Benutzerhandbuch für ProjectSheet for Excel
Inhalt
Gantt-Diagramm in einer Tabelle
Aufgabenspalten und Registerkarte „Bearbeiten“
Ressourcenspalten (nur in Pro )
Anleitungsvideos
Kurztour durch das kostenlose Add-In [2:56]
Kurztour durch Pro Add-In [3:51]
Add-In installieren
In Microsoft Excel können Sie es aus dem Add-In-Store installieren, der sich im Menüband „Start“ befindet. Geben Sie „ projectsheet “ in das Suchfeld ein und fügen Sie das Add-In hinzu, wie im Video „Add-In installieren“ gezeigt.
Sie können die Installation auch von Microsoft AppSource aus durchführen.
Nach der Installation erhält das Home-Menüband eine ProjectSheet Schaltfläche zum Öffnen des Aufgabenbereichs.
Blätter hinzufügen
Der Aufgabenbereich des ProjectSheet -Add-Ins wird über die Schaltfläche Open Taskpane im Menüband „Start“ geöffnet. Er wird auf der rechten Seite der Tabelle angezeigt.
Sie können mit der kostenlosen Version Continue oder sich mit Ihrem Microsoft-Konto per Single Sign-On (SSO) Sign in for Pro . Anschließend können Sie eine 10-tägige Testversion starten, indem Sie ein Registrierungsformular ausfüllen. Während oder nach der Testphase können Sie eine Pro Lizenz erwerben.
Beim ersten Öffnen werden in der Free-Version zwei Arbeitsblätter angezeigt: Project und Tasks , in der Pro Version vier: Project , Tasks , Resources und Holidays . Das Arbeitsblatt Project zeigt eine Zusammenfassung des Projekts. Im Arbeitsblatt Holidays können Sie Daten eintragen, an denen am Projekt nicht gearbeitet wird.
Der Aufgabenbereich wird durch drei Registerkarten ersetzt: eine zum Bearbeiten , eine für Einstellungen und eine mit Informationen zum Add-In. Sie können den Aufgabenbereich schließen und mit der Bearbeitung fortfahren.
Gantt-Diagramm in einer Tabelle
Das Arbeitsblatt „Aufgaben“ ist im folgenden Screenshot dargestellt und besteht links aus einer Tabelle mit dem Zeitplan und rechts aus einem generierten Gantt-Diagramm. Ganz rechts befindet sich der Aufgabenbereich des Add-Ins. Wenn Änderungen in der Tabelle oder im Aufgabenbereich vorgenommen werden, werden der Zeitplan und das Gantt-Diagramm während der Wartezeit aktualisiert. Dies wird durch die Wartefarbe oben im Aufgabenbereich angezeigt.
Die Start- und Enddaten entsprechen den Balken im Gantt-Diagramm. Der WBS-Code gibt an, wie die Aufgaben bei Sammelaufgaben strukturiert sind.
Das Startdatum der Sammelaufgabe entspricht dem frühesten Startdatum ihrer Unteraufgabe(n), das Enddatum der Sammelaufgabe entspricht dem spätesten Enddatum ihrer Unteraufgabe(n).
Der Fortschrittsprozentsatz entspricht einer Doppellinie in einem Balken.
Das heutige Datum wird im Gantt-Diagramm mit einer vertikalen gestrichelten blauen Linie angezeigt.
Eine Aufgabe ist blau, eine Zusammenfassungsaufgabe ist grau und ein Meilenstein ist orange.
Sofern vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung als Farbe des Balkens angezeigt. Wenn Sie die Farbe ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ , um sie zu aktualisieren.
Die Pro Version zeigt eine Verknüpfung zwischen Aufgaben im Gantt-Diagramm mit einem Pfeil und den Fortschritt mit einem durchgezogenen Balken innerhalb des Gantt-Balkens an.
Zeitskala
Das Gantt-Diagramm zeigt den gesamten Zeitplan oder einen Teil davon, abhängig von der im Aufgabenbereich unter „Einstellungen“ eingestellten Zeitskala. Sie können das Startdatum der Zeitskala festlegen, um durch das Gantt-Diagramm zu scrollen. Das Startdatum kann mit der Datumsauswahl, auf heute oder auf das früheste Startdatum der ausgewählten Aufgaben eingestellt werden. Sie können den Zeitraum der Zeitskala festlegen, um das gesamte Projekt im Gantt-Diagramm anzuzeigen (nur in Pro ). Der Zeitraum beginnt mit einem Tag pro Zelle und endet mit drei Jahren für die gesamte Zeitskala (18 Tage pro Zelle). Sowohl Startdatum als auch Zeitraum werden automatisch mit Autofit eingestellt (nur in Pro ).
Sie können den Starttag der Woche im Gantt-Diagramm festlegen, der Standardtag ist Montag.
Aufgabenspalten und Registerkarte „Bearbeiten“
WBS und Aufgabenbeschreibung
In der Spalte „Aufgabenbeschreibung“ beginnen Sie mit der Eingabe des Zeitplans. Die Spalte „PSP“ wird berechnet und zeigt einen Code an, der den Projektstrukturplan der Aufgaben angibt. Sofern vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ der Farbe des Gantt-Balkens angepasst. Durch Löschen des Aufgabenbeschreibungstextes wird die gesamte Aufgabe entfernt.
Mit den Auf-/Ab-Schaltflächen im Reiter „Bearbeiten“ gelangen Sie zur vorherigen/nächsten Aufgabenzeile. Der Zeilenindex der Tabelle wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Mit diesen Schaltflächen im Reiter „Bearbeiten“ können Sie die Einrückung der WBS-Ebene der ausgewählten Aufgabenzeile(n) verringern/erhöhen. Der WBS-Code wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Die WBS-Hierarchie wird auch in der Einrückung der Aufgabenbeschreibung angezeigt. Sogenannte Sammelaufgaben sind fett gedruckt.
Dieses Dropdown-Menü auf der Registerkarte „Bearbeiten“ verfügt über Funktionen zum Reduzieren/Erweitern ausgewählter oder aller Zusammenfassungsaufgaben.
Mit der Funktion „Ebene reduzieren“ werden alle Zusammenfassungsaufgaben reduziert, die dieselbe Einrückungsebene wie die ausgewählte Zusammenfassungsaufgabe haben.
Die Funktion „100 % abgeschlossen ausblenden“ blendet alle (Zusammenfassungs-)Aufgaben aus, die einen Fortschritt von 100 % aufweisen.
Dauer (nur Pro )
Die Dauer einer Aufgabe entspricht der Zeitspanne zwischen Start- und Enddatum. Bei einer Änderung wird das Enddatum neu berechnet, während das Startdatum beibehalten wird. Bei einer Änderung des Enddatums ändert sich die Dauer, während das Startdatum beibehalten wird. Eine Aufgabe wird zu einem Meilenstein, wenn sie eine Dauer von 0 hat.
Mit den Drehfeldern „Tage“ und „Stunden“ auf der Registerkarte „Bearbeiten“ legen Sie die Dauer in der/den ausgewählten Zelle(n) im Arbeitsblatt fest.
Start- und Enddatum
Die Spalte „Start“ enthält das Startdatum einer Aufgabe, die Spalte „Ende“ das Enddatum. Die Zusammenfassungsdaten und das Gantt-Diagramm werden gegebenenfalls berechnet. In der kostenlosen Version wird eine Aufgabe zum Meilenstein, wenn sie nur ein Enddatum hat.
Der Datumswähler auf der Registerkarte „Bearbeiten“ fügt das ausgewählte Datum in die ausgewählte(n) Zelle(n) in der Tabelle ein.
Vorgänger (nur Pro )
Sie können eine Vorgängeraufgabe durch Eingabe der Zeilennummer in der Tabelle eingeben. Mehrere Aufgaben als Vorgänger werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
Sie können Aufgaben auch per Mausklick in der Tabelle und im Reiter „Bearbeiten“ des Aufgabenbereichs verknüpfen. Klicken Sie dazu zunächst auf eine Aufgabe in der Tabelle und dann auf „Von“ im Aufgabenbereich. Diese Aufgabe wird im Aufgabenbereich von kursiv auf fett gesetzt. Klicken Sie anschließend auf eine Aufgabe und dann auf „Bis“. Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere „Bis“-Aufgaben. Ein erneuter Klick auf „Bis“ löst die Verknüpfung auf. Sie können dies auch umgekehrt mit „Bis“-Aufgaben und einer oder mehreren „Von“-Aufgaben tun. Nach dem Verknüpfen können Sie den Typ und die Verzögerung/Vorlaufzeit in Tagen und Stunden ändern.
Zustand (nur Pro )
Die Spalte Bedingung zeigt zusätzliche Bedingungen für Aufgaben an, wie die Planung erfolgen soll. Die Zeilen verfügen über ein Pulldown-Menü mit vier Optionen, wenn die Zelle ausgewählt ist:
- ASAP – So bald wie möglich (Standard)
- ALAP – So spät wie möglich
- Beginn am - An diesem Datum oder später
- Ende am - An diesem Datum oder früher
Kein Text in der Zelle bedeutet ASAP.
Ressourcen (nur Pro )
Die Spalte Ressourcen zeigt die zugewiesenen Ressourcen aus dem Arbeitsblatt Ressourcen. Die Ressource entspricht dem Namen oder der Abkürzung, falls vorhanden. Die standardmäßig zugewiesene Menge ist 1. In eckigen Klammern [] kann eine andere Menge eingegeben werden. Mehrere zugewiesene Ressourcen werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
Die Ressourcen im Ressourcen-Arbeitsblatt werden auch in einem Dropdown-Menü im Aufgabenbereich angezeigt. Klicken Sie auf eine Aufgabe und wählen Sie eine Ressource aus dem Dropdown-Menü aus. Bereits zugewiesene Ressourcen sind fett gedruckt. Die standardmäßig zugewiesene Menge für eine neue Ressource ist 1. Sie können mit dem Drehregler eine andere Menge für eine bereits zugewiesene Ressource eingeben. Bei einer Menge von 0 wird die Ressource aus der Aufgabe entfernt.
Arbeit (nur Pro )
Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Aufgabe oder Zusammenfassungsaufgabe.
Kosten (nur Pro )
Gesamtkosten pro Vorgang oder Sammelvorgang für alle zugewiesenen Ressourcen. Die Kostenberechnung hängt vom Ressourcensatz und -typ ab. Wenn keine Ressourcen zugewiesen sind, können Sie die Kosten selbst eingeben.
Fortschritt in Prozent
Der prozentuale Fortschritt jeder Aufgabe. Der Fortschritt einer Sammelaufgabe wird aus den Unteraufgaben berechnet. Die Eingabe des Prozentsatzes für eine oder mehrere Zellen gleichzeitig ist im Aufgabenbereich möglich:
Dieser Schieberegler fügt den gewählten Fortschrittsprozentsatz in die ausgewählte(n) Zelle(n) der Tabelle ein.
Schichtbeginn
Mit dieser Funktion können Sie die Start- und Enddaten der ausgewählten Zeile(n) verschieben.
Die Datumsauswahl zeigt das früheste Startdatum in den ausgewählten Zeilen an.
Wenn Sie dieses Datum ändern, verschieben sich alle ausgewählten Start- und Enddaten entsprechend.
Ressourcenspalten (nur Pro )
Ressourcenname
Durch Eingabe eines Namens wird die Ressource hinzugefügt, durch Entfernen des Namens wird die Ressource entfernt. Die Ressourcen im Arbeitsblatt „Ressourcen“ werden auch in einem Pulldown-Menü im Aufgabenbereich angezeigt. Eine Ressource kann einer oder mehreren Aufgaben zugewiesen werden.
Abkürzung
Der Einfachheit halber ersetzt die Abkürzung den Ressourcennamen in der Spalte „Ressourcen“ im Arbeitsblatt „Aufgaben“.
Typ
Die Typen befinden sich in einem Pulldown-Menü, wenn Sie die Zelle auswählen:
- Arbeit – Ressourcen pro Arbeitsstunde einer Aufgabe, z. B. Arbeitskräfte
- Ausrüstung – Ressourcen pro Stunde Aufgabendauer, wie z. B. gemietete Ausrüstung usw.
- Material – Ressourcen pro Einheit, wie Teile, Baumaterial usw.
Rate
Tarif pro Stunde für Ressourcen vom Typ Arbeit und Ausrüstung und Kosten pro Einheit für Ressourcen vom Typ Material.
Zählen
Gesamtstunden für Ressourcen vom Typ Arbeit und Ausrüstung und Gesamtmenge für Ressourcen vom Typ Material über alle Aufgaben hinweg.
Kosten
Gesamtkosten pro Ressource für alle Aufgaben.
Registerkarte „Einstellungen“
Sie finden diese Registerkarte im Aufgabenbereich.
Zeitskala
Die Zeitskala des Gantt-Diagramms wird hier erläutert.
Fortschrittsanzeige
Die Fortschrittsanzeige kann für die Spalte „Fortschritt“ und das Gantt-Diagramm unabhängig voneinander eingestellt werden.
Die Farben haben folgende Bedeutung:
| Zustand | Farbe |
| heute vor dem Startdatum der Aufgabe | keine Farbe |
| heute nach Aufgabenstartdatum und Fortschritt im Zeitplan | Grün |
| heute nach dem Startdatum der Aufgabe und Fortschritt liegt hinter dem Zeitplan | Gelb |
| heute nach dem Endtermin und Fortschritt weniger als 100 % | Rot |
| Fortschritt entspricht 100 % | keine Farbe |
Anzeige des kritischen Pfads (nur Pro )
Verknüpfte Aufgaben auf dem kritischen Pfad verursachen Projektverzögerungen, wenn sie sich verzögern. Nicht-kritische Aufgaben haben Pufferzeit, bevor sie zu Projektverzögerungen führen. Optionen für die Sichtbarkeit des kritischen Pfads im Gantt-Diagramm:
- Aufgaben auf dem kritischen Pfad erhalten einen roten Rand.
- Bei nicht kritischen Aufgaben wird die Pufferzeit durch einen gepunkteten Balken angezeigt.
Arbeitswoche (nur Pro )
Legen Sie die Arbeitswoche fest, indem Sie
- Starttag der Arbeitswoche
- Anzahl der aufeinanderfolgenden Arbeitstage pro Woche
- Arbeitszeit pro Tag
Die arbeitsfreien Tage (Wochenenden) sind graue Spalten in Gantt-Diagrammen, die eine Skala von 1 Tag pro Spalte haben.
Arbeit pro Aufgabe (nur Pro )
Sie können die Arbeitsstunden einer Aufgabe auf die Ressourcen oder pro Ressource verteilen.
- Die Aufteilung der Arbeitsstunden auf die Ressourcen ist sinnvoll, wenn die Ressourcen die gleiche Arbeit verrichten. Mehr Ressourcen bedeutet, dass die Arbeitsstunden je nach zugewiesener Menge auf die Ressourcen aufgeteilt werden.
- Wenn die einer Aufgabe zugewiesenen Ressourcen unterschiedliche Aufgaben übernehmen, ist es sinnvoll, die Arbeitsstunden jeder Ressource einzeln zuzuweisen. Mit der zugewiesenen Menge ist es dann möglich, die Arbeitsstunden pro Ressource zu variieren.
Aufgabendauer und Arbeitszeit können unabhängig voneinander eingestellt werden oder sich aneinanderreihen, wobei die festgelegten Arbeitszeiten pro Tag gelten.
Anpassung
Mit der Tabellenkalkulationsfunktion können Sie die Projektplanung individuell anpassen. Spalten können an beliebiger Stelle in der Aufgaben- und Ressourcentabelle eingefügt werden. Sie können Text, Datumsangaben usw. oder Zellformeln enthalten. Die Zellformeln können auf ProjectSheet oder andere benutzerdefinierte Spalten verweisen.
Die Spalten „Dauer“ und „Arbeit“ in der Pro-Version können auch Zellformeln enthalten. Solange sie nicht von ProjectSheet überschrieben werden, bleiben sie erhalten. Die Formeln können die Dauer oder Arbeit basierend auf einem oder mehreren Parametern aus eingefügten Spalten berechnen. Um den resultierenden Zeitplan zu berechnen, klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ .
Als Einstellung können Dauer und Arbeit verknüpft werden. Die Dauer berechnet sich dann aus der Arbeit und den zugewiesenen Ressourcen. Zellformeln in der Spalte „Dauer“ werden wahrscheinlich durch den Wert in der Spalte „Arbeit“ überschrieben und entfernt. In diesem Fall empfiehlt es sich, Zellformeln nur in der Spalte „Arbeit“ und nicht in der Spalte „Dauer“ zu verwenden.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich die Zeitskala des Gantt-Diagramms erweitern?
Ändern Sie das Gantt-Diagramm nicht direkt in der Tabelle. Ändern Sie Startdatum und Zeitraum (nur in Pro ) des Diagramms im Reiter „Einstellungen“ des Aufgabenbereichs. Durch Ändern des Startdatums können Sie durch das Gantt-Diagramm scrollen.
Warum liegen die Daten in der Gantt-Skala 4 Jahre und 1 Tag vor den Daten in den Start und Finish ?
Excel kennt zwei Datumssysteme. Windows verwendet grundsätzlich das 1900er-System, Mac zusätzlich das 1904er-System. ProjectSheet for Excel verwendet das 1900er-System. Wie Sie in Excel je nach Excel-Version vom 1904er- auf das 1900er-System umstellen, lesen Sie hier: Datumssysteme in Excel .
Wie behebt man den „Add-In-Fehler. Wir konnten für dieses Add-On keine Verbindung zum ‚Office Store‘-Katalogserver herstellen“?
Wenn Ihr Unternehmen Ihnen Microsoft Office 365 zur Verfügung stellt, können Sie beim Administrator prüfen, ob ProjectSheet – Gantt-Diagramm im Admin Center aus dem Office Store (Einstellungen > Integrierte Apps) hinzugefügt werden kann.
Warum sind die Gantt-Balken in der Pro Version manchmal nicht mit den Aufgaben ausgerichtet?
Dies kann passieren, wenn die Zoomstufe der Tabelle aufgrund eines Problems im Microsoft-Framework nicht 100 % beträgt. Als Workaround steht unten rechts im Aufgabenbereich die Option Gantt Free version zur Verfügung.
Was sind die Mindestanforderungen für dieses Excel-Add-In?
Im Microsoft AppSource Store wird Excel 2019 angegeben. Die mindestens erforderliche Excel-Version ist das Update 1808 (August 2018). Sie finden Ihre Version unter „Konto“ > „Über Excel“.
Kann ich meine Lizenz auf ein anderes Konto übertragen, wenn ich das Unternehmen verlasse?
Nicht Ihre Lizenz, aber Sie können Ihre Restlaufzeit auf eine andere aktive Lizenz übertragen. Senden Sie dazu eine Übertragungsanfrage an den Helpdesk und nennen Sie darin das andere aktive Lizenzkonto. Die Restlaufzeit wird dann zum Lizenzende des anderen Kontos addiert und Ihre eigene Lizenz wird gekündigt.
Wie entferne ich das Add-In?
Suchen Sie das ProjectSheet -Add-In im Menüband „ Einfügen “ unter „Office-Add-Ins“ auf der Registerkarte „MEINE ADD-INS“ . Klicken Sie auf die drei Punkte im Menü und wählen Sie „Entfernen“ . Sollte ProjectSheet dort nicht vorhanden sein, können Sie auf der Registerkarte „VOM ADMINISTRIERTE VERWALTUNG“ nachsehen und den Administrator fragen.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Add-In aus allen Excel-Desktop-Apps entfernen, die Sie auf allen Ihren Geräten verwendet haben, und auch aus Office Online, um zu verhindern, dass beim erneuten Öffnen der Tabelle ein Aufgabenbereich mit der Schaltfläche „ Diesem Add-In vertrauen“ angezeigt wird.