andere Menge für eine bereits zugewiesene Ressource eingeben. Eine Menge von 0 entfernt die Ressource aus der Aufgabe.
Arbeit (nur Pro )
Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Aufgabe oder Sammelaufgabe.
Kosten (nur Pro )
Gesamtkosten pro Aufgabe oder Sammelaufgabe für alle zugewiesenen Ressourcen. Die Kostenberechnung hängt von der Ressource Rate und Type ab. Wenn keine Ressourcen zugewiesen sind, können Sie die Kosten selbst eingeben.
Fortschrittsprozentsatz
Der Fortschrittsprozentsatz jeder Aufgabe. Der Fortschritt einer Sammelaufgabe wird anhand ihrer Unteraufgaben berechnet. Die gleichzeitige Eingabe des Prozentsatzes für eine oder mehrere Zellen kann im Aufgabenbereich erfolgen:
Mit diesem Schieberegler wird der ausgewählte Fortschrittsprozentsatz in die ausgewählte(n) Zelle(n) der Tabelle eingefügt.
Startdatum der Schicht
Mit dieser Funktion können Sie das Start- und Enddatum der ausgewählten Zeile(n) verschieben.
Die Datumsauswahl zeigt das früheste Startdatum in den ausgewählten Zeilen an.
Wenn Sie dieses Datum ändern, verschieben sich alle ausgewählten Start- und Enddaten entsprechend.
Ressourcenspalten (nur Pro )
Ressourcenname
Durch Eingabe eines Namens wird die Ressource hinzugefügt, durch Entfernen des Namens wird die Ressource entfernt. Die Ressourcen im Arbeitsblatt „Ressourcen“ sind auch in einem Pulldown-Menü im Aufgabenbereich verfügbar. Eine Ressource kann einer oder mehreren Aufgaben zugeordnet werden.
Abkürzung
Der Einfachheit halber ersetzt die Abkürzung den Ressourcennamen in der Spalte „Ressourcen“ im Arbeitsblatt „Aufgaben“.
Typ
Die Typen werden in einem Pulldown-Menü angezeigt, wenn Sie die Zelle auswählen:
- Arbeit – Ressourcen pro Aufgabenarbeitsstunde, z. B. Arbeit
- Ausrüstung – Ressourcen pro Stunde der Aufgabendauer, wie gemietete Ausrüstung usw.
- Material – Ressourcen pro Einheit, wie Teile, Baumaterial usw.
Rate
Tarif pro Stunde für Ressourcen vom Typ „Arbeit und Ausrüstung“ und Kosten pro Einheit für Ressourcen vom Typ „Material“.
Zählen
Gesamtstunden für die Ressource vom Typ „Arbeit“ und „Ausrüstung“ und Gesamtmenge für die Ressource vom Typ „Material“ für alle Aufgaben.
Kosten
Gesamtkosten pro Ressource für alle Aufgaben.
Registerkarte „Einstellungen“.
Zeitstrahl
Die Zeitskala des Gantt-Diagramms wird hier erklärt.
Fortschrittsanzeige
Die Fortschrittsanzeige kann für die Fortschrittsspalte und das Gantt-Diagramm unabhängig voneinander eingestellt werden.
Die Farben haben folgende Bedeutung:
| Zustand | Farbe |
| heute vor dem Startdatum der Aufgabe | keine Farbe |
| Heute nach dem Startdatum der Aufgabe und dem Fortschritt im Zeitplan | Grün |
| Heute nach dem Startdatum der Aufgabe und Fortschritt hinter dem Zeitplan | Gelb |
| Heute nach Endtermin und Fortschritt weniger als 100 % | Rot |
| Fortschritt entspricht 100 % | keine Farbe |
Anzeige kritischer Pfade (nur Pro )
Verknüpfte Aufgaben, die sich auf dem kritischen Pfad befinden, führen zu Projektverzögerungen, wenn sie verzögert werden. Bei unkritischen Aufgaben fällt die Zeit an, bevor sie zu Projektverzögerungen führen. Optionen für die Sichtbarkeit kritischer Pfade im Gantt-Diagramm:
- Aufgaben auf dem kritischen Pfad erhalten eine rote Umrandung.
- Bei unkritischen Aufgaben wird die Pufferzeit durch einen gepunkteten Balken angezeigt.
Arbeitswoche (nur Pro )
Stellen Sie die Arbeitswoche durch Auswählen ein
- Beginntag der Arbeitswoche
- Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage pro Woche
- Arbeitszeiten pro Tag
Die arbeitsfreien Tage (Wochenenden) sind graue Spalten in Gantt-Diagrammen, die eine Skala von 1 Tag pro Spalte haben.
Arbeit pro Aufgabe (nur Pro )
Sie können die Arbeitsstunden einer Aufgabe auf die Ressourcen oder pro Ressource verteilen.
- Eine Aufteilung der Arbeitsstunden auf die Ressourcen ist wünschenswert, wenn die Ressourcen die gleiche Arbeit leisten. Mehr Ressourcen bedeutet, dass die Arbeitsstunden je nach Zuteilung, die in Klammern hinter der Ressource steht, auf die Ressourcen aufgeteilt werden.
- Wenn die einer Aufgabe zugewiesenen Ressourcen unterschiedliche Arbeiten ausführen, ist es wünschenswert, die Arbeitsstunden jeder Ressource einzeln zuzuordnen. Mit der Zuweisung, die in Klammern hinter der Ressource steht, ist es dann möglich, die einer Aufgabe zugewiesenen Stunden pro Ressource zu variieren.
Aufgabendauer und Arbeitsstunden können unabhängig voneinander eingestellt werden oder mit den festgelegten Arbeitsstunden pro Tag aufeinander folgen. Die Option wird nur bei Änderungen und neuen Aufgaben wirksam.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Wie kann die Zeitskala des Gantt-Diagramms erweitert werden?
Ändern Sie das Gantt-Diagramm nicht in der Tabelle selbst. Ändern Sie das Startdatum und den Zeitraum des Diagramms auf der Registerkarte „Einstellungen“ des Aufgabenbereichs. Durch Ändern des Startdatums können Sie durch das Gantt-Diagramm scrollen.
Warum sind die Daten in der Gantt-Skala 4 Jahre und 1 Tag früher als die Daten in den Zellen „ Start “ und Finish ?
Excel verfügt über zwei Datumssysteme, Windows verwendet immer das 1900er-System, Mac verwendet zusätzlich das 1904er-System. ProjectSheet for Excel verwendet das 1900-System. Hier können Sie lesen, wie Sie je nach Excel-Version vom 1904-Datumssystem zum 1900-Datumssystem in Excel wechseln: Datumssysteme in Excel .
Wie kann der „Add-in-Fehler. Für dieses Add-on konnte keine Verbindung zum Katalogserver „Office Store“ hergestellt werden“ behoben werden?
Wenn Ihr Unternehmen Ihnen Microsoft Office 365 bereitstellt, können Sie beim Administrator prüfen, ob ProjectSheet – Gantt-Diagramm im Admin Center über den Office Store (Einstellungen > Integrierte Apps) hinzugefügt werden kann.
Warum stimmen die Gantt-Balken in der Pro Version manchmal nicht mit den Aufgaben überein?
Dies kann passieren, wenn die Zoomstufe der Tabellenkalkulation aufgrund eines Problems im Microsoft-Framework nicht 100 % beträgt. Um dieses Problem zu umgehen, gibt es unten im Aufgabenbereich rechts die basic Gantt Option.
Was ist die Mindestanforderung für dieses Excel-Add-In?
Im Microsoft AppSource Store wird Excel 2019 angegeben, die mindestens erforderliche Excel-Version ist das Update 1808 (2018, August). Sie finden Ihre Version unter Konto > Über Excel.
Kann ich meine Lizenz auf ein anderes Konto übertragen, wenn ich das Unternehmen verlasse?
Nicht Ihre Lizenz, aber Sie können Ihre verbleibende Zeit auf eine andere aktive Lizenz übertragen. Senden Sie eine Übertragungsanfrage an den Helpdesk , in der Sie das andere aktive Lizenzkonto angeben. Die verbleibende Zeit wird dann zum Lizenzendedatum des anderen Kontos addiert und die eigene Lizenz wird gekündigt.
Wie entferne ich das Add-In?
Suchen Sie das ProjectSheet Add-In im Menüband „Einfügen “ unter „Office-Add-Ins“ auf der Registerkarte „MEINE ADD-INS“ . Klicken Sie auf die drei Punkte für das Menü und wählen Sie „Entfernen“ . Wenn ProjectSheet nicht vorhanden ist, können Sie auf der Registerkarte „Vom Administrator verwaltet“ nachsehen und den Administrator fragen.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Add-In aus allen Desktop-Excel-Apps entfernen, die Sie auf allen Ihren Geräten verwendet haben, und auch aus Office Online, um zu verhindern, dass beim erneuten Öffnen der Tabelle ein Aufgabenbereich mit der Schaltfläche „Diesem Add-In vertrauen“ angezeigt wird.