Benutzerhandbuch für ProjectSheet for Excel
Inhalt
Gantt-Diagramm in einer Tabelle
Aufgabenspalten und Registerkarte „Bearbeiten“
Ressourcenspalten (nur in Pro )
Anleitungsvideos
Kurztour durch das kostenlose Add-In [2:56]
Kurztour durch Pro -Add-In [3:51]
Add-In installieren
In Microsoft Excel können Sie es aus dem Add-In-Store installieren, der sich im Menüband „Einfügen“ befindet. Geben Sie „ projectsheet “ in das Suchfeld ein und fügen Sie das Add-In hinzu, wie im Video „Add-In installieren“ gezeigt.
Sie können die Installation auch aus der Microsoft AppSource durchführen.
Nach der Installation erhält die Startleiste eine ProjectSheet Schaltfläche zum Öffnen des Aufgabenbereichs.
Blätter hinzufügen
Der Aufgabenbereich des ProjectSheet -Add-Ins wird mit der Schaltfläche Open Taskpane in der Multifunktionsleiste „Start“ geöffnet. Er wird auf der rechten Seite der Tabelle angezeigt.
Sie können mit der Basisversion Continue oder sich mit Ihrem Microsoft-Konto per Single Sign On (SSO) Sign in for Pro . Anschließend können Sie eine 10-tägige Testversion starten, indem Sie ein Registrierungsformular ausfüllen. Während oder nach der Testversion können Sie eine Pro Lizenz erwerben.
Beim ersten Öffnen werden in der Basisversion zwei Arbeitsblätter hinzugefügt: Project und Tasks , in der Pro Version vier: Project , Tasks , Resources und Holidays . Das Arbeitsblatt Project zeigt eine Zusammenfassung des Projekts. Im Arbeitsblatt Holidays können Sie Daten eintragen, an denen am Projekt nicht gearbeitet wird.
Der Aufgabenbereich wird durch drei Registerkarten ersetzt, eine zum Bearbeiten , eine für Einstellungen und eine mit Informationen zum Add-In. Sie können den Aufgabenbereich schließen und mit der Bearbeitung fortfahren.
Gantt-Diagramm in einer Tabelle
Das Arbeitsblatt „Aufgaben“ ist im Screenshot unten dargestellt und besteht auf der linken Seite aus einer Tabelle mit dem Zeitplan und auf der rechten Seite aus einem generierten Gantt-Diagramm. Ganz rechts befindet sich der Aufgabenbereich des Add-Ins. Wenn Änderungen im Arbeitsblatt oder im Aufgabenbereich vorgenommen werden, werden der Zeitplan und das Gantt-Diagramm während der Wartezeit aktualisiert, was durch die Wartefarbe oben im Aufgabenbereich angezeigt wird.
Die Start- und Enddaten entsprechen den Balken im Gantt-Diagramm. Der WBS-Code gibt an, wie die Aufgaben bei Zusammenfassungsaufgaben strukturiert sind.
Das Startdatum der Sammelaufgabe entspricht dem frühesten Startdatum ihrer Unteraufgabe(n), das Enddatum der Sammelaufgabe entspricht dem spätesten Enddatum ihrer Unteraufgabe(n).
Der Fortschritt in Prozent entspricht einer Doppellinie in einem Balken.
Das heutige Datum wird im Gantt-Diagramm mit einer vertikalen gestrichelten blauen Linie angezeigt.
Eine Aufgabe ist blau, eine Zusammenfassungsaufgabe ist grau und ein Meilenstein ist orange.
Wenn vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung als Farbe des Balkens angezeigt. Wenn Sie die Farbe ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ , um sie zu aktualisieren.
Die Pro Version zeigt eine Verknüpfung zwischen Aufgaben im Gantt-Diagramm mit einem Pfeil und den Fortschritt mit einem durchgezogenen Balken innerhalb des Gantt-Balkens an.
Zeitstrahl
Das Gantt-Diagramm zeigt den gesamten Zeitplan oder einen Teil davon, je nach der Zeitskala, die auf der Registerkarte „ Einstellungen“ im Aufgabenbereich festgelegt wurde. Sie können das Startdatum der Zeitskala festlegen, um durch das Gantt-Diagramm zu blättern. Das Startdatum kann mit der Datumsauswahl oder auf heute oder auf das früheste Startdatum der ausgewählten Aufgaben festgelegt werden. Sie können den Zeitraum der Zeitskala festlegen, um das gesamte Projekt im Gantt-Diagramm anzuzeigen (nur in Pro ). Der Zeitraum beginnt mit 1 Tag pro Zelle und endet mit 3 Jahren für die gesamte Zeitskala (18 Tage pro Zelle). Sowohl das Startdatum als auch der Zeitraum werden automatisch mit Autofit festgelegt (nur in Pro ).
Sie können den Starttag der Woche im Gantt-Diagramm festlegen, der Standardtag ist Montag.
Aufgabenspalten und Registerkarte „Bearbeiten“
WBS und Aufgabenbeschreibung
Beginnen Sie in der Spalte Aufgabenbeschreibung mit der Eingabe des Zeitplans. Die Spalte WBS wird berechnet und zeigt einen Code an, der die Projektstruktur der Aufgaben angibt. Wenn vorhanden, wird die Hintergrundfarbe der Aufgabenbeschreibung nach dem Klicken auf die Schaltfläche Aktualisieren als Farbe des Gantt-Balkens angezeigt. Wenn Sie den Aufgabenbeschreibungstext löschen, wird die gesamte Aufgabe entfernt.
Mit diesen Auf-/Ab-Schaltflächen in der Registerkarte „Bearbeiten“ gelangen Sie zur vorherigen/nächsten Aufgabenzeile. Der Zeilenindex der Tabelle wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Diese Schaltflächen auf der Registerkarte „Bearbeiten“ verringern/erhöhen die Einrückung der WBS-Ebene der ausgewählten Aufgabenzeile(n). Der WBS-Code wird hinter den Schaltflächen angezeigt.
Die WBS-Hierarchie wird auch in der Einrückung des Aufgabenbeschreibungstextes angezeigt. Sogenannte Sammelaufgaben sind fett gedruckt.
Dieses Dropdown-Menü auf der Registerkarte „Bearbeiten“ verfügt über Funktionen zum Reduzieren/Erweitern ausgewählter oder aller Zusammenfassungsaufgaben.
Mit der Funktion „Ebene reduzieren“ werden alle Zusammenfassungsaufgaben reduziert, die die gleiche Einrückungsebene wie die ausgewählte Zusammenfassungsaufgabe haben.
Mit der Funktion „100 % abgeschlossen ausblenden“ werden alle (Zusammenfassungs-)Aufgaben ausgeblendet, die einen Fortschritt von 100 % aufweisen.
Dauer (nur Pro )
Die Dauer einer Aufgabe ist die Zeit zwischen Start- und Enddatum. Bei einer Änderung wird das Enddatum neu berechnet, während das Startdatum beibehalten wird. Bei einer Änderung des Enddatums wird die Dauer geändert, während das Startdatum beibehalten wird. Eine Aufgabe wird zu einem Meilenstein, wenn sie eine Dauer von 0 hat.
Mit den Drehfeldern „Tage“ und „Stunden“ auf der Registerkarte „Bearbeiten“ legen Sie die Dauer in den ausgewählten Zellen der Tabelle fest.
Start- und Enddatum
Die Spalte „Start“ enthält das Startdatum einer Aufgabe, die Spalte „Ende“ das Enddatum. Die Zusammenfassungsdaten und das Gantt-Diagramm werden bei Bedarf berechnet. In der Basisversion wird eine Aufgabe zu einem Meilenstein, wenn sie nur ein Enddatum hat.
Der Datumswähler auf der Registerkarte „Bearbeiten“ fügt das ausgewählte Datum in die ausgewählte(n) Zelle(n) im Arbeitsblatt ein.
Vorgänger (nur Pro )
Sie können eine Vorgängeraufgabe eingeben, indem Sie die Zeilennummer der Tabelle eingeben. Mehrere Aufgaben als Vorgänger werden durch ein Semikolon (;) getrennt.
Sie können Aufgaben auch per Mausklick in der Tabelle und in der Registerkarte „Bearbeiten“ des Aufgabenbereichs verknüpfen. Klicken Sie zunächst auf eine Aufgabe in der Tabelle und dann auf „Von“ im Aufgabenbereich. Diese Aufgabe wird im Aufgabenbereich von kursiv auf fett gesetzt. Klicken Sie dann auf eine Aufgabe und auf „Bis“. Sie können dies für weitere „Bis“-Aufgaben wiederholen. Durch erneutes Klicken auf „Bis“ wird die Verknüpfung aufgehoben. Sie können dies auch umgekehrt mit „Bis“ und einer oder mehreren „Von“-Aufgaben tun. Nach dem Verknüpfen können Sie den Typ und die Verzögerung/Vorlaufzeit in Tagen und Stunden ändern.
Zustand (nur Pro )
In der Spalte Bedingung werden zusätzliche Bedingungen für Aufgaben angezeigt, wie die Planung geplant werden soll. Die Zeilen verfügen über ein Pulldown-Menü mit vier Optionen, wenn die Zelle ausgewählt ist:
- ASAP – So bald wie möglich (Standard)
- ALAP - So spät wie möglich
- Beginn: An diesem Datum oder später
- Ende am - An diesem Datum oder früher
Kein Text in der Zelle bedeutet „ASAP“.
Ressourcen (nur Pro )
In der Spalte Ressourcen werden die zugewiesenen Ressourcen aus dem Arbeitsblatt Ressourcen angezeigt. Die Ressource entspricht dem Namen oder der Abkürzung, falls vorhanden. Die standardmäßig zugewiesene Menge ist 1, zwischen eckigen Klammern [] kann eine andere Menge eingegeben werden. Mehrere zugewiesene Ressourcen werden mit einem Semikolon (;) getrennt.
Die Ressourcen im Arbeitsblatt „Ressourcen“ sind auch in einem Dropdown-Menü im Aufgabenbereich vorhanden. Klicken Sie auf eine Aufgabe und wählen Sie eine Ressource aus dem Dropdown-Menü aus. Bereits zugewiesene Ressourcen sind fett gedruckt. Die standardmäßig zugewiesene Menge für eine neue Ressource ist 1. Sie können mit dem Spinner eine andere Menge für eine bereits zugewiesene Ressource eingeben. Eine Menge von 0 entfernt die Ressource aus der Aufgabe.
Arbeit (nur Pro )
Die Anzahl der Arbeitsstunden pro Aufgabe oder Zusammenfassungsaufgabe.
Kosten (nur Pro )
Gesamtkosten pro Aufgabe oder Sammelaufgabe für alle zugewiesenen Ressourcen. Die Kostenberechnung hängt von der Rate und dem Typ der Ressource ab. Wenn keine Ressourcen zugewiesen sind, können Sie die Kosten selbst eingeben.
Fortschritt in Prozent
Der Fortschrittsprozentsatz jeder Aufgabe. Der Fortschritt einer Zusammenfassungsaufgabe wird aus ihren Unteraufgaben berechnet. Sie können den Prozentsatz für eine oder mehrere Zellen gleichzeitig im Aufgabenbereich eingeben:
Dieser Schieberegler fügt den gewählten Fortschrittsprozentsatz in die ausgewählte(n) Zelle(n) der Tabelle ein.
Schichtbeginn
Mit dieser Funktion können Sie das Start- und Enddatum der ausgewählten Zeile(n) verschieben.
Die Datumsauswahl zeigt das früheste Startdatum in den ausgewählten Zeilen an.
Wenn Sie dieses Datum ändern, verschieben sich alle ausgewählten Start- und Enddaten entsprechend.
Ressourcenspalten (nur Pro )
Ressourcenname
Durch die Eingabe eines Namens wird die Ressource hinzugefügt, durch das Entfernen des Namens wird die Ressource entfernt. Die Ressourcen im Arbeitsblatt „Ressourcen“ sind auch in einem Pulldown-Menü im Aufgabenbereich vorhanden. Eine Ressource kann einer oder mehreren Aufgaben zugewiesen werden.
Abkürzung
Der Einfachheit halber ersetzt die Abkürzung den Ressourcennamen in der Spalte „Ressourcen“ im Arbeitsblatt „Aufgaben“.
Typ
Die Typen werden in einem Pulldown-Menü angezeigt, wenn Sie die Zelle auswählen:
- Arbeit - Ressourcen pro Arbeitsstunde einer Aufgabe, wie z. B. Arbeitskräfte
- Ausrüstung – Ressourcen pro Aufgabendauerstunde, wie z. B. gemietete Ausrüstung usw.
- Material – Ressourcen pro Einheit, wie Teile, Baumaterial usw.
Rate
Stundentarif für Ressourcen des Typs Arbeit und Ausrüstung und Kosten pro Einheit für Ressourcen des Typs Material.
Zählen
Gesamtstunden für Ressourcen vom Typ „Arbeit“ und „Ausrüstung“ und Gesamtmenge für Ressourcen vom Typ „Material“ über alle Aufgaben hinweg.
Kosten
Gesamtkosten pro Ressource für alle Aufgaben.
Registerkarte „Einstellungen“
Zeitstrahl
Die Zeitskala des Gantt-Diagramms wird hier erläutert.
Fortschrittsanzeige
Die Fortschrittsanzeige kann für die Spalte „Fortschritt“ und das Gantt-Diagramm unabhängig voneinander eingestellt werden.
Die Farben haben folgende Bedeutung:
| Zustand | Farbe |
| heute vor dem Startdatum der Aufgabe | keine Farbe |
| heute nach Aufgabenstartdatum und Fortschritt im Zeitplan | Grün |
| heute nach Aufgabenstartdatum und Fortschritt liegt hinter dem Zeitplan | Gelb |
| heute nach dem Endtermin und Fortschritt weniger als 100 % | Rot |
| Fortschritt entspricht 100% | keine Farbe |
Anzeige des kritischen Pfads (nur Pro )
Verknüpfte Aufgaben, die sich auf dem kritischen Pfad befinden, verursachen Projektverzögerungen, wenn sie verzögert werden. Nicht kritische Aufgaben haben Pufferzeit, bevor sie Projektverzögerungen verursachen. Optionen für die Sichtbarkeit des kritischen Pfads im Gantt-Diagramm:
- Aufgaben auf dem kritischen Pfad erhalten einen roten Rand.
- Bei nicht kritischen Aufgaben wird die Pufferzeit durch einen gepunkteten Balken angezeigt.
Arbeitswoche (nur Pro )
Legen Sie die Arbeitswoche fest, indem Sie
- Starttag der Arbeitswoche
- Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage pro Woche
- Arbeitszeit pro Tag
Die arbeitsfreien Tage (Wochenenden) sind in Gantt-Diagrammen graue Spalten mit einer Skala von 1 Tag pro Spalte.
Arbeit pro Aufgabe (nur Pro )
Sie können die Arbeitsstunden einer Aufgabe unter den Ressourcen oder pro Ressource zuweisen.
- Eine Aufteilung der Arbeitsstunden auf die Ressourcen ist dann sinnvoll, wenn die Ressourcen die gleiche Arbeit verrichten. Mehr Ressourcen bedeutet, dass die Arbeitsstunden je nach Zuordnung, die in Klammern hinter der Ressource steht, auf die Ressourcen aufgeteilt werden.
- Wenn die einer Aufgabe zugewiesenen Ressourcen unterschiedliche Arbeiten verrichten, ist es wünschenswert, die Arbeitsstunden jeder Ressource einzeln zuzuweisen. Mit der Zuweisung, die in Klammern hinter der Ressource steht, ist es dann möglich, die einer Aufgabe zugewiesenen Stunden pro Ressource zu variieren.
Aufgabendauer und Arbeitszeit können unabhängig voneinander festgelegt werden oder folgen aufeinander mit den festgelegten Arbeitsstunden pro Tag. Die Option wirkt sich nur bei Änderungen und bei neuen Aufgaben aus.
Anpassung
Sie können die Tabellenkalkulationsfunktion verwenden, um die Projektplanung anzupassen. Spalten können an jeder beliebigen Stelle in der Tabelle „Aufgaben und Ressourcen“ eingefügt werden. Sie können Text, Daten usw. oder Zellformeln enthalten. Die Zellformeln können sich auf ProjectSheet oder andere benutzerdefinierte Spalten beziehen.
Die Spalten Dauer und Arbeit können in der Pro-Version auch Zellformeln enthalten. Solange sie nicht von ProjectSheet überschrieben werden, bleiben sie erhalten. Die Formeln können die Dauer oder Arbeit basierend auf einem oder mehreren Parametern aus eingefügten Spalten berechnen. Um den resultierenden Zeitplan zu berechnen, müssen Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken.
Als Einstellung können Dauer und Arbeit verknüpft werden. Die Dauer wird dann aus der Arbeit und den zugewiesenen Ressourcen berechnet. Zellformeln in der Spalte „Dauer“ werden wahrscheinlich durch den Wert in der Spalte „Arbeit“ überschrieben und entfernt. In diesem Fall wird empfohlen, Zellformeln nur in der Spalte „Arbeit“ zu verwenden, nicht in der Spalte „Dauer“.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich die Zeitskala des Gantt-Diagramms erweitern?
Ändern Sie das Gantt-Diagramm nicht in der Tabelle selbst. Ändern Sie das Startdatum und den Zeitraum (nur in Pro ) des Diagramms auf der Registerkarte „ Einstellungen “ des Aufgabenbereichs. Durch Ändern des Startdatums können Sie durch das Gantt-Diagramm scrollen.
Warum liegen die Daten in der Gantt-Skala 4 Jahre und 1 Tag vor den Daten in den Start und Finish Zellen?
Excel kennt zwei Datumssysteme, Windows verwendet immer das 1900-System, Mac zusätzlich das 1904-System. ProjectSheet for Excel verwendet das 1900-System. Wie Sie in Excel je nach Ihrer Excel-Version vom 1904-Datumssystem auf das 1900-Datumssystem umstellen, lesen Sie hier: Datumssysteme in Excel .
Wie behebt man den „Add-In-Fehler. Wir konnten für dieses Add-On keine Verbindung zum ‚Office Store‘-Katalogserver herstellen“?
Wenn Ihr Unternehmen Ihnen Microsoft Office 365 zur Verfügung stellt, können Sie beim Administrator nachfragen, ob ProjectSheet – Gantt-Diagramm im Admin Center aus dem Office Store hinzugefügt werden kann (Einstellungen > Integrierte Apps).
Warum sind die Gantt-Balken in der Pro Version manchmal nicht auf die Aufgaben ausgerichtet?
Dies kann passieren, wenn die Zoomstufe der Tabelle nicht 100 % beträgt. Dies ist auf ein Problem im Microsoft-Framework zurückzuführen. Als Workaround gibt es unten rechts im Aufgabenbereich die Option basic Gantt .
Was sind die Mindestanforderungen für dieses Excel-Add-In?
Der Microsoft AppSource Store gibt Excel 2019 an, die erforderliche Mindestversion von Excel ist das Update 1808 (2018, August). Sie finden Ihre Version unter Konto > Über Excel.
Kann ich meine Lizenz auf ein anderes Konto übertragen, wenn ich das Unternehmen verlasse?
Nicht Ihre Lizenz, aber Ihre Restlaufzeit können Sie auf eine andere aktive Lizenz übertragen. Senden Sie dazu eine Übertragungsanfrage an den Helpdesk , in der Sie das andere aktive Lizenzkonto erwähnen. Die Restlaufzeit wird dann zum Lizenzenddatum des anderen Kontos addiert und Ihre eigene Lizenz ist beendet.
Wie entferne ich das Add-In?
Suchen Sie das ProjectSheet -Add-In im Menüband „Einfügen“ unter „Office-Add-Ins“ auf der Registerkarte „MEINE ADD-INS“ . Klicken Sie auf die drei Punkte im Menü und wählen Sie „Entfernen“ . Wenn ProjectSheet dort nicht zu finden ist, können Sie auf der Registerkarte „VOM ADMIN VERWALTET“ nachsehen und den Administrator fragen.
Stellen Sie sicher, dass Sie das Add-In aus allen Excel-Desktop-Apps entfernen, die Sie auf allen Ihren Geräten verwendet haben, und auch aus Office Online, um zu verhindern, dass beim erneuten Öffnen der Tabelle ein Aufgabenbereich mit der Schaltfläche „Diesem Add-In vertrauen“ angezeigt wird .