Brukerveiledning for ProjectSheet for Excel -tillegget
Innhold
Oppgavekolonner og Rediger-fanen
Opplæringsvideoer
Rask gjennomgang av gratis tillegg [2:56]
Rask innføring i Pro -tillegget [3:51]
Installer tillegget
I Microsoft Excel kan du installere fra tilleggsbutikken som du finner i Hjem-båndet. Skriv inn " projectsheet " i søkeboksen og Legg til tillegget, som vist i Installer tilleggsvideoen .
Du kan også installere fra Microsoft AppSource .
Etter installasjonen får Home-båndet en ProjectSheet knapp for å åpne oppgaveruten.
Legg til ark
Oppgaveruten til ProjectSheet -tillegget åpnes med Open Taskpane knappen på Hjem-båndet. Den vises på høyre side av regnearket.
Du kan Continue med gratisversjonen eller Sign in for Pro med Single Sign On (SSO) med Microsoft-kontoen din. Deretter kan du starte en 10-dagers prøveperiode ved å fylle ut et registreringsskjema. Under eller etter prøveversjonen kan du kjøpe en Pro lisens.
Når den åpnes for første gang, legger gratisversjonen til to regneark: Project og Tasks , Pro versjonen legger til fire regneark: Project , Tasks , Resources og Holidays . Project viser et sammendrag av prosjektet. I regnearket Holidays kan du legge inn datoer prosjektet ikke fungerer.
Oppgaveruten vil bli erstattet med tre faner, en for Rediger , en for Innstillinger og en med informasjon om tillegget. Du kan lukke oppgaveruten og fortsette med redigeringen.
Gantt-diagram i regneark
Oppgavearket vises i skjermbildet nedenfor og består på venstre side av en tabell med tidsplanen og på høyre side av et generert Gantt-diagram. Helt til høyre er tilleggets oppgaverute. Når det gjøres endringer i regnearket eller oppgaveruten, oppdateres tidsplanen og Gantt-diagrammet i løpet av venteperioden, angitt med ventefargen øverst i oppgaveruten.
Start- og sluttdatoene tilsvarer stolper i Gantt-diagrammet. WBS-koden angir hvordan oppgavene er strukturert med oppsummeringsoppgaver.
Startdatoen for oppsummeringsoppgaven tilsvarer den tidligste startdatoen for deloppgaven(e), sluttdatoen for oppsummeringsoppgaven tilsvarer siste sluttdato for deloppgaven(e).
Fremdriftsprosenten tilsvarer en dobbel linje i en stolpe.
Datoen for i dag vises med en vertikal stiplet blå linje i Gantt-diagrammet.
En oppgave er blå, en oppsummeringsoppgave er grå og en milepæl er oransje.
Når den er til stede, vises bakgrunnsfargen til oppgavebeskrivelsen som fargen på linjen. Hvis du endrer fargen, klikker du på Oppdater- knappen for å oppdatere den.
Pro versjonen viser en kobling mellom oppgaver i Gantt-diagrammet med en pil og fremdrift med en solid stolpe inne i Gantt-linjen.
Tidsskala
Gantt-diagrammet viser hele tidsplanen eller en del av den, avhengig av tidsskalaen som er angitt i Innstillinger- fanen i oppgaveruten. Du kan angi startdatoen for tidsskalaen for å bla gjennom Gantt-diagrammet. Startdatoen kan settes med datovelgeren eller til i dag eller til den tidligste startdatoen hvis de valgte oppgavene. Du kan angi tidsperioden for tidsskalaen for å se hele prosjektet i Gantt-diagrammet (kun i Pro ). Tidsperioden starter med 1 dag per celle og slutter med 3 år for hele tidsskalaen (18 dager per celle). Både startdato og tidsperiode stilles inn automatisk med Autotilpasning (kun i Pro ).
Du kan angi startdagen i uken i Gantt, standard er mandag.
Oppgavekolonner og Rediger-fanen
WBS og Oppgavebeskrivelse
I kolonnen Oppgavebeskrivelse begynner du å legge inn tidsplanen. WBS-kolonnen beregnes og viser en kode som indikerer arbeidssammenbruddsstrukturen til oppgavene. Når den er til stede, vises bakgrunnsfargen for oppgavebeskrivelsen som fargen på Gantt-linjen etter å ha klikket på Oppdater- knappen. Sletting av oppgavebeskrivelsesteksten vil fjerne hele oppgaven.
Disse opp/ned-knappene i Rediger-fanen flytter til forrige/neste oppgaverad. Regnearkradindeksen vises bak knappene.
Disse knappene i Rediger-fanen reduserer/øker innrykk-WBS-nivået for de(n) valgte oppgaveraden(e). WBS-koden vises bak knappene.
WBS-hierarkiet vises også i innrykk i oppgavebeskrivelsesteksten. Såkalte oppsummeringsoppgaver står i fet skrift.
Denne rullegardinmenyen i Rediger-fanen har funksjoner for å skjule/utvide valgte eller alle sammendragsoppgaver.
'Skjulingsnivå'-funksjonen skjuler alle sammendragsoppgaver med samme innrykknivå som den valgte sammendragsoppgaven.
Funksjonen "skjul 100 % fullført" skjuler alle (oppsummerende) oppgaver som har 100 % fremgang.
Varighet (kun Pro )
Varigheten av en oppgave er tiden mellom start- og sluttdato. Når den endres, beregnes sluttdatoen på nytt, mens startdatoen beholdes. Når sluttdatoen endres, endres varigheten mens startdatoen beholdes. En oppgave blir en milepæl hvis den har en varighet på 0.
Dager og timer i kategorien Rediger angir varigheten i de(n) valgte cellen(e) i regnearket.
Start- og sluttdato
Start-kolonnen inneholder startdatoen for en oppgave, kolonnen Fullfør sluttdatoen. Oppsummeringsdatoene og Gantt-diagrammet beregnes når det er aktuelt. For gratisversjonen blir en oppgave en milepæl hvis den bare har en sluttdato.
Datovelgeren i Rediger-fanen plasserer den valgte datoen i den(e) valgte cellen(e) i regnearket.
Forgjengere (kun Pro )
Du kan legge inn en forgjengeroppgave ved å angi regnearkets radnummer. Flere oppgaver som forgjenger er atskilt med semikolon (;).
Du kan også koble oppgaver med museklikk i regnearket og i Rediger-fanen i oppgaveruten. Klikk først på en oppgave i regnearket og deretter på 'fra' i oppgaveruten. Denne oppgaven vil gå fra kursiv til fet skrift i oppgaveruten. Klikk deretter på en oppgave og på "til". Du kan gjenta dette for flere "til"-oppgaver. Hvis du klikker på 'til' igjen, fjernes koblingen. Du kan også gjøre dette omvendt med 'til' og en eller flere 'fra'-oppgaver. Etter kobling kan du endre type og etterslep/ledetid i dager og timer.
Tilstand (kun Pro )
Kolonnen Tilstand viser tilleggsbetingelser for oppgaver om hvordan planleggingen skal planlegges. Radene har en rullegardinmeny med fire alternativer når cellen er valgt:
- ASAP - Så snart som mulig (standard)
- ALAP - Så sent som mulig
- Start på - på denne datoen eller senere
- Fullfør på - På denne datoen eller tidligere
Ingen tekst i cellen betyr ASAP.
Ressurser (kun Pro )
Ressurs-kolonnen viser de tilordnede ressursene fra ressurs-regnearket. Ressursen tilsvarer navnet eller forkortelsen hvis den finnes. Standard tildelt mengde er 1, mellom hakeparenteser [] kan et annet antall angis. Flere tilordnede ressurser er atskilt med semikolon (;).
Ressursene i ressursregnearket finnes også i en rullegardinmeny i oppgaveruten. Klikk på en oppgave og velg en ressurs fra rullegardinmenyen. Allerede tildelte ressurser står med fet skrift. Standard tildelt mengde for en ny ressurs er 1. Du kan angi et annet antall for en allerede tildelt ressurs med spinneren. En mengde på 0 vil fjerne ressursen fra oppgaven.
Arbeid (kun Pro )
Antall arbeidstimer per oppgave eller oppsummeringsoppgave.
Kostnad (kun Pro )
Total kostnad per oppgave eller oppsummeringsoppgave for alle tildelte ressurser. Kostnadsberegningen avhenger av ressurssats og type . Når ingen ressurser er tildelt, kan du selv legge inn kostnader.
Fremdriftsprosent
Fremdriftsprosenten for hver oppgave. Oppsummering av oppgavefremdriften beregnes fra underoppgavene. Å angi prosentandelen for én eller flere celler samtidig kan gjøres i oppgaveruten:
Denne glidebryteren plasserer den valgte fremdriftsprosenten i den(e) valgte cellen(e) i regnearket.
Skift startdato
Denne funksjonen lar deg endre start- og sluttdatoene for de(n) valgte raden(e).
Datovelgeren vil vise den tidligste startdatoen i de valgte radene.
Når du endrer denne datoen, vil alle valgte start- og sluttdatoer endres tilsvarende.
Ressurskolonner (kun Pro )
Ressursnavn
Hvis du skriver inn et navn, legges ressursen til, og hvis du fjerner navnet, fjernes ressursen. Ressursene i ressursregnearket finnes også i en rullegardinmeny i oppgaveruten. En ressurs kan tilordnes en eller flere oppgaver.
Forkortelse
For enkelhets skyld erstatter forkortelsen ressursnavnet i kolonnen Ressurser i arbeidsarket.
Type
Typene er i en rullegardinmeny når du velger cellen:
- Arbeid - ressurser per oppgave arbeidstime, som arbeidskraft
- Utstyr - ressurser per oppgavevarighet time, som leid utstyr, etc.
- Materiale - ressurser per enhet, som deler, byggemateriale, etc.
Sats
Takst per time for arbeids- og utstyrstype ressurs og kostnad per enhet for materialtyperessurs.
Telle
Totalt antall timer for arbeids- og utstyrsressurs og totalt antall for materialtyperessurs på tvers av alle oppgaver.
Koste
Total kostnad per ressurs på tvers av alle oppgaver.
Innstillinger-fanen
Tidsskala
Tidsskalaen til Gantt-diagrammet er forklart her .
Fremdriftsindikasjon
Fremdriftsindikasjonen kan stilles inn for fremdriftskolonnen og Gantt-diagrammet uavhengig av hverandre.
Fargene har følgende betydning:
| Betingelse | Farge |
| i dag før oppgavens startdato | ingen farge |
| i dag etter oppgavestartdato og fremdrift i henhold til tidsplanen | grønn |
| i dag etter oppgavens startdato og fremdrift bak tidsplanen | gul |
| i dag etter sluttdato og fremgang mindre enn 100 % | rød |
| fremgang tilsvarer 100 % | ingen farge |
Kritisk baneindikasjon (kun Pro )
Koblede oppgaver som er på den kritiske banen vil forårsake prosjektforsinkelse når de er forsinket. Ikke-kritiske oppgaver har slakk tid før de forårsaker prosjektforsinkelser. Alternativer for kritisk banesynlighet i Gantt-diagrammet:
- Oppgaver på den kritiske veien får rød kant.
- Ikke-kritiske oppgaver vil ha sin slakke tid synlig med en stiplet stolpe.
Arbeidsuke (kun Pro )
Still inn arbeidsuken ved å velge
- Startdag i arbeidsuken
- Antall sammenhengende arbeidsdager per uke
- Arbeidstid per dag
De ikke-arbeidsdagene (helgene) er grå kolonner i Gantt-diagrammer som har en skala på 1 dag per kolonne.
Arbeid per oppgave (kun Pro )
Du kan tilordne arbeidstimene for en oppgave blant ressursene eller per ressurs.
- Å dele arbeidstimene på ressursene er ønskelig dersom ressursene gjør det samme arbeidet. Mer ressurser gjør at arbeidstimene fordeles på ressursene avhengig av tildelingen, som står i parentes etter ressursen.
- Dersom ressursene som er tildelt en oppgave gjør ulikt arbeid, er det ønskelig å fordele arbeidstimene til hver ressurs individuelt. Med oppgaven, som står i parentes etter ressursen, er det da mulig å variere timene som tildeles en oppgave per ressurs.
Oppgavevarighet og arbeidstid kan settes uavhengig eller følge hverandre med den fastsatte arbeidstiden per dag. Alternativet trer kun i kraft ved endringer og nye oppgaver.
Tilpasning
Du kan bruke regnearkfunksjonaliteten til å tilpasse prosjektplanleggingen. Kolonner kan settes inn hvor som helst i tabellen Oppgaver og ressurser. De kan inneholde tekst, datoer osv. eller celleformler. Celleformlene kan referere til ProjectSheet kolonner eller andre egendefinerte kolonner.
Kolonnene Varighet og Arbeid i Pro-versjonen kan også inneholde celleformler. Så lenge de ikke overskrives av ProjectSheet , blir de værende. Formlene kan beregne varigheten eller arbeidet basert på en eller flere parametere fra innsatte kolonner. For å beregne den resulterende tidsplanen, må du klikke på Oppdater- knappen i oppgavepanelet.
Som en innstilling kan varighet og arbeid kobles sammen. Varigheten beregnes deretter ut fra arbeidet og tildelte ressurser. Celleformler i Varighet-kolonnen vil sannsynligvis bli overskrevet og fjernet av verdien i Arbeid-kolonnen. I dette tilfellet anbefales det å bruke celleformler kun i Arbeid-kolonnen, ikke i Varighet-kolonnen.
FAQ - Ofte stilte spørsmål
Hvordan utvide tidsskalaen til Gantt-diagrammet?
Ikke endre Gantt-diagrammet i selve regnearket. Endre startdato og tidsperiode (kun i Pro ) i diagrammet i kategorien Innstillinger i oppgaveruten. Ved å endre startdatoen kan du bla gjennom Gantt-diagrammet.
Hvorfor er datoene i Gantt-skalaen 4 år og 1 dag tidligere enn datoene i Start og Finish cellene?
Excel har to datosystemer, Windows bruker alltid 1900-systemet, Mac bruker også 1904-systemet. ProjectSheet for Excel bruker 1900-systemet. Her kan du lese hvordan du bytter fra 1904-datosystemet til 1900-datosystemet i Excel, avhengig av din Excel-versjon: Datosystemer i Excel .
Hvordan løser jeg "Add-in Error. Vi kunne ikke koble til 'Office Store'-katalogserveren for dette tillegget"?
Hvis bedriften din leverer Microsoft Office 365 til deg, kan du sjekke med administratoren om ProjectSheet - Gantt-diagram kan legges til i administrasjonssenteret fra Office Store (Innstillinger > Integrerte apper).
Hvorfor er Gantt-søylene noen ganger ikke på linje med oppgavene i Pro versjonen?
Dette kan skje når regnearkets zoomnivå ikke er 100 %, som et resultat av et problem i Microsoft-rammeverket. Som en løsning er det Gantt Free version nederst i oppgaveruten til høyre.
Hva er minimumskravet for dette Excel-tillegget?
Microsoft AppSource -butikken oppgir Excel 2019, minimum Excel-versjon som kreves er 1808 (2018, august) oppdateringen. Du finner din versjon under Konto > Om Excel.
Kan jeg overføre lisensen min til en annen konto når jeg forlater selskapet?
Ikke din lisens, men du kan overføre den gjenværende tiden til en annen aktiv lisens . Send en forespørsel om overføring til Helpdesk der du nevner den andre aktive lisenskontoen. Den gjenværende tiden legges så til sluttdatoen for lisensen til den andre kontoen og din egen lisens avsluttes.
Hvordan fjerner jeg tillegget?
Finn ProjectSheet -tillegget i Sett inn -båndet under Office-tillegg i kategorien MINE ADD-INS . Klikk på de tre prikkene for menyen og velg fjern . Hvis ProjectSheet ikke er der, kan du se i ADMIN MANAGED- fanen og spørre administratoren.
Forsikre deg om at du fjerner tillegget fra alle skrivebords-Excel-appene du brukte på alle enhetene dine og også fra Office online, for å forhindre en oppgaverute med knappen Stol på dette tillegget når du åpner regnearket igjen.