Guía del usuario del complemento ProjectSheet for Excel
Contenido
Diagrama de Gantt en hoja de cálculo
Columnas de tareas y pestaña Editar
Columnas de recursos (solo Pro )
Preguntas Frecuentes - Preguntas Frecuentes
Vídeos tutoriales
Recorrido rápido por el complemento gratuito [2:56]
Recorrido rápido por el complemento Pro [3:51]
Instalar complemento
En Microsoft Excel, puede instalar desde la tienda de complementos que se encuentra en la cinta Insertar. Ingrese " projectsheet " en el cuadro de búsqueda y agregue el complemento, como se muestra en el video Instalar complemento .
También puede instalar desde Microsoft AppSource .
Después de la instalación, la cinta Inicio obtiene un botón ProjectSheet para abrir el panel de tareas.
Agregar hojas
El panel de tareas del complemento ProjectSheet se abre con el botón Open Taskpane en la cinta Inicio. Aparece en el lado derecho de la hoja de cálculo.
Puede Continue con la versión básica o Sign in for Pro mediante el inicio de sesión único (SSO) con su cuenta de Microsoft. Luego puede comenzar una prueba de 10 días completando un formulario de registro. Durante o después de la prueba, puede comprar una licencia Pro .
Cuando se abre por primera vez, la versión básica agrega dos hojas de trabajo: Project y Tasks , la versión Pro agrega cuatro hojas de trabajo: Project , Tasks , Resources y Holidays . La hoja de trabajo Project muestra un resumen del proyecto. En la hoja de trabajo Holidays , puede ingresar fechas en las que el proyecto no está funcionando.
El panel de tareas se reemplazará con tres pestañas, una para Editar , otra para Configuración y otra con información sobre el complemento. Puede cerrar el panel de tareas y continuar con la edición.
Diagrama de Gantt en hoja de cálculo
La hoja de trabajo Tareas se muestra en la captura de pantalla a continuación y se encuentra en el lado izquierdo de una tabla con el cronograma y en el lado derecho de un diagrama de Gantt generado. En el extremo derecho está el panel de tareas del complemento. Cuando se realizan modificaciones en la hoja de cálculo o el panel de tareas, la programación y el diagrama de Gantt se actualizan durante el período de espera, que se indica con el color de espera en la parte superior del panel de tareas.
Las fechas de inicio y finalización corresponden a barras en el diagrama de Gantt. El código WBS indica cómo se estructuran las tareas con tareas de resumen.
La fecha de inicio de la tarea de resumen es igual a la fecha de inicio más temprana de sus subtareas, la fecha de finalización de la tarea de resumen es igual a la última fecha de finalización de sus subtareas.
El porcentaje de progreso corresponde a una línea doble en una barra.
La fecha de hoy se muestra con una línea azul discontinua vertical en el diagrama de Gantt.
Una tarea es azul, una tarea de resumen es gris y un hito es naranja.
Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra.
La versión Pro muestra un vínculo entre las tareas en el diagrama de Gantt con una flecha y el progreso con una barra sólida dentro de la barra de Gantt.
escala de tiempo
El diagrama de Gantt muestra la programación completa o una parte de ella, según la escala de tiempo establecida en la pestaña Configuración en el panel de tareas. Puede establecer la fecha de inicio y el período de tiempo de la escala de tiempo. La fecha de inicio se puede establecer con el selector de fecha o hasta hoy o la fecha de inicio más temprana si las tareas seleccionadas. El período de tiempo comienza con 1 día por celda y termina con 3 años para toda la escala de tiempo (18 días por celda). Tanto la fecha de inicio como el período de tiempo se configuran automáticamente con Autoajuste.
Puede establecer el día de inicio de la semana en el Gantt, el predeterminado es el lunes.
Columnas de tareas y pestaña Editar
EDT y descripción de la tarea
En la columna Descripción de la tarea, comienza a ingresar el cronograma. La columna de la EDT se calcula y muestra un código que indica la Estructura de Desglose del Trabajo de las tareas. Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra de Gantt después de hacer clic en el botón Actualizar Gantt . Eliminar el texto de descripción de la tarea eliminará toda la tarea.
Estos botones arriba/abajo en la pestaña Editar se mueven a la fila de tareas anterior/siguiente. El índice de la fila de la hoja de cálculo se muestra detrás de los botones.
Estos botones en la pestaña Editar disminuyen/aumentan el nivel de sangría WBS de las filas de tareas seleccionadas. El código WBS se muestra detrás de los botones.
La jerarquía de la WBS también se muestra en la sangría del texto de descripción de la tarea. Las llamadas tareas de resumen están en negrita.
Este menú desplegable en la pestaña Editar tiene funciones para contraer/expandir las tareas seleccionadas o todas las tareas de resumen.
La función 'contraer nivel' contrae todas las tareas de resumen con el mismo nivel de sangría que la tarea de resumen seleccionada.
La función 'ocultar 100% completado' oculta todas las tareas (resumen) que tienen un 100% de progreso.
Fechas de inicio y fin
La columna Inicio contiene la fecha de inicio de una tarea, la columna Finalizar la fecha de finalización. Las fechas de resumen y el diagrama de Gantt se calculan cuando corresponde. Para la versión básica, una tarea se convierte en un hito si solo tiene una fecha de finalización.
El selector de fecha en la pestaña Editar coloca la fecha seleccionada en la(s) celda(s) seleccionada(s) en la hoja de cálculo.
Duración (solo Pro )
La duración de una tarea es el tiempo entre la fecha de inicio y finalización. Cuando se cambia, la fecha de finalización se vuelve a calcular, mientras que la fecha de inicio se mantiene. Cuando se cambia la fecha de finalización, se cambia la duración mientras se mantiene la fecha de inicio. Una tarea se convierte en un hito si tiene una duración de 0.
Los controles giratorios Días y Horas en la pestaña Editar establecen la duración en la(s) celda(s) seleccionada(s) en la hoja de cálculo.
Predecesores (solo Pro )
Puede ingresar una tarea predecesora ingresando su número de fila de la hoja de cálculo. Las tareas múltiples como predecesoras se separan con un punto y coma (;).
También puede vincular tareas haciendo clic con el mouse en la hoja de cálculo y en la pestaña Editar del panel de tareas. Primero haga clic en una tarea en la hoja de cálculo y luego en 'desde' en el panel de tareas. Esta tarea pasará de cursiva a negrita en el panel de tareas. Luego haga clic en una tarea y en 'a'. Puede repetir esto para más tareas 'a'. Si vuelve a hacer clic en 'a', se desvinculará. También puede hacer esto a la inversa con 'a' y una o más tareas 'de'. Después de vincular, puede cambiar el tipo y el tiempo de demora/entrega en días y horas.
Condición (solo Pro )
La columna Condición muestra condiciones adicionales para las tareas sobre cómo se debe programar la planificación. Las filas tienen un menú desplegable con cuatro opciones cuando se selecciona la celda:
- ASAP: lo antes posible (predeterminado)
- ALAP - Lo más tarde posible
- Comenzar el - En esta fecha o posterior
- Terminar el - En esta fecha o antes
Ningún texto en la celda significa lo antes posible.
Recursos (solo Pro )
La columna Recursos muestra los recursos asignados de la hoja de trabajo Recursos. El recurso corresponde al nombre o abreviatura si está presente. La cantidad asignada por defecto es 1, entre corchetes [] se puede ingresar una cantidad diferente. Varios recursos asignados se separan con un punto y coma (;).
Los recursos en la hoja de trabajo Recursos también están presentes en un menú desplegable en el panel de tareas. Haga clic en una tarea y seleccione un recurso del menú desplegable. Los recursos ya asignados están en negrita. La cantidad asignada predeterminada para un nuevo recurso es 1. Puede ingresar una cantidad diferente para un recurso ya asignado con la rueda giratoria. Una cantidad de 0 eliminará el recurso de la tarea.
Trabajo (solo Pro )
La cantidad de horas de trabajo por tarea o tarea de resumen.
Costo (solo Pro )
Costo total por tarea o tarea de resumen para todos los recursos asignados. El cálculo del costo depende de la Tarifa y el Tipo del recurso. Cuando no se asignan recursos, puede ingresar los costos usted mismo.
Porcentaje de progreso
El porcentaje de progreso de cada tarea. El progreso de la tarea de resumen se calcula a partir de sus subtareas. Se puede ingresar el porcentaje para una o más celdas a la vez en el panel de tareas:
Este control deslizante coloca el porcentaje de progreso elegido en la(s) celda(s) seleccionada(s) en la hoja de cálculo.
Fecha de inicio del turno
Esta función le permite cambiar las fechas de inicio y finalización de las filas seleccionadas.
El selector de fecha mostrará la fecha de inicio más temprana en las filas seleccionadas.
Cuando cambie esta fecha, todas las fechas de inicio y finalización seleccionadas cambiarán en consecuencia.
Columnas de recursos (solo Pro )
Nombre del recurso
Al ingresar un nombre, se agregará el recurso; al eliminar el nombre, se eliminará el recurso. Los recursos en la hoja de trabajo Recursos también están presentes en un menú desplegable en el panel de tareas. Un recurso se puede asignar a una o más tareas.
Abreviatura
La abreviatura reemplaza el nombre del recurso en la columna Recursos en la hoja de trabajo Tareas para mayor comodidad.
Tipo
Los tipos están en un menú desplegable cuando selecciona la celda:
- Trabajo: recursos por hora de trabajo de tarea, como mano de obra
- Equipo: recursos por hora de duración de la tarea, como equipo alquilado, etc.
- Material: recursos por unidad, como piezas, material de construcción, etc.
Tasa
Tarifa por hora para recurso tipo Obra y Equipo y costo por unidad para recurso tipo Material.
Contar
Total de horas para el recurso de tipo Trabajo y Equipo y cantidad total para el recurso de tipo Material en todas las tareas.
Costo
Costo total por recurso en todas las tareas.
Pestaña de configuración
escala de tiempo
La escala de tiempo del diagrama de Gantt se explica aquí .
Indicación de progreso
La indicación de progreso se puede configurar para la columna Progreso y el diagrama de Gantt de forma independiente.
Los colores tienen el siguiente significado:
| Condición | Color |
| hoy antes de la fecha de inicio de la tarea | sin color |
| hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso según lo programado | verde |
| hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso retrasado | amarillo |
| hoy después de la fecha de finalización y progreso inferior al 100% | rojo |
| el progreso es igual al 100% | sin color |
Indicación de ruta crítica (solo Pro )
Las tareas vinculadas que se encuentran en la ruta crítica provocarán un retraso en el proyecto cuando se retrasen. Las tareas no críticas tienen tiempo de inactividad antes de que provoquen un retraso en el proyecto. Opciones para la visibilidad de la ruta crítica en el diagrama de Gantt:
- Las tareas en la ruta crítica tienen un borde rojo.
- Las tareas no críticas tendrán su tiempo de holgura visible con una barra punteada.
Semana laboral (solo Pro )
Configure la semana laboral seleccionando
- Día de inicio de la semana laboral
- Número de días hábiles consecutivos por semana
- Horas de trabajo por día
Los días no laborables (fines de semana) son columnas grises en los diagramas de Gantt que tienen una escala de 1 día por columna.
Trabajo por tarea (solo Pro )
Puede asignar las horas de trabajo de una tarea entre los recursos o por recurso.
- Es deseable dividir las horas de trabajo entre los recursos si los recursos hacen el mismo trabajo. Más recursos significa que las horas de trabajo se dividen entre los recursos según la asignación, que se encuentra entre corchetes después del recurso.
- Si los recursos asignados a una tarea realizan un trabajo diferente, es conveniente asignar las horas de trabajo a cada recurso individualmente. Con la asignación, que está entre corchetes después del recurso, es posible variar las horas asignadas a una tarea por recurso.
La duración de la tarea y las horas de trabajo se pueden configurar de forma independiente o seguirse con las horas de trabajo establecidas por día. La opción solo surte efecto en los cambios y en las tareas nuevas.
Preguntas Frecuentes - Preguntas Frecuentes
¿Cómo expandir la escala de tiempo del diagrama de Gantt?
No cambie el diagrama de Gantt en la propia hoja de cálculo. Cambie la fecha de inicio y el período de tiempo del gráfico en la pestaña Configuración del panel de tareas. Al cambiar la fecha de inicio, puede desplazarse por el diagrama de Gantt.
¿Por qué las fechas en la escala de Gantt son 4 años y 1 día antes que las fechas en las celdas Start y Finish ?
Excel tiene dos sistemas de fecha, Windows siempre usa el sistema 1900, Mac también usa el sistema 1904. ProjectSheet for Excel utiliza el sistema 1900. Aquí puede leer cómo cambiar del sistema de fechas de 1904 al sistema de fechas de 1900 en Excel, según su versión de Excel: Sistemas de fechas en Excel .
¿Cómo resolver el "Error de complemento. No pudimos conectarnos al servidor de catálogo de 'Office Store' para este complemento"?
Si su empresa le proporciona Microsoft Office 365, puede consultar con el administrador si ProjectSheet - Diagrama de Gantt se puede agregar en el Centro de administración desde la Tienda Office (Configuración > Aplicaciones integradas).
¿Por qué las barras de Gantt a veces no están alineadas con las tareas en la versión Pro ?
Esto puede suceder cuando el nivel de zoom de la hoja de cálculo no es del 100 %, como resultado de un problema en el marco de Microsoft. Como solución, existe la opción basic Gantt en la parte inferior del panel de tareas a la derecha.
¿Cuál es el requisito mínimo para este complemento de Excel?
La tienda Microsoft AppSource indica Excel 2019, la versión mínima de Excel requerida es la actualización 1808 (2018, agosto). Puede encontrar su versión en Cuenta > Acerca de Excel.
¿Puedo transferir mi licencia a otra cuenta cuando deje la empresa?
No es su licencia, pero puede transferir su tiempo restante a otra licencia activa . Envíe una solicitud de transferencia al Helpdesk en la que mencione la otra cuenta de licencia activa. Luego, el tiempo restante se suma a la fecha de finalización de la licencia de la otra cuenta y se cancela su propia licencia.
¿Cómo eliminar el complemento?
Busque el complemento ProjectSheet en la cinta Insertar en Complementos de Office en la pestaña MIS COMPLEMENTOS . Haga clic en los tres puntos del menú y elija eliminar . Si ProjectSheet no está allí, puede buscar en la pestaña ADMINISTRADO POR EL ADMINISTRADOR y preguntarle al administrador.
Asegúrese de quitar el complemento de todas las aplicaciones de escritorio de Excel que usó en todos sus dispositivos y también de Office en línea, para evitar que aparezca un panel de tareas con el botón Confiar en este complemento cuando vuelva a abrir la hoja de cálculo.