Användarhandbok för ProjectSheet for Excel -tillägget
Innehåll
Uppgiftskolumner och fliken Redigera
Resurskolumner (endast i Pro )
Vanliga frågor - Vanliga frågor
Handledningsvideor
Snabb genomgång av gratistillägget [2:56]
Snabb genomgång av Pro -tillägget [3:51]
Installera tillägg
I Microsoft Excel kan du installera från tilläggsarkivet som finns i menyfliksområdet Hem. Skriv " projectsheet " i sökrutan och Lägg till tillägget, som visas i videon Installera tillägg .
Du kan också installera från Microsoft AppSource .
Efter installationen får menyfliksområdet Hem en ProjectSheet knapp för att öppna aktivitetsfönstret.
Lägg till ark
Aktivitetsfönstret i ProjectSheet -tillägget öppnas med knappen Open Taskpane i menyfliksområdet Hem. Det visas på höger sida av kalkylbladet.
Du kan Continue med gratisversionen eller Sign in for Pro med enkel inloggning (SSO) med ditt Microsoft-konto. Sedan kan du starta en 10-dagars provperiod genom att fylla i ett registreringsformulär. Under eller efter provperioden kan du köpa en Pro licens.
När gratisversionen öppnas för första gången lägger den till två arbetsblad: Project och Tasks , medan Pro versionen lägger till fyra arbetsblad: Project , Tasks , Resources och Holidays . Project visar en sammanfattning av projektet. I Holidays kan du ange datum då projektet inte pågår.
Åtgärdsfönstret kommer att ersättas med tre flikar, en för Redigera , en för Inställningar och en med information om tillägget. Du kan stänga åtgärdsfönstret och fortsätta med redigeringen.
Gantt-diagram i kalkylblad
Arbetsbladet Uppgifter visas på skärmbilden nedan och består av en tabell med schemat till vänster och ett genererat Gantt-schema till höger. Längst till höger finns tilläggets åtgärdsfönster. När redigeringar görs i kalkylbladet eller åtgärdsfönstret uppdateras schemat och Gantt-schemat under vänteperioden, vilket indikeras med väntefärgen högst upp i åtgärdsfönstret.
Start- och slutdatumen motsvarar staplar i Gantt-schemat. WBS-koden anger hur uppgifterna är strukturerade med sammanfattningsuppgifter.
Startdatumet för sammanfattningsuppgiften är lika med det tidigaste startdatumet för dess deluppgift(er), slutdatumet för sammanfattningsuppgiften är lika med det senaste slutdatumet för dess deluppgift(er).
Förloppsprocenten motsvarar en dubbel linje i en stapel.
Dagens datum visas med en vertikal streckad blå linje i Gantt-diagrammet.
En uppgift är blå, en sammanfattningsuppgift är grå och en milstolpe är orange.
När den visas bakgrundsfärgen för uppgiftsbeskrivningen som stapelns färg. Om du ändrar färgen klickar du på knappen Uppdatera för att uppdatera den.
Pro versionen visar en länk mellan uppgifter i Gantt-schemat med en pil och förloppet med en heldragen stapel inuti Gantt-stapeln.
Tidsskala
Gantt-diagrammet visar hela schemat eller en del av det, beroende på vilken tidsskala som är inställd på fliken Inställningar i aktivitetsfönstret. Du kan ställa in startdatumet för tidsskalan för att bläddra igenom Gantt-diagrammet. Startdatumet kan ställas in med datumväljaren eller till idag eller till det tidigaste startdatumet för de valda uppgifterna. Du kan ställa in tidsperioden för tidsskalan för att se hela projektet i Gantt-diagrammet (endast i Pro ). Tidsperioden börjar med 1 dag per cell och slutar med 3 år för hela tidsskalan (18 dagar per cell). Både startdatum och tidsperiod ställs in automatiskt med Autopassning (endast i Pro ).
Du kan ange veckans startdag i Gantt-diagrammet, standard är måndag.
Uppgiftskolumner och fliken Redigera
WBS och uppgiftsbeskrivning
I kolumnen Uppgiftsbeskrivning börjar du ange schemat. Kolumnen Arbetsuppdelningsstruktur beräknas och visar en kod som anger uppgifternas arbetsuppdelningsstruktur. När den finns visas bakgrundsfärgen för uppgiftsbeskrivningen som färgen på Gantt-stapeln efter att du klickat på knappen Uppdatera . Om du tar bort texten i uppgiftsbeskrivningen tas hela uppgiften bort.
Dessa upp/ned-knappar på fliken Redigera flyttar till föregående/nästa uppgiftsrad. Kalkylbladets radindex visas bakom knapparna.
Dessa knappar på fliken Redigera minskar/ökar indragsnivån för WBS för den/de valda aktivitetsraden/raderna. WBS-koden visas bakom knapparna.
WBS-hierarkin visas också i indraget i uppgiftsbeskrivningstexten. Så kallade sammanfattningsuppgifter är markerade med fetstil.
Den här rullgardinsmenyn på fliken Redigera har funktioner för att minimera/expandera valda eller alla sammanfattningsuppgifter.
Funktionen 'collapse level' komprimerar alla sammanfattningsuppgifter med samma indragsnivå som den valda sammanfattningsuppgiften.
Funktionen 'dölj 100 % slutfört' döljer alla (sammanfattnings-)uppgifter som har 100 % förlopp.
Varaktighet (endast Pro )
En uppgifts varaktighet är tiden mellan start- och slutdatum. När den ändras beräknas slutdatumet om, medan startdatumet behålls. När slutdatumet ändras ändras varaktigheten medan startdatumet behålls. En uppgift blir en milstolpe om den har en varaktighet på 0.
Snurrarna för dagar och timmar på fliken Redigera anger varaktigheten i den/de markerade cellen/cellerna i kalkylbladet.
Start- och slutdatum
Startkolumnen innehåller startdatumet för en uppgift, och slutkolumnen slutdatumet. Sammanfattningsdatum och Gantt-schema beräknas när så är tillämpligt. För gratisversionen blir en uppgift en milstolpe om den bara har ett slutdatum.
Datumväljaren på fliken Redigera placerar det valda datumet i den/de markerade cellen/cellerna i kalkylbladet.
Föregångare (endast Pro )
Du kan ange en föregående uppgift genom att ange dess radnummer i kalkylbladet. Flera uppgifter som föregår separeras med semikolon (;).
Du kan också länka uppgifter genom att klicka med musen i kalkylbladet och på fliken Redigera i åtgärdsfönstret. Klicka först på en uppgift i kalkylbladet och sedan på "från" i åtgärdsfönstret. Denna uppgift kommer att gå från kursiv till fetstil i åtgärdsfönstret. Klicka sedan på en uppgift och på "till". Du kan upprepa detta för fler "till"-uppgifter. Om du klickar på "till" igen tas länken bort. Du kan också göra detta omvänt med "till" och en eller flera "från"-uppgifter. Efter länkningen kan du ändra typ och fördröjning/ledtid i dagar och timmar.
Skick (endast Pro )
Kolumnen Villkor visar ytterligare villkor för uppgifter om hur planeringen ska schemaläggas. Raderna har en rullgardinsmeny med fyra alternativ när cellen är markerad:
- ASAP - Så snart som möjligt (standard)
- ALAP - Så sent som möjligt
- Börja den - På detta datum eller senare
- Slut på - På detta datum eller tidigare
Ingen text i cellen betyder ASAP.
Resurser (endast Pro )
Kolumnen Resurser visar de tilldelade resurserna från resursarket. Resursen motsvarar namnet eller förkortningen om sådan finns. Standardantalet är 1, mellan hakparenteser [] kan en annan kvantitet anges. Flera tilldelade resurser separeras med semikolon (;).
Resurserna i resursarket finns också i en rullgardinsmeny i aktivitetsfönstret. Klicka på en uppgift och välj en resurs från rullgardinsmenyn. Redan tilldelade resurser visas i fetstil. Standardkvantiteten för en ny resurs är 1. Du kan ange en annan kvantitet för en redan tilldelad resurs med rotationsratten. En kvantitet på 0 tar bort resursen från uppgiften.
Arbete (endast Pro )
Antalet arbetstimmar per uppgift eller sammanfattningsuppgift.
Kostnad (endast Pro )
Total kostnad per uppgift eller sammanfattningsuppgift för alla tilldelade resurser. Kostnadsberäkningen beror på resursens avgift och typ . När inga resurser är tilldelade kan du ange kostnader själv.
Procentuell framsteg
Procentandelen för varje uppgift. Sammanfattningsuppgiftens förlopp beräknas utifrån dess deluppgifter. Du kan ange procentandelen för en eller flera celler samtidigt i uppgiftsfönstret:
Det här skjutreglaget placerar den valda förloppsprocenten i den/de markerade cellen/cellerna i kalkylbladet.
Skiftets startdatum
Den här funktionen låter dig flytta start- och slutdatum för den/de valda raden/raderna.
Datumväljaren visar det tidigaste startdatumet i de valda raderna.
När du ändrar detta datum kommer alla valda start- och slutdatum att ändras i enlighet därmed.
Resurskolumner (endast Pro )
Resursnamn
Om du anger ett namn läggs resursen till, om du tar bort namnet tas resursen bort. Resurserna i resursarket finns också i en rullgardinsmeny i aktivitetsfönstret. En resurs kan tilldelas en eller flera uppgifter.
Förkortning
Förkortningen ersätter resursnamnet i kolumnen Resurser i kalkylbladet Uppgifter för enkelhetens skull.
Typ
Typerna finns i en rullgardinsmeny när du markerar cellen:
- Arbete - resurser per arbetstimme, som arbetskraft
- Utrustning - resurser per uppgiftstid i timmen, som hyrd utrustning etc.
- Material - resurser per enhet, som delar, byggmaterial etc.
Hastighet
Tariff per timme för resurs av typen Arbete och utrustning och kostnad per enhet för resurs av typen Material.
Räkna
Totalt antal timmar för resursen av typen Arbete och utrustning och total kvantitet för resursen av typen Material för alla uppgifter.
Kosta
Total kostnad per resurs för alla uppgifter.
Inställningsfliken
Du hittar den här fliken i aktivitetsfönstret.
Tidsskala
Tidsskalan för Gantt-diagrammet förklaras här .
Förloppsindikation
Förloppsindikationen kan ställas in oberoende av varandra för kolumnen Förlopp och Gantt-diagrammet.
Färgerna har följande betydelse:
| Skick | Färg |
| idag före uppgiftens startdatum | ingen färg |
| idag efter uppgiftens startdatum och framsteg enligt schema | grön |
| idag efter uppgiftens startdatum och förloppet är försenat | gul |
| idag efter slutdatum och framsteg mindre än 100 % | röd |
| framsteg är lika med 100 % | ingen färg |
Indikation av kritisk väg (endast Pro )
Länkade uppgifter som ligger på den kritiska vägen kommer att orsaka projektförseningar när de försenas. Icke-kritiska uppgifter har fördröjningstid innan de orsakar projektförseningar. Alternativ för synlighet av den kritiska vägen i Gantt-schemat:
- Uppgifter på den kritiska sökvägen får en röd kantlinje.
- Icke-kritiska uppgifter kommer att ha sin slapphet synlig med en prickad stapel.
Arbetsvecka (endast Pro )
Ställ in arbetsveckan genom att välja
- Startdagen för arbetsveckan
- Antal arbetsdagar i följd per vecka
- Arbetstimmar per dag
Fridagarna (helger) är grå kolumner i Gantt-scheman som har en skala på 1 dag per kolumn.
Arbete per uppgift (endast Pro )
Du kan tilldela arbetstimmarna för en uppgift mellan resurserna eller per resurs.
- Att dela upp arbetstimmarna över resurserna är önskvärt om resurserna utför samma arbete. Fler resurser innebär att arbetstimmarna delas upp över resurserna, beroende på den tilldelade kvantiteten.
- Om resurserna som är tilldelade en uppgift utför olika arbeten är det önskvärt att tilldela arbetstimmarna till varje resurs individuellt. Med den tilldelade kvantiteten är det sedan möjligt att variera arbetstimmarna per resurs.
Uppgiftens varaktighet och arbetstider kan ställas in oberoende av varandra eller följa varandra med de inställda arbetstiderna per dag.
Anpassning
Du kan använda kalkylbladsfunktionen för att anpassa projektplaneringen. Kolumner kan infogas var som helst i tabellen Uppgifter och Resurser. De kan innehålla text, datum etc. eller cellformler. Cellformlerna kan referera till ProjectSheet kolumner eller andra anpassade kolumner.
Kolumnerna Varaktighet och Arbete i Pro-versionen kan också innehålla cellformler. Så länge de inte skrivs över av ProjectSheet kommer de att finnas kvar. Formlerna kan beräkna varaktighet eller arbete baserat på en eller flera parametrar från infogade kolumner. För att beräkna det resulterande schemat måste du klicka på knappen Uppdatera i aktivitetsfönstret.
Som en inställning kan Varaktighet och Arbete länkas. Varaktigheten beräknas sedan utifrån arbetet och de tilldelade resurserna. Cellformler i kolumnen Varaktighet kommer sannolikt att skrivas över och tas bort av värdet i kolumnen Arbete. I det här fallet rekommenderas det att endast använda cellformler i kolumnen Arbete, inte i kolumnen Varaktighet.
Vanliga frågor - Vanliga frågor
Hur utökar man tidsskalan för ett Gantt-schema?
Ändra inte Gantt-diagrammet i själva kalkylbladet. Ändra startdatum och tidsperiod (endast i Pro ) för diagrammet på fliken Inställningar i åtgärdsfönstret. Genom att ändra startdatum kan du bläddra igenom Gantt-diagrammet.
Varför är datumen i Gantt-skalan 4 år och 1 dag tidigare än datumen i Start och Finish ?
Excel har två datumsystem, Windows använder alltid 1900-systemet, Mac använder också 1904-systemet. ProjectSheet for Excel använder 1900-systemet. Här kan du läsa hur du växlar från datumsystemet 1904 till datumsystemet 1900 i Excel, beroende på din Excel-version: Datumsystem i Excel .
Hur löser man "Tilläggsfel. Vi kunde inte ansluta till katalogservern 'Office Store' för det här tillägget"?
Om ditt företag levererar Microsoft Office 365 till dig kan du kontrollera med administratören om ProjectSheet - Gantt-schema kan läggas till i administrationscentret från Office Store (Inställningar > Integrerade appar).
Varför är Gantt-staplarna ibland inte justerade med uppgifterna i Pro versionen?
Detta kan hända när kalkylbladets zoomnivå inte är 100 %, på grund av ett problem i Microsofts ramverk. Som en lösning finns alternativet Gantt Free version längst ner i åtgärdsfönstret till höger.
Vad är minimikravet för detta Excel-tillägg?
Microsoft AppSource- butiken anger Excel 2019, den lägsta Excel-version som krävs är uppdatering 1808 (augusti 2018). Du hittar din version under Konto > Om Excel.
Kan jag överföra min licens till ett annat konto när jag lämnar företaget?
Inte din licens, men du kan överföra din återstående tid till en annan aktiv licens . Skicka en begäran om överföring till helpdesk där du anger det andra aktiva licenskontot. Den återstående tiden läggs sedan till licensens slutdatum för det andra kontot och din egen licens upphör.
Hur tar man bort tillägget?
Hitta tillägget ProjectSheet i menyfliksområdet Infoga under Office-tillägg på fliken MINA TILLÄGG . Klicka på de tre punkterna i menyn och välj ta bort . Om ProjectSheet inte finns där kan du titta på fliken ADMINISTRATÖR HANTERAD och fråga administratören.
Se till att du tar bort tillägget från alla Excel-skrivbordsappar som du använde på alla dina enheter och även från Office Online, för att förhindra att ett åtgärdsfönster med knappen Lita på det här tillägget visas när du öppnar kalkylbladet igen.