Brukerhåndbok for ProjectSheet for Excel -tillegget
Innhold
Oppgavekolonner og Rediger-fanen
Opplæringsvideoer
Rask omvisning av gratis tillegg [2:56]
Rask gjennomgang av Pro tillegget [3:51]
Installer tillegg
I Microsoft Excel kan du installere fra tilleggslageret som du finner på Hjem-båndet. Skriv inn « projectsheet » i søkefeltet og legg til tillegget, som vist i videoen om installasjon av tillegg .
Du kan også installere fra Microsoft AppSource .
Etter installasjonen får Hjem-båndet en ProjectSheet knapp for å åpne oppgaveruten.
Legg til ark
Oppgaveruten i ProjectSheet -tillegget åpnes med knappen Open Taskpane på Hjem-båndet. Den vises på høyre side av regnearket.
Du kan Continue med gratisversjonen eller Sign in for Pro med enkel pålogging (SSO) med Microsoft-kontoen din. Deretter kan du starte en 10-dagers prøveperiode ved å fylle ut et registreringsskjema. Under eller etter prøveperioden kan du kjøpe en Pro lisens.
Når gratisversjonen åpnes for første gang, legger den til to regneark: Project og Tasks , mens Pro versjonen legger til fire regneark: Project , Tasks , Resources og Holidays . Project viser et sammendrag av prosjektet. I Holidays kan du angi datoer når prosjektet ikke er i bruk.
Oppgaveruten vil bli erstattet med tre faner, én for Rediger , én for Innstillinger og én med informasjon om tillegget. Du kan lukke oppgaveruten og fortsette med redigeringen.
Gantt-diagram i regneark
Oppgaveregnearket vises på skjermbildet nedenfor og består av en tabell med tidsplanen på venstre side og et generert Gantt-diagram på høyre side. Helt til høyre er tilleggsprogrammets oppgaverute. Når det gjøres endringer i regnearket eller oppgaveruten, oppdateres tidsplanen og Gantt-diagrammet i løpet av venteperioden, angitt med ventefargen øverst i oppgaveruten.
Start- og sluttdatoene samsvarer med stolper i Gantt-diagrammet. WBS-koden angir hvordan oppgavene er strukturert med sammendragsoppgaver.
Startdatoen for sammendragsoppgaven er lik den tidligste startdatoen for deloppgaven(e), sluttdatoen for sammendragsoppgaven er lik den siste sluttdatoen for deloppgaven(e).
Fremdriftsprosenten tilsvarer en dobbel linje i en stolpe.
Dagens dato vises med en vertikal stiplet blå linje i Gantt-diagrammet.
En oppgave er blå, en sammendragsoppgave er grå og en milepæl er oransje.
Når den er tilgjengelig, vises bakgrunnsfargen til oppgavebeskrivelsen som fargen på linjen. Hvis du endrer fargen, klikker du på Oppdater- knappen for å oppdatere den.
Pro versjonen viser en kobling mellom oppgaver i Gantt-diagrammet med en pil og fremdrift med en heltrukket stolpe inni Gantt-stolpen.
Tidsskala
Gantt-diagrammet viser hele tidsplanen eller deler av den, avhengig av tidsskalaen som er angitt i Innstillinger- fanen i oppgaveruten. Du kan angi startdatoen for tidsskalaen for å bla gjennom Gantt-diagrammet. Startdatoen kan angis med datovelgeren, til i dag eller til den tidligste startdatoen for de valgte oppgavene. Du kan angi tidsperioden for tidsskalaen for å se hele prosjektet i Gantt-diagrammet (kun i Pro ). Tidsperioden starter med 1 dag per celle og slutter med 3 år for hele tidsskalaen (18 dager per celle). Både startdato og tidsperiode angis automatisk med Autotilpasning (kun i Pro ).
Du kan angi startdagen for uken i Gantt-diagrammet, standard er mandag.
Oppgavekolonner og Rediger-fanen
WBS og oppgavebeskrivelse
I kolonnen Oppgavebeskrivelse begynner du å legge inn tidsplanen. WBS-kolonnen beregnes og viser en kode som angir arbeidsfordelingsstrukturen for oppgavene. Når den er tilstede, vises bakgrunnsfargen for oppgavebeskrivelsen som fargen på Gantt-linjen etter at du har klikket på Oppdater- knappen. Hvis du sletter teksten i oppgavebeskrivelsen, fjernes hele oppgaven.
Disse opp/ned-knappene i Rediger-fanen flytter til forrige/neste oppgaverad. Regnearkets radindeks vises bak knappene.
Disse knappene i Rediger-fanen reduserer/øker innrykksnivået for WBS for den/de valgte oppgaveraden(e). WBS-koden vises bak knappene.
WBS-hierarkiet vises også i innrykket i oppgavebeskrivelsesteksten. Såkalte sammendragsoppgaver er i fet skrift.
Denne rullegardinmenyen i Rediger-fanen har funksjoner for å skjule/utvide valgte eller alle sammendragsoppgaver.
Funksjonen «skjul nivå» skjuler alle sammendragsoppgaver med samme innrykksnivå som den valgte sammendragsoppgaven.
Funksjonen «skjul 100 % fullført» skjuler alle (sammendrags)oppgaver som har 100 % fremdrift.
Varighet (kun Pro )
Varigheten til en oppgave er tiden mellom start- og sluttdatoen. Når den endres, beregnes sluttdatoen på nytt, mens startdatoen beholdes. Når sluttdatoen endres, endres varigheten, mens startdatoen beholdes. En oppgave blir en milepæl hvis den har en varighet på 0.
Dag- og timer-spinnerne i Rediger-fanen angir varigheten i den/de valgte cellen(e) i regnearket.
Start- og sluttdatoer
Start-kolonnen inneholder startdatoen for en oppgave, og slutt-kolonnen sluttdatoen. Sammendragsdatoene og Gantt-diagrammet beregnes når det er aktuelt. For gratisversjonen blir en oppgave en milepæl hvis den bare har en sluttdato.
Datovelgeren i Rediger-fanen plasserer den valgte datoen i den/de valgte cellen(e) i regnearket.
Forgjengere ( Pro )
Du kan legge inn en foregående oppgave ved å skrive inn radnummeret i regnearket. Flere oppgaver som foregående oppgaver skilles med semikolon (;).
Du kan også koble oppgaver ved å museklikke i regnearket og i Rediger-fanen i oppgaveruten. Klikk først på en oppgave i regnearket og deretter på «fra» i oppgaveruten. Denne oppgaven vil gå fra kursiv til fet skrift i oppgaveruten. Klikk deretter på en oppgave og på «til». Du kan gjenta dette for flere «til»-oppgaver. Hvis du klikker på «til» igjen, vil koblingen oppheves. Du kan også gjøre dette motsatt med «til» og én eller flere «fra»-oppgaver. Etter koblingen kan du endre type og forsinkelse/ledetid i dager og timer.
Tilstand (kun Pro )
Kolonnen Betingelser viser ytterligere betingelser for oppgaver om hvordan planleggingen skal planlegges. Radene har en rullegardinmeny med fire alternativer når cellen er valgt:
- ASAP – Så snart som mulig (standard)
- ALAP - Så sent som mulig
- Start på – På denne datoen eller senere
- Ferdig på – På denne datoen eller tidligere
Ingen tekst i cellen betyr ASAP.
Ressurser (kun Pro )
Kolonnen Ressurser viser de tildelte ressursene fra Ressurser-arket. Ressursen samsvarer med navnet eller forkortelsen hvis den finnes. Standard tildelt antall er 1, mellom hakeparenteser [] kan et annet antall angis. Flere tildelte ressurser er atskilt med semikolon (;).
Ressursene i Ressurs-arket finnes også i en rullegardinmeny i oppgaveruten. Klikk på en oppgave og velg en ressurs fra rullegardinmenyen. Allerede tildelte ressurser er i fet skrift. Standard tildelt antall for en ny ressurs er 1. Du kan angi et annet antall for en allerede tildelt ressurs med spinneren. Et antall på 0 vil fjerne ressursen fra oppgaven.
Arbeid (kun Pro )
Mengden arbeidstimer per oppgave eller sammendragsoppgave.
Kostnad (kun Pro )
Total kostnad per oppgave eller sammendragsoppgave for alle tildelte ressurser. Kostnadsberegningen avhenger av ressursens sats og type . Når ingen ressurser er tildelt, kan du angi kostnader selv.
Fremdriftsprosent
Fremdriftsprosenten for hver oppgave. Fremdriften for sammendragsoppgaven beregnes fra underoppgavene. Du kan angi prosentandelen for én eller flere celler samtidig i oppgaveruten:
Denne glidebryteren plasserer den valgte fremdriftsprosenten i den/de valgte cellen(e) i regnearket.
Startdato for skift
Denne funksjonen lar deg flytte start- og sluttdatoene for den/de valgte raden(e).
Datovelgeren viser den tidligste startdatoen i de valgte radene.
Når du endrer denne datoen, vil alle valgte start- og sluttdatoer endres tilsvarende.
Ressurskolonner (kun Pro )
Ressursnavn
Hvis du skriver inn et navn, legges ressursen til. Hvis du fjerner navnet, fjernes ressursen. Ressursene i Ressurs-arket finnes også i en rullegardinmeny i oppgaveruten. En ressurs kan tilordnes til én eller flere oppgaver.
Forkortelse
Forkortelsen erstatter ressursnavnet i Ressurser-kolonnen i Oppgaver-arket for enkelhets skyld.
Type
Typene er i en rullegardinmeny når du velger cellen:
- Arbeid - ressurser per oppgavearbeidstime, som arbeidskraft
- Utstyr – ressurser per oppgavevarighet i timen, som leid utstyr osv.
- Materiale - ressurser per enhet, som deler, byggemateriale osv.
Sats
Timepris for ressurs av typen Arbeid og utstyr og kostnad per enhet for ressurs av typen Materiale.
Telle
Totalt antall timer for ressursen av typen Arbeid og utstyr og totalt antall for ressursen av typen Materiale på tvers av alle oppgaver.
Koste
Total kostnad per ressurs på tvers av alle oppgaver.
Innstillinger-fanen
Du finner denne fanen i oppgaveruten.
Tidsskala
Tidsskalaen til Gantt-diagrammet er forklart her .
Fremdriftsindikasjon
Fremdriftsindikasjonen kan angis uavhengig av hverandre for Fremdriftskolonnen og Gantt-diagrammet.
Fargene har følgende betydning:
| Betingelse | Farge |
| i dag før oppgavens startdato | ingen farge |
| i dag etter oppgavens startdato og fremdrift i henhold til planen | grønn |
| i dag etter oppgavens startdato og fremdriften er forsinket | gul |
| i dag etter sluttdato og fremdrift mindre enn 100 % | rød |
| fremgang tilsvarer 100 % | ingen farge |
Indikasjon av kritisk sti (kun Pro )
Koblede oppgaver som er på den kritiske banen vil forårsake prosjektforsinkelse når de blir forsinket. Ikke-kritiske oppgaver har slapp tid før de forårsaker prosjektforsinkelse. Alternativer for synlighet av kritisk bane i Gantt-diagrammet:
- Oppgaver på den kritiske banen får en rød ramme.
- Ikke-kritiske oppgaver vil ha sin hviletid synlig med en stiplet linje.
Arbeidsuke (kun Pro )
Angi arbeidsuken ved å velge
- Startdagen i arbeidsuken
- Antall sammenhengende arbeidsdager per uke
- Arbeidstimer per dag
Fridagene (helger) er grå kolonner i Gantt-diagrammer som har en skala på 1 dag per kolonne.
Arbeid per oppgave (kun Pro )
Du kan tilordne arbeidstimene for en oppgave mellom ressursene eller per ressurs.
- Det er ønskelig å fordele arbeidstimene på ressursene hvis ressursene gjør det samme arbeidet. Flere ressurser betyr at arbeidstimene fordeles på ressursene, avhengig av tildelt mengde.
- Hvis ressursene som er tildelt en oppgave utfører ulikt arbeid, er det ønskelig å tilordne arbeidstimene til hver ressurs individuelt. Med den tildelte mengden er det da mulig å variere arbeidstimene per ressurs.
Oppgavevarighet og arbeidstid kan settes uavhengig av hverandre eller følge hverandre med de angitte arbeidstimene per dag.
Tilpasning
Du kan bruke regnearkfunksjonaliteten til å tilpasse prosjektplanleggingen. Kolonner kan settes inn hvor som helst i tabellen Oppgaver og Ressurser. De kan inneholde tekst, datoer osv. eller celleformler. Celleformlene kan referere til ProjectSheet kolonner eller andre tilpassede kolonner.
Kolonnene Varighet og Arbeid i Pro-versjonen kan også inneholde celleformler. Så lenge de ikke overskrives av ProjectSheet , vil de forbli der. Formlene kan beregne varighet eller arbeid basert på én eller flere parametere fra innsatte kolonner. For å beregne den resulterende tidsplanen må du klikke på Oppdater -knappen i oppgaveruten.
Som en innstilling kan Varighet og Arbeid kobles sammen. Varigheten beregnes deretter ut fra arbeidet og tildelte ressurser. Celleformler i Varighet-kolonnen vil sannsynligvis bli overskrevet og fjernet av verdien i Arbeid-kolonnen. I dette tilfellet anbefales det å bruke celleformler kun i Arbeid-kolonnen, ikke i Varighet-kolonnen.
FAQ - Ofte stilte spørsmål
Hvordan utvide tidsskalaen til Gantt-diagrammet?
Ikke endre Gantt-diagrammet i selve regnearket. Endre startdato og tidsperiode (kun i Pro ) for diagrammet i Innstillinger- fanen i oppgaveruten. Ved å endre startdatoen kan du bla gjennom Gantt-diagrammet.
Hvorfor er datoene i Gantt-skalaen 4 år og 1 dag tidligere enn datoene i Start og Finish ?
Excel har to datosystemer, Windows bruker alltid 1900-systemet, Mac bruker også 1904-systemet. ProjectSheet for Excel bruker 1900-systemet. Her kan du lese hvordan du bytter fra datosystemet 1904 til datosystemet 1900 i Excel, avhengig av Excel-versjonen din: Datosystemer i Excel .
Hvordan løser jeg «Tilleggsfeil. Vi kunne ikke koble til katalogserveren 'Office Store' for dette tillegget»?
Hvis bedriften din leverer Microsoft Office 365 til deg, kan du sjekke med administratoren om ProjectSheet - Gantt-diagram kan legges til i administrasjonssenteret fra Office Store (Innstillinger > Integrerte apper).
Hvorfor er Gantt-stolpene noen ganger ikke justert med oppgavene i Pro versjonen?
Dette kan skje når zoomnivået i regnearket ikke er 100 %, som følge av et problem i Microsofts rammeverk. Som en midlertidig løsning finnes alternativet Gantt Free version nederst i oppgaveruten til høyre.
Hva er minimumskravet for dette Excel-tillegget?
Microsoft AppSource- butikken oppgir Excel 2019, og minimumskravet for Excel er 1808-oppdateringen (august 2018). Du finner versjonen din under Konto > Om Excel.
Kan jeg overføre lisensen min til en annen konto når jeg slutter i selskapet?
Ikke din lisens, men du kan overføre den gjenværende tiden din til en annen aktiv lisens . Send en forespørsel om overføring til brukerstøtten der du nevner den andre aktive lisenskontoen. Den gjenværende tiden legges deretter til lisensens sluttdato for den andre kontoen, og din egen lisens avsluttes.
Hvordan fjerner man tillegget?
Finn ProjectSheet -tillegget i Sett inn -båndet under Office-tillegg i fanen MINE TILLEGG . Klikk på de tre prikkene i menyen og velg fjern . Hvis ProjectSheet ikke er der, kan du se i fanen ADMINISTRATORADMINERT og spørre administratoren.
Sørg for at du fjerner tillegget fra alle Excel-skrivebordsappene du brukte på alle enhetene dine, og også fra Office Online, for å forhindre at det vises en oppgaverute med en «Stol på dette tillegget» -knapp når du åpner regnearket på nytt.