Användarhandbok för ProjectSheet for Excel tillägget
Innehåll
Uppgiftskolumner och fliken Redigera
Video tutorials
Snabb rundtur i gratis tillägg [2:56]
Snabbtur av Pro tillägget [3:51]
Installera tillägg
I Microsoft Excel kan du installera från Add-ins-butiken som finns i Insert-bandet. Ange " projectsheet " i sökrutan och Lägg till tillägget, som visas i videon Installera tillägg .
Du kan också installera från Microsoft AppSource .
Efter installationen får hembandet en ProjectSheet knapp för att öppna aktivitetsfönstret.
Lägg till ark
Åtgärdsfönstret i ProjectSheet -tillägget öppnas med knappen Open Taskpane i menyfliksområdet Hem. Det visas på höger sida av kalkylarket.
Du kan Continue med den grundläggande versionen eller Sign in for Pro med Single Sign On (SSO) med ditt Microsoft-konto. Sedan kan du starta en 10-dagars provperiod genom att fylla i ett registreringsformulär. Under eller efter testperioden kan du köpa en Pro licens.
När den öppnas för första gången lägger grundversionen till två arbetsblad: Project och Tasks , Pro -versionen lägger till fyra arbetsblad: Project , Tasks , Resources och Holidays . Project visar en sammanfattning av projektet. I Holidays kan du ange datum då projektet inte fungerar.
Aktivitetsfönstret kommer att ersättas med tre flikar, en för Redigera , en för Inställningar och en med information om tillägget. Du kan stänga aktivitetsfönstret och fortsätta med redigeringen.
Gantt-diagram i kalkylblad
Arbetsbladet Tasks visas i skärmdumpen nedan och består på vänster sida av en tabell med schemat och på höger sida av ett genererat Gantt-diagram. Längst till höger finns tilläggets aktivitetsfönster. När ändringar görs i kalkylbladet eller aktivitetsfönstret uppdateras schemat och Gantt-diagrammet under vänteperioden, indikerat med väntefärgen överst i aktivitetsfönstret.
Start- och slutdatumen motsvarar staplar i Gantt-diagrammet. WBS-koden anger hur uppgifterna är uppbyggda med sammanfattande uppgifter.
Startdatumet för sammanfattningsuppgiften är lika med det tidigaste startdatumet för dess deluppgift(er), slutdatumet för sammanfattningsuppgiften är lika med det senaste slutdatumet för dess deluppgift(er).
Framstegsprocenten motsvarar en dubbel rad i en stapel.
Dagens datum visas med en vertikal streckad blå linje i Gantt-diagrammet.
En uppgift är blå, en sammanfattande uppgift är grå och en milstolpe är orange.
När den finns visas bakgrundsfärgen för uppgiftsbeskrivningen som färgen på stapeln.
Tidsskala
Gantt-diagrammet visar hela schemat eller en del av det, beroende på tidsskala som ställts in på fliken Inställningar i aktivitetsfönstret. Du kan ställa in startdatum och tidsperiod för tidsskalan. Startdatumet kan ställas in med datumväljaren eller till idag eller till det tidigaste startdatumet om de valda uppgifterna. Tidsperioden börjar med 1 dag per cell och slutar med 3 år för hela tidsskalan (18 dagar per cell). Både startdatum och tidsperiod ställs in automatiskt med Autofit.
Du kan ställa in startdagen för veckan i Gantt, standard är måndag.
Uppgiftskolumner och fliken Redigera
WBS och uppgiftsbeskrivning
I kolumnen Uppgiftsbeskrivning börjar du skriva in schemat. WBS-kolumnen beräknas och visar en kod som indikerar arbetsuppdelningsstrukturen för uppgifterna. När den finns visas bakgrundsfärgen för uppgiftsbeskrivningen som färgen på Gantt-fältet efter att ha klickat på knappen Uppdatera Gantt . Om du tar bort uppgiftsbeskrivningstexten tas hela uppgiften bort.
Dessa upp/ner-knappar på fliken Redigera flyttar till föregående/nästa uppgiftsrad. Kalkylbladets radindex visas bakom knapparna.
Dessa knappar på fliken Redigera minskar/ökar indrags-WBS-nivån för de valda uppgiftsraderna. WBS-koden visas bakom knapparna.
WBS-hierarkin visas också i indraget i uppgiftsbeskrivningstexten. Så kallade sammanfattningsuppgifter är i fetstil.
Den här rullgardinsmenyn på fliken Redigera har funktioner för att komprimera/expandera valda eller alla sammanfattningsuppgifter.
Funktionen "kollapsnivå" kollapsar alla sammanfattningsuppgifter med samma indragsnivå som den valda sammanfattningsuppgiften.
Funktionen "dölj 100% slutförd" döljer alla (sammanfattande) uppgifter som har 100% framsteg.
Start- och slutdatum
Kolumnen Start innehåller startdatumet för en uppgift, kolumnen Slutför slutdatumet. Sammanfattningsdatumen och Gantt-diagrammet beräknas när det är tillämpligt. För grundversionen blir en uppgift en milstolpe om den bara har ett slutdatum.
Datumväljaren på fliken Redigera placerar det valda datumet i de markerade cellerna i kalkylarket.
Varaktighet (endast Pro )
Varaktigheten för en uppgift är tiden mellan start- och slutdatum. Vid ändring räknas slutdatumet om, medan startdatumet behålls. När slutdatumet ändras ändras varaktigheten medan startdatumet behålls. En uppgift blir en milstolpe om den har en varaktighet på 0.
Dagar och timmar på fliken Redigera ställer in varaktigheten i de markerade cellerna i kalkylarket.
Föregångare (endast Pro )
Du kan ange en föregångare genom att ange dess radnummer i kalkylbladet. Flera uppgifter som föregångare separeras med semikolon (;).
Du kan också länka uppgifter genom att klicka med musen i kalkylarket och på fliken Redigera i uppgiftsfönstret. Klicka först på en uppgift i kalkylarket och sedan på 'från' i aktivitetsfönstret. Den här uppgiften kommer att gå från kursiv till fetstil i aktivitetsfönstret. Klicka sedan på en uppgift och på "till". Du kan upprepa detta för fler "till"-uppgifter. Om du klickar på "till" igen kommer länken att tas bort. Du kan också göra detta omvänt med 'till' och en eller flera 'från'-uppgifter. Efter länkning kan du ändra typ och fördröjning/ledtid i dagar och timmar.
Skick (endast Pro )
Kolumnen Villkor visar ytterligare villkor för uppgifter om hur planeringen ska schemaläggas. Raderna har en rullgardinsmeny med fyra alternativ när cellen är markerad:
- ASAP - Så snart som möjligt (standard)
- ALAP - Så sent som möjligt
- Börja på - på detta datum eller senare
- Avsluta på - Detta datum eller tidigare
Ingen text i cellen betyder ASAP.
Resurser (endast Pro )
Kolumnen Resurser visar de tilldelade resurserna från kalkylbladet Resurser. Resursen motsvarar namnet eller förkortningen om den finns. Standard tilldelad kvantitet är 1, mellan hakparenteser [] kan en annan mängd anges. Flera tilldelade resurser separeras med semikolon (;).
Resurserna i kalkylbladet Resurser finns också i en rullgardinsmeny i aktivitetsfönstret. Klicka på en uppgift och välj en resurs från rullgardinsmenyn. Redan tilldelade resurser är i fetstil. Standard tilldelad kvantitet för en ny resurs är 1. Du kan ange en annan kvantitet för en redan tilldelad resurs med spinnern. En kvantitet på 0 tar bort resursen från uppgiften.
Arbete (endast Pro )
Antalet arbetstimmar per uppgift eller sammanfattningsuppgift.
Kostnad (endast Pro )
Total kostnad per uppgift eller sammanfattande uppgift för alla tilldelade resurser. Kostnadsberäkningen beror på resurs Pris och typ . När inga resurser tilldelas kan du själv lägga in kostnader.
Framstegsprocent
Framstegsprocenten för varje uppgift. Sammanfattande uppgiftsförlopp beräknas från dess deluppgifter. Ange procentandelen för en eller flera celler samtidigt kan göras i aktivitetsfönstret:
Detta skjutreglage placerar den valda framstegsprocenten i den/de valda cellen/cellerna i kalkylarket.
Byt startdatum
Med den här funktionen kan du ändra start- och slutdatum för de valda raden/raderna.
Datumväljaren visar det tidigaste startdatumet i de valda raderna.
När du ändrar detta datum kommer alla valda start- och slutdatum att ändras i enlighet med detta.
Resurskolumner (endast Pro )
Resursnamn
Om du anger ett namn läggs resursen till, om du tar bort namnet tas resursen bort. Resurserna i kalkylbladet Resurser finns också i en rullgardinsmeny i aktivitetsfönstret. En resurs kan tilldelas en eller flera uppgifter.
Förkortning
För enkelhetens skull ersätter förkortningen resursnamnet i kolumnen Resurser i arbetsbladet Uppgifter.
Typ
Typerna finns i en rullgardinsmeny när du väljer cellen:
- Arbete - resurser per uppgift arbetstimme, som arbetskraft
- Utrustning - resurser per uppgiftslängd timme, som hyrd utrustning, etc.
- Material - resurser per enhet, som delar, byggmaterial, etc.
Betygsätta
Tarif per timme för arbets- och utrustningstyp resurs och kostnad per enhet för materialtyp resurs.
Räkna
Totalt antal timmar för arbets- och utrustningsresurs och total kvantitet för materialtypresurs för alla uppgifter.
Kosta
Total kostnad per resurs för alla uppgifter.
Fliken Inställningar
Tidsskala
Tidsskalan för Gantt-diagrammet förklaras här .
Framstegsindikering
Förloppsindikeringen kan ställas in för framstegskolumnen och Gantt-diagrammet oberoende av varandra.
Färgerna har följande betydelse:
| Skick | Färg |
| idag före uppgiftens startdatum | ingen färg |
| idag efter uppgiftens startdatum och framsteg enligt schemat | grön |
| idag efter uppgiftens startdatum och framsteg efter schemat | gul |
| idag efter slutdatum och framsteg mindre än 100 % | röd |
| framsteg motsvarar 100 % | ingen färg |
Kritisk vägindikation (endast Pro )
Länkade uppgifter som är på den kritiska vägen kommer att orsaka projektförseningar när de är försenade. Icke-kritiska uppgifter har trög tid innan de orsakar projektförseningar. Alternativ för synlighet av kritisk väg i Gantt-diagrammet:
- Uppgifter på den kritiska vägen får en röd kant.
- Icke-kritiska uppgifter kommer att ha sin slappa tid synlig med en prickad stapel.
Arbetsvecka (endast Pro )
Ställ in arbetsvecka genom att välja
- Startdag på arbetsveckan
- Antal på varandra följande arbetsdagar per vecka
- Arbetstid per dag
De arbetsfria dagarna (helgerna) är grå kolumner i Gantt-diagram som har en skala på 1 dag per kolumn.
Arbete per uppgift (endast Pro )
Du kan tilldela arbetstimmar för en uppgift bland resurserna eller per resurs.
- Att dela upp arbetstimmarna på resurserna är önskvärt om resurserna gör samma arbete. Mer resurser innebär att arbetstimmarna fördelas på resurserna beroende på tilldelning, vilket står inom parentes efter resursen.
- Om resurserna som tilldelas en uppgift gör olika arbete är det önskvärt att fördela arbetstimmar till varje resurs individuellt. Med uppdraget, som står inom parentes efter resursen, är det sedan möjligt att variera de timmar som tilldelas en uppgift per resurs.
Uppgiftens varaktighet och arbetstid kan ställas in oberoende eller följa varandra med inställda arbetstider per dag. Alternativet träder endast i kraft vid ändringar och på nya uppgifter.
FAQ - Vanliga frågor
Hur utökar man tidsskalan för Gantt-diagrammet?
Ändra inte Gantt-diagrammet i själva kalkylarket. Ändra startdatum och tidsperiod för diagrammet på fliken Inställningar i aktivitetsfönstret. Genom att ändra startdatumet kan du bläddra igenom Gantt-diagrammet.
Varför är datumen i Gantt-skalan 4 år och 1 dag tidigare än datumen i Start och Finish ?
Excel har två datumsystem, Windows använder alltid 1900-systemet, Mac använder också 1904-systemet. ProjectSheet for Excel använder 1900-systemet. Här kan du läsa hur du byter från 1904-datumsystemet till 1900-datumsystemet i Excel, beroende på din Excel-version: Datumsystem i Excel .
Hur löser jag "tilläggsfel. Vi kunde inte ansluta till 'Office Store'-katalogservern för detta tillägg"?
Om ditt företag levererar Microsoft Office 365 till dig kan du kontrollera med administratören om ProjectSheet - Gantt-diagram kan läggas till i Admin Center från Office Store (Inställningar > Integrerade appar).
Varför är Gantt-staplarna ibland inte i linje med uppgifterna i Pro versionen?
Detta kan hända när kalkylarkets zoomnivå inte är 100 %, som ett resultat av ett problem i Microsofts ramverk. Som en lösning finns det basic Gantt alternativet längst ner i aktivitetsfönstret till höger.
Vilket är minimikravet för detta Excel-tillägg?
Microsoft AppSource -butiken anger Excel 2019, den lägsta Excel-versionen som krävs är uppdateringen 1808 (2018, augusti). Du hittar din version under Konto > Om Excel.
Kan jag överföra min licens till ett annat konto när jag lämnar företaget?
Inte din licens, men du kan överföra din återstående tid till en annan aktiv licens . Skicka en begäran om överföring till Helpdesk där du nämner det andra aktiva licenskontot. Den återstående tiden läggs sedan till licensens slutdatum för det andra kontot och din egen licens avslutas.
Hur tar man bort tillägget?
Hitta ProjectSheet -tillägget i menyfliksområdet Infoga under Office-tillägg på fliken MINA ADD-INS . Klicka på de tre prickarna för menyn och välj ta bort . Om ProjectSheet inte finns där kan du titta på fliken ADMIN MANAGED och fråga administratören.
Se till att du tar bort tillägget från alla Excel-skrivbordsappar som du använde på alla dina enheter och även från Office online, för att förhindra en aktivitetsruta med knappen Lita på detta tillägg när du öppnar kalkylarket igen.