Guía del usuario del complemento ProjectSheet for Excel
Contenido
Diagrama de Gantt en hoja de cálculo
Columnas de tareas y pestaña Editar
Columnas de recursos (solo en Pro )
Preguntas frecuentes - Preguntas frecuentes
Vídeos tutoriales
Recorrido rápido por el complemento gratuito [2:56]
Recorrido rápido por el complemento Pro [3:51]
Instalar complemento
En Microsoft Excel, puede instalarlo desde la tienda de complementos que se encuentra en la cinta Insertar. Ingrese " projectsheet " en el cuadro de búsqueda y agregue el complemento, como se muestra en el video Instalar el complemento .
También puede instalar desde Microsoft AppSource .
Después de la instalación, la cinta Inicio obtiene un botón ProjectSheet para abrir el panel de tareas.
Agregar hojas
El panel de tareas del complemento ProjectSheet se abre con el botón Open Taskpane en la cinta Inicio. Aparece en el lado derecho de la hoja de cálculo.
Puede Continue con la versión básica o Sign in for Pro utilizando el inicio de sesión único (SSO) con su cuenta de Microsoft. Luego podrás iniciar una prueba de 10 días completando un formulario de registro. Durante o después de la prueba puedes comprar una licencia Pro .
Cuando se abre por primera vez, la versión básica agrega dos hojas de trabajo: Project y Tasks , la versión Pro agrega cuatro hojas de trabajo: Project , Tasks , Resources y Holidays . La hoja de trabajo Project muestra un resumen del proyecto. En la hoja de trabajo Holidays puede ingresar fechas en las que el proyecto no está funcionando.
El panel de tareas será reemplazado por tres pestañas, una para Editar , otra para Configuración y otra con información Acerca del complemento. Puede cerrar el panel de tareas y continuar con la edición.
Diagrama de Gantt en hoja de cálculo
La hoja de trabajo de Tareas se muestra en la captura de pantalla siguiente y consta en el lado izquierdo de una tabla con el cronograma y en el lado derecho de un diagrama de Gantt generado. En el extremo derecho está el panel de tareas del complemento. Cuando se realizan modificaciones en la hoja de cálculo o el panel de tareas, la programación y el diagrama de Gantt se actualizan durante el período de espera, indicado con el color de espera en la parte superior del panel de tareas.
Las fechas de inicio y finalización corresponden a barras del diagrama de Gantt. El código WBS indica cómo se estructuran las tareas con tareas de resumen.
La fecha de inicio de la tarea de resumen es igual a la fecha de inicio más temprana de su(s) subtarea(s), la fecha de finalización de la tarea de resumen es igual a la última fecha de finalización de su(s) subtarea(s).
El porcentaje de progreso corresponde a una doble línea en una barra.
La fecha de hoy se muestra con una línea azul discontinua vertical en el diagrama de Gantt.
Una tarea es azul, una tarea resumida es gris y un hito es naranja.
Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra. Si cambia el color, haga clic en el botón Actualizar Gantt para actualizarlo.
La versión Pro muestra un vínculo entre las tareas en el diagrama de Gantt con una flecha y el progreso con una barra sólida dentro de la barra de Gantt.
Escala de tiempo
El diagrama de Gantt muestra la programación completa o una parte de ella, según la escala de tiempo establecida en la pestaña Configuración en el panel de tareas. Puede configurar la fecha de inicio de la escala de tiempo para desplazarse por el diagrama de Gantt. La fecha de inicio se puede configurar con el selector de fecha o hasta hoy o hasta la fecha de inicio más temprana si las tareas seleccionadas. Puede configurar el período de tiempo de la escala de tiempo para ver el proyecto completo en el diagrama de Gantt (solo en Pro ). El período de tiempo comienza con 1 día por celda y termina con 3 años para toda la escala de tiempo (18 días por celda). Tanto la fecha de inicio como el período de tiempo se configuran automáticamente con Autofit (solo en Pro ).
Puede establecer el día de inicio de la semana en Gantt; el valor predeterminado es el lunes.
Columnas de tareas y pestaña Editar
WBS y descripción de tareas
En la columna Descripción de la tarea comienza a ingresar el cronograma. La columna WBS se calcula y muestra un código que indica la estructura de desglose del trabajo de las tareas. Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra de Gantt después de hacer clic en el botón Actualizar Gantt . Eliminar el texto de descripción de la tarea eliminará toda la tarea.
Estos botones arriba/abajo en la pestaña Editar se mueven a la fila de tarea anterior/siguiente. El índice de filas de la hoja de cálculo se muestra detrás de los botones.
Estos botones en la pestaña Editar disminuyen/aumentan el nivel de sangría WBS de las filas de tareas seleccionadas. El código WBS se muestra detrás de los botones.
La jerarquía WBS también se muestra en la sangría del texto de descripción de la tarea. Las llamadas tareas resumidas están en negrita.
Este menú desplegable en la pestaña Editar tiene funciones para contraer/expandir las tareas seleccionadas o todas las tareas resumidas.
La función 'contraer nivel' colapsa todas las tareas de resumen con el mismo nivel de sangría que la tarea de resumen seleccionada.
La función 'ocultar 100% completada' oculta todas las tareas (resumen) que tienen un 100% de progreso.
Fechas de inicio y finalización
La columna Inicio contiene la fecha de inicio de una tarea, la columna Finalizar la fecha de finalización. Las fechas resumidas y el diagrama de Gantt se calculan cuando corresponde. Para la versión básica, una tarea se convierte en un hito si sólo tiene una fecha de finalización.
El selector de fecha en la pestaña Editar coloca la fecha seleccionada en las celdas seleccionadas en la hoja de cálculo.
Duración (solo Pro )
La duración de una tarea es el tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. Cuando se cambia, la fecha de finalización se vuelve a calcular, mientras que se mantiene la fecha de inicio. Cuando se cambia la fecha de finalización, se cambia la duración mientras se mantiene la fecha de inicio. Una tarea se convierte en un hito si tiene una duración de 0.
Los controles giratorios de Días y Horas en la pestaña Editar establecen la duración en las celdas seleccionadas en la hoja de cálculo.
Predecesores (solo Pro )
Puede ingresar una tarea predecesora ingresando su número de fila de la hoja de cálculo. Varias tareas como predecesoras están separadas por punto y coma (;).
También puede vincular tareas haciendo clic con el mouse en la hoja de cálculo y en la pestaña Editar del panel de tareas. Primero haga clic en una tarea en la hoja de cálculo y luego en "de" en el panel de tareas. Esta tarea pasará de cursiva a negrita en el panel de tareas. Luego haga clic en una tarea y en 'a'. Puedes repetir esto para más tareas "a". Al hacer clic en 'a' nuevamente se desvinculará. También puedes hacer esto al revés con las tareas "a" y una o más "desde". Después de vincular, puede cambiar el tipo y el retraso/tiempo de entrega en días y horas.
Condición (solo Pro )
La columna Condición muestra condiciones adicionales para las tareas sobre cómo se debe programar la planificación. Las filas tienen un menú desplegable con cuatro opciones cuando se selecciona la celda:
- Lo antes posible: lo antes posible (predeterminado)
- ALAP - Lo más tarde posible
- Comenzar el: en esta fecha o más tarde
- Finalizar el: en esta fecha o antes
No hay texto en la celda significa lo antes posible.
Recursos (solo Pro )
La columna Recursos muestra los recursos asignados de la hoja de trabajo Recursos. El recurso corresponde al nombre o abreviatura si está presente. La cantidad asignada predeterminada es 1, entre corchetes [] se puede ingresar una cantidad diferente. Varios recursos asignados están separados por un punto y coma (;).
Los recursos de la hoja de trabajo Recursos también están presentes en un menú desplegable en el panel de tareas. Haga clic en una tarea y seleccione un recurso en el menú desplegable. Los recursos ya asignados están en negrita. La cantidad asignada predeterminada para un nuevo recurso es 1. Puede ingresar una cantidad diferente para un recurso ya asignado con la rueda giratoria. Una cantidad de 0 eliminará el recurso de la tarea.
Trabajo (solo Pro )
La cantidad de horas de trabajo por tarea o tarea resumida.
Costo (solo Pro )
Costo total por tarea o tarea resumida para todos los recursos asignados. El cálculo del costo depende de la Tarifa y el Tipo del recurso. Cuando no se asignan recursos, usted mismo puede ingresar los costos.
Porcentaje de progreso
El porcentaje de progreso de cada tarea. El progreso de la tarea resumida se calcula a partir de sus subtareas. Se puede ingresar el porcentaje para una o más celdas a la vez en el panel de tareas:
Este control deslizante coloca el porcentaje de progreso elegido en las celdas seleccionadas de la hoja de cálculo.
Fecha de inicio del turno
Esta función le permite cambiar las fechas de inicio y finalización de las filas seleccionadas.
El selector de fecha mostrará la fecha de inicio más temprana en las filas seleccionadas.
Cuando cambie esta fecha, todas las fechas de inicio y finalización seleccionadas cambiarán en consecuencia.
Columnas de recursos (solo Pro )
Nombre del recurso
Al ingresar un nombre, se agregará el recurso; al eliminar el nombre, se eliminará el recurso. Los recursos de la hoja de trabajo Recursos también están presentes en un menú desplegable en el panel de tareas. Un recurso se puede asignar a una o más tareas.
Abreviatura
La abreviatura reemplaza el nombre del recurso en la columna Recursos en la hoja de trabajo Tareas por conveniencia.
Tipo
Los tipos están en un menú desplegable cuando selecciona la celda:
- Trabajo: recursos por hora de trabajo de tarea, como mano de obra
- Equipo: recursos por hora de duración de la tarea, como equipo alquilado, etc.
- Material: recursos por unidad, como piezas, material de construcción, etc.
Tasa
Tarifa por hora para recurso tipo Trabajo y Equipo y costo unitario para recurso tipo Material.
Contar
Horas totales para recursos de tipo Trabajo y Equipo y cantidad total para recursos de tipo Material en todas las tareas.
Costo
Costo total por recurso en todas las tareas.
Pestaña de configuración
Escala de tiempo
La escala de tiempo del diagrama de Gantt se explica aquí .
Indicación de progreso
La indicación de progreso se puede configurar para la columna Progreso y el diagrama de Gantt de forma independiente.
Los colores tienen el siguiente significado:
| Condición | Color |
| hoy antes de la fecha de inicio de la tarea | sin color |
| hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso según lo previsto | verde |
| hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso está retrasado | amarillo |
| hoy después de la fecha de finalización y el progreso es inferior al 100% | rojo |
| el progreso es igual al 100% | sin color |
Indicación de ruta crítica (solo Pro )
Las tareas vinculadas que se encuentran en la ruta crítica provocarán retrasos en el proyecto cuando se retrasen. Las tareas no críticas tienen tiempo de inactividad antes de provocar retrasos en el proyecto. Opciones para la visibilidad de la ruta crítica en el diagrama de Gantt:
- Las tareas en la ruta crítica tienen un borde rojo.
- Las tareas no críticas tendrán su tiempo de inactividad visible con una barra de puntos.
Semana laboral (solo Pro )
Configure la semana laboral seleccionando
- Día de inicio de la semana laboral.
- Número de días laborables consecutivos por semana
- Horas de trabajo por día
Los días no laborables (fines de semana) son columnas grises en los diagramas de Gantt que tienen una escala de 1 día por columna.
Trabajo por tarea (solo Pro )
Puedes asignar las horas de trabajo de una tarea entre los recursos o por recurso.
- Es deseable dividir las horas de trabajo entre los recursos si los recursos hacen el mismo trabajo. Más recursos significa que las horas de trabajo se dividen entre los recursos dependiendo de la asignación, que está entre paréntesis después del recurso.
- Si los recursos asignados a una tarea realizan un trabajo diferente, es deseable asignar las horas de trabajo a cada recurso individualmente. Con la tarea, que está entre paréntesis después del recurso, es posible entonces variar las horas asignadas a una tarea por recurso.
La duración de la tarea y las horas de trabajo se pueden configurar de forma independiente o consecutivas con las horas de trabajo establecidas por día. La opción surte efecto únicamente en los cambios y en las tareas nuevas.
Preguntas frecuentes - Preguntas frecuentes
¿Cómo ampliar la escala de tiempo del diagrama de Gantt?
No cambie el diagrama de Gantt en la propia hoja de cálculo. Cambie la fecha de inicio y el período de tiempo (solo en Pro ) del gráfico en la pestaña Configuración del panel de tareas. Al cambiar la fecha de inicio, puede desplazarse por el diagrama de Gantt.
¿Por qué las fechas en la escala de Gantt son 4 años y 1 día antes que las fechas en las celdas Start y Finish ?
Excel tiene dos sistemas de fechas, Windows siempre usa el sistema 1900, Mac también usa el sistema 1904. ProjectSheet for Excel utiliza el sistema 1900. Aquí puedes leer cómo cambiar del sistema de fechas de 1904 al sistema de fechas de 1900 en Excel, dependiendo de tu versión de Excel: Sistemas de fechas en Excel .
¿Cómo solucionar el "Error del complemento. No pudimos conectarnos al servidor de catálogo 'Office Store' para este complemento"?
Si su empresa le proporciona Microsoft Office 365, puede consultar con el administrador si se puede agregar ProjectSheet - Diagrama de Gantt en el Centro de administración desde Office Store (Configuración > Aplicaciones integradas).
¿Por qué a veces las barras de Gantt no están alineadas con las tareas en la versión Pro ?
Esto puede suceder cuando el nivel de zoom de la hoja de cálculo no es del 100%, como resultado de un problema en el marco de Microsoft. Como solución alternativa, existe la opción basic Gantt en la parte inferior del panel de tareas a la derecha.
¿Cuál es el requisito mínimo para este complemento de Excel?
La tienda Microsoft AppSource indica Excel 2019, la versión mínima de Excel requerida es la actualización 1808 (agosto de 2018). Puede encontrar su versión en Cuenta > Acerca de Excel.
¿Puedo transferir mi licencia a otra cuenta cuando dejo la empresa?
No es tu licencia, pero puedes transferir el tiempo restante a otra licencia activa . Envíe una solicitud de transferencia al Helpdesk en la que mencione la otra cuenta de licencia activa. Luego, el tiempo restante se agrega a la fecha de finalización de la licencia de la otra cuenta y se cancela su propia licencia.
¿Cómo eliminar el complemento?
Busque el complemento ProjectSheet en la cinta Insertar en Complementos de Office en la pestaña MIS COMPLEMENTOS . Haga clic en los tres puntos del menú y elija eliminar . Si ProjectSheet no está allí, puede buscar en la pestaña ADMINISTRADOR ADMINISTRADO y preguntarle al administrador.
Asegúrese de eliminar el complemento de todas las aplicaciones de Excel de escritorio que usó en todos sus dispositivos y también de Office en línea, para evitar que aparezca un panel de tareas con el botón Confiar en este complemento cuando abra la hoja de cálculo nuevamente.