Guía del usuario del complemento ProjectSheet for Excel
Contenido
Complemento de hoja de cálculo
Columnas de tareas y panel de tareas
Columnas de recursos (solo en Pro )
Vídeos tutoriales
Breve recorrido por el complemento gratuito [2:56]
Breve recorrido por el complemento Pro [3:51]
Complemento de hoja de cálculo
En Microsoft Excel, puedes instalar complementos desde la tienda de complementos que se encuentra en la pestaña Inicio. Escribe " projectsheet " en el cuadro de búsqueda y agrega el complemento, como se muestra en el video de instalación .
También puedes instalarlo desde Microsoft AppSource .
Tras la instalación, la cinta de opciones Inicio incluye un botón ProjectSheet para abrir el Panel de tareas.
Hojas de trabajo
El panel de tareas del complemento ProjectSheet se abre con el botón Open Taskpane en la cinta de opciones Inicio. Aparece en el lado derecho de la hoja de cálculo.
Puedes Continue con la versión gratuita o Sign in for Pro mediante el inicio de sesión único (SSO) con tu cuenta de Microsoft. A continuación, puedes comenzar una prueba gratuita de 10 días rellenando un formulario de registro. Durante o después de la prueba, puedes adquirir una licencia Pro .
Cuando se abre por primera vez, la versión gratuita agrega dos hojas de trabajo: Project y Tasks ,
La versión Pro añade cuatro hojas de cálculo: Project , Tasks , Resources y Holidays .
El panel de tareas se reemplazará por tres pestañas: una para editar , otra para configurar y otra con información sobre el complemento. Puede cerrar el panel de tareas y continuar editando.
Cronograma del proyecto
Puedes editar la hoja de cálculo directamente o mediante el panel de tareas del complemento. Algunas celdas se pueden editar de ambas maneras, pero el panel de tareas siempre conserva el formato correcto. El panel de tareas corresponde a la fila de tareas seleccionada en la hoja de cálculo.
Los cambios en las celdas de las columnas de ProjectSheet son procesados por el complemento, lo que genera cambios en la hoja de cálculo y el panel de tareas. El significado de las columnas se describe aquí . Las columnas propias no son procesadas por ProjectSheet y pueden contener texto, fechas, etc., o fórmulas de celda que hacen referencia a columnas de ProjectSheet.
Las ediciones en filas de tareas completas, como eliminar, mover o copiar/pegar, también son procesadas por el complemento. Seleccione una fila de tarea en el lado izquierdo de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que el nivel de la estructura de desglose del trabajo (EDT) puede cambiar si elimina una tarea de resumen o si las filas de origen y destino se encuentran en niveles diferentes.
Estructura y diseño
El complemento ProjectSheet utiliza elementos de hoja de cálculo, como hojas, columnas, filas y celdas, para crear una estructura con tareas, recursos, diagrama de Gantt, etc. Esta estructura no debe modificarse, ya que el complemento depende de ella.
Se puede modificar el diseño, como los colores, las fuentes, etc. Se pueden aplicar funciones de hoja de cálculo, como filtrar columnas. También es posible ordenar las filas seleccionadas, pero solo en tareas con la misma tarea resumen. Se pueden usar fórmulas de celda en columnas propias y en columnas de ProjectSheet con algunas restricciones; consulte el ejemplo .
Esta es una tabla que muestra lo que puedes y NO puedes cambiar:
| no | hacer |
| cambiar el marco | cambiar el diseño |
| Modificar el diagrama de Gantt en la propia hoja | Ajusta la escala de tiempo de Gantt en el panel de tareas. |
| eliminar o copiar columnas ProjectSheet | ocultar columnas ProjectSheet |
| Proteger hojas y rangos contra la edición | Compartir la hoja de cálculo para su visualización |
| insertar filas que no tengan columnas de tareas | Insertar columnas propias a la izquierda del diagrama de Gantt |
| eliminar filas de encabezado | cambiar el orden de las columnas |
| cambiar la fila 3 del encabezado oculto | cambiar el texto de los encabezados |
| Eliminar o copiar hojas de cálculo ProjectSheet | Agregar hojas de cálculo propias |
Diagrama de Gantt
La hoja de cálculo Tasks se muestra en la captura de pantalla a continuación y consta, a la izquierda, de una tabla con el cronograma y, a la derecha, de un diagrama de Gantt generado. En el extremo derecho se encuentra el panel de tareas del complemento. Al editar la hoja de cálculo o el panel de tareas, el cronograma y el diagrama de Gantt se actualizan durante el período de espera, indicado con el color de espera en la parte superior del panel de tareas.
Las fechas de inicio y finalización corresponden a las barras del diagrama de Gantt. El código WBS indica cómo se estructuran las tareas, incluyendo las tareas resumen.
La fecha de inicio de la tarea resumen es igual a la fecha de inicio más temprana de sus subtareas, y la fecha de finalización de la tarea resumen es igual a la fecha de finalización más tardía de sus subtareas.
El porcentaje de progreso corresponde a una línea doble en una barra.
En el diagrama de Gantt, la fecha de hoy se muestra con una línea vertical discontinua azul.
Una tarea es azul, una tarea de resumen es gris y un hito es naranja.
Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra. Si desea cambiar el color, haga clic en el botón Actualizar para actualizarlo.
La versión Pro muestra una relación entre las tareas en el diagrama de Gantt mediante una flecha y el progreso mediante una barra sólida dentro de la barra de Gantt.
Plazo
El diagrama de Gantt muestra el cronograma completo o una parte del mismo, según la escala de tiempo configurada en la pestaña Configuración del panel de tareas. Puede establecer la fecha de inicio de la escala de tiempo para desplazarse por el diagrama de Gantt. La fecha de inicio se puede establecer con el selector de fechas, o bien a la fecha de hoy o a la fecha de inicio más temprana de las tareas seleccionadas. Puede establecer el período de tiempo de la escala de tiempo para ver todo el proyecto en el diagrama de Gantt (solo en Pro ). El período de tiempo comienza con 1 día por celda y termina con 3 años para toda la escala de tiempo (18 días por celda). Tanto la fecha de inicio como el período de tiempo se configuran automáticamente con Autoajuste (solo en Pro ).
En el diagrama de Gantt, puede configurar el día de inicio de la semana; por defecto, es el lunes.
Columnas de tareas y panel de tareas
Las columnas de Tareas se encuentran en la hoja de cálculo Tasks . El panel de tareas está situado a la derecha de la hoja de cálculo. Las columnas se pueden modificar directamente en la celda o a través del panel de tareas.
Estructura de desglose del trabajo (EDT) y descripción de la tarea
En la columna Descripción de la tarea, se introduce el cronograma. La columna EDT se calcula automáticamente y muestra un código que indica la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) de las tareas. Si está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se mostrará como el color de la barra de Gantt después de hacer clic en el botón Actualizar . Si se borra el texto de la descripción de la tarea, se eliminará la tarea completa.
Estos botones de subir/bajar en el panel de tareas permiten desplazarse a la fila de tareas anterior/siguiente . Detrás de los botones se muestra el índice de la fila de la hoja de cálculo, seguido del código WBS y la descripción de la tarea.
Estos botones del panel de tareas permiten disminuir o aumentar el nivel de la estructura de desglose del trabajo (EDT) de la(s) fila(s) de tarea seleccionada(s). La jerarquía de la EDT también se muestra en la sangría del texto de la descripción de la tarea. Las tareas de resumen aparecen en negrita.
Este menú desplegable en el panel de tareas tiene funciones para contraer/expandir las tareas seleccionadas o todas las tareas de resumen para obtener una visión general del cronograma.
- Nivel de colapso : colapsa todas las tareas de resumen con el mismo nivel de sangría que la tarea de resumen seleccionada.
- ocultar 100% completado - Ocultar todas las tareas (resumen) que tengan un progreso del 100%
Este botón inserta una tarea de resumen encima de las tareas seleccionadas. Posteriormente, puede modificar la descripción de la tarea de resumen. Esta función es una alternativa rápida y sencilla para insertar una fila vacía, añadir una descripción de la tarea de resumen y seleccionar las subtareas para aplicar sangría.
Duración (solo Pro )
La duración de una tarea es el tiempo transcurrido entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. Al modificarse la fecha de finalización, se recalcula la fecha de inicio, mientras que la fecha de inicio se mantiene. Una tarea se convierte en un hito si su duración es de 0.
Los selectores de Días y Horas en el panel de tareas establecen la duración en la(s) celda(s) seleccionada(s) de la hoja de cálculo.
Fechas de inicio y finalización
La columna «Inicio» contiene la fecha de inicio de una tarea, y la columna «Fin», la fecha de finalización. Las fechas de resumen y el diagrama de Gantt se calculan cuando corresponde. En la versión gratuita, una tarea se convierte en un hito si solo tiene una fecha de finalización.
El selector de fechas del panel de tareas coloca la fecha seleccionada en la(s) celda(s) seleccionada(s) de la hoja de cálculo.
Predecesores (solo Pro )
Puede introducir una tarea predecesora introduciendo su número de fila en la hoja de cálculo. Varias tareas predecesoras se separan con un punto y coma: 12;24. Se puede añadir el tipo de enlace y el retraso/adelanto al enlace: 11FF+2d.
También puedes vincular tareas seleccionándolas en la hoja de cálculo y usando la opción "Vincular tareas" en el panel de tareas. Primero, haz clic en una tarea en la hoja de cálculo y luego en " Desde " en el panel de tareas. Esta tarea pasará de cursiva a negrita en el panel de tareas. A continuación, haz clic en una tarea y luego en " Para " para crear un vínculo.
Tras crear un enlace, puedes cambiar el tipo de enlace y el tiempo de espera ( en días y horas). Puedes repetir este proceso para añadir más tareas. Si vuelves a hacer clic en " a ", se eliminará el enlace. También puedes crear enlaces inversos con "a" y una o más tareas " desde ".
Estado (solo Pro )
La columna Condición muestra condiciones adicionales para las tareas sobre cómo se debe programar la planificación. Las filas tienen un menú desplegable con cuatro opciones cuando se selecciona la celda:
- ASAP - Tan pronto como sea posible (predeterminado)
- ALAP - Tan tarde como sea posible
- comenzar el - En esta fecha o posterior
- Finalizar en - En esta fecha o antes
Si no hay texto en la celda, significa lo antes posible.
Recursos (solo Pro )
La columna Recursos muestra los recursos asignados desde la hoja de cálculo Resources . El recurso corresponde al nombre o abreviatura, si está presente. Si hay varios recursos asignados, se separan con un punto y coma. La cantidad asignada por defecto es 1; entre corchetes se puede introducir una cantidad diferente. Ejemplo de asignación de recursos: A;B[0.5]
Los recursos de la hoja de cálculo Resources también aparecen en un menú desplegable en el panel de tareas. Haga clic en una tarea y seleccione un recurso del menú desplegable. Los recursos ya asignados se muestran en negrita. La cantidad predeterminada para un recurso nuevo es 1. Puede introducir una cantidad diferente para un recurso ya asignado con el selector numérico. Si introduce una cantidad de 0, el recurso se eliminará de la tarea.
Trabajo (solo Pro )
La cantidad de horas de trabajo por tarea o resumen de tarea.
Costo (solo Pro )
Coste total por tarea o resumen de tarea para todos los recursos asignados. El cálculo del coste depende de la tarifa y el tipo de recurso. Si no hay recursos asignados, puede introducir los costes manualmente.
Porcentaje de progreso
El porcentaje de progreso de cada tarea. El progreso de la tarea resumida se calcula a partir de sus subtareas. Puede introducir el porcentaje de una o más celdas a la vez en el panel de tareas.
Este control deslizante coloca el porcentaje de progreso elegido en la(s) celda(s) seleccionada(s) de la hoja de cálculo.
Fecha de inicio del turno
Esta función le permite modificar las fechas de inicio y finalización de la(s) fila(s) seleccionada(s).
El selector de fechas mostrará la fecha de inicio más temprana en las filas seleccionadas.
Al cambiar esta fecha, todas las fechas de inicio y finalización seleccionadas se ajustarán automáticamente.
Columnas de recursos (solo Pro )
Encontrarás las columnas de Recursos en la hoja de cálculo Resources .
nombre del recurso
Al ingresar un nombre, se agregará el recurso; al eliminarlo, se eliminará. Un recurso puede asignarse a una o más tareas. Al asignar un nuevo recurso a una tarea, este se agregará a la hoja de cálculo de Recursos.
Al cambiar el nombre de un recurso en la hoja de cálculo Recursos, este cambio se aplicará a todas las tareas de la hoja de cálculo Tareas. Asimismo, al eliminar un recurso de la hoja de cálculo Recursos, este se eliminará de todas las tareas de la hoja de cálculo Tareas.
Abreviatura
Para mayor comodidad, la abreviatura sustituye al nombre del recurso en la columna Recursos de la hoja de cálculo Tasks .
Tipo
Los tipos aparecen en un menú desplegable al seleccionar la celda:
- trabajo - Recursos por hora de trabajo de tarea, como mano de obra
- equipo - Recursos por hora de duración de la tarea, como equipo alquilado, etc.
- material - Recursos por unidad, como piezas, material de construcción, etc.
Tasa
Tarifa por hora para recursos de tipo Trabajo y Equipo, y costo por unidad para recursos de tipo Material.
Contar
Horas totales para recursos de tipo Trabajo y Equipo y cantidad total para recursos de tipo Material en todas las tareas.
Costo
Coste total por recurso en todas las tareas.
Vacaciones (solo Pro )
Las fechas de vacaciones no laborables se pueden introducir en la hoja de cálculo Holidays . Cada fecha aparece en una fila independiente; la descripción es opcional. Las fechas se pueden introducir mediante el selector de fechas del panel de tareas. Puede usar el controlador situado en la esquina inferior derecha de una celda para rellenar filas con fechas consecutivas.
Pestaña Configuración
Esta pestaña se encuentra en el panel de tareas. El panel de tareas está situado a la derecha de la hoja de cálculo.
Plazo
Aquí se explica la escala temporal del diagrama de Gantt.
Indicación de progreso
El indicador de progreso se puede configurar de forma independiente para la columna Progreso y el diagrama de Gantt.
Los colores tienen el siguiente significado:
| Condición | Color |
| Hoy antes de la fecha de inicio de la tarea | sin color |
| Hoy, tras la fecha de inicio de la tarea y el progreso según lo previsto. | verde |
| Hoy, tras la fecha de inicio de la tarea y con retraso en el progreso. | amarillo |
| Hoy, después de la fecha de finalización y con un progreso inferior al 100%. | rojo |
| El progreso equivale al 100%. | sin color |
Indicación de ruta crítica (solo versión Pro )
Las tareas vinculadas que se encuentran en la ruta crítica provocarán retrasos en el proyecto cuando se produzcan. Las tareas no críticas tienen un margen de tiempo antes de causar retrasos en el proyecto. Opciones para la visibilidad de la ruta crítica en el diagrama de Gantt:
- Las tareas que se encuentran en la ruta crítica tienen un borde rojo.
- Las tareas no críticas tendrán su tiempo de holgura visible mediante una barra punteada.
Semana laboral (solo Pro )
Establezca la semana laboral seleccionando
- Día de inicio de la semana laboral
- Número de días laborables consecutivos por semana
- Horas de trabajo por día
Los días no laborables (fines de semana) se representan como columnas grises en los diagramas de Gantt, que tienen una escala de 1 día por columna.
Trabajo por tarea (solo Pro )
Puedes asignar las horas de trabajo de una tarea entre los recursos o por recurso.
- Es conveniente distribuir las horas de trabajo entre los recursos si estos realizan la misma tarea. Si se dispone de más recursos, las horas de trabajo se distribuyen entre ellos en función de la cantidad asignada.
- Si los recursos asignados a una tarea realizan trabajos diferentes, conviene asignar las horas de trabajo a cada recurso individualmente. Con la cantidad asignada, es posible variar las horas de trabajo por recurso.
La duración de las tareas y las horas de trabajo se pueden configurar de forma independiente o de forma consecutiva, respetando las horas de trabajo diarias establecidas.
Ejemplo de fórmulas de celdas
En la versión Pro, las columnas Duración y Trabajo también pueden contener fórmulas de celda. Siempre que ProjectSheet no las sobrescriba, permanecerán. Las fórmulas pueden calcular la duración o el trabajo en función de uno o más parámetros de las columnas insertadas. Para calcular el cronograma resultante, debe hacer clic en el botón Actualizar en el panel de tareas.
En la configuración, se pueden vincular Duración y Trabajo. La duración se calcula a partir del trabajo y los recursos asignados. Es probable que las fórmulas de celda en la columna Duración se sobrescriban y eliminen con el valor de la columna Trabajo. En este caso, se recomienda usar fórmulas de celda solo en la columna Trabajo, no en la columna Duración.
Preguntas frecuentes
¿Cómo ampliar la escala temporal del diagrama de Gantt?
No modifique el diagrama de Gantt en la hoja de cálculo. Cambie la fecha de inicio y el período de tiempo (solo en la Pro ) del diagrama en la pestaña Configuración del panel de tareas. Al cambiar la fecha de inicio, podrá desplazarse por el diagrama de Gantt.
¿Por qué las fechas en la escala de Gantt son 4 años y 1 día anteriores a las fechas en las celdas Start y Finish ?
Excel tiene dos sistemas de fechas: Windows siempre usa el sistema de 1900, mientras que Mac también usa el de 1904. ProjectSheet for Excel usa el sistema de 1900. Aquí puedes leer cómo cambiar del sistema de fechas de 1904 al de 1900 en Excel, según tu versión: Sistemas de fechas en Excel .
¿Cómo solucionar el error "Error del complemento. No pudimos conectarnos al servidor del catálogo 'Office Store' para este complemento"?
Si su empresa le proporciona Microsoft Office 365, puede consultar con el administrador si ProjectSheet - Diagrama de Gantt se puede agregar en el Centro de administración desde la Tienda de Office (Configuración > Aplicaciones integradas).
¿Por qué en la versión Pro las barras de Gantt a veces no están alineadas con las tareas?
Esto puede ocurrir cuando el nivel de zoom de la hoja de cálculo no es del 100 %, debido a un problema en el marco de trabajo de Microsoft. Como solución alternativa, existe la opción de Gantt Free version en la parte inferior del panel de tareas de la derecha.
¿Cuál es el requisito mínimo para este complemento de Excel?
La tienda Microsoft AppSource indica que se requiere Excel 2019, pero la versión mínima necesaria es la actualización 1808 (agosto de 2018). Puedes consultar tu versión en Cuenta > Acerca de Excel.
¿Puedo transferir la licencia de mi cuenta a otra cuenta cuando deje la empresa?
Sí, puedes hacerlo una sola vez de forma gratuita iniciando una prueba de ProjectSheet para Excel en tu nueva cuenta de Microsoft. La fecha de vencimiento de la licencia de la cuenta anterior se transferirá a la nueva. Envía una solicitud de transferencia al servicio de asistencia técnica indicando la cuenta anterior y la nueva.
¿Puedo convertir mi licencia de cuenta en una licencia de dominio?
Sí, puede hacerlo comprando una licencia de dominio. El tiempo restante de la licencia de cuenta, dividido entre 5, se suma a la fecha de vencimiento de la licencia de dominio. El factor de 5 representa la diferencia de precio entre las licencias de cuenta y de dominio. Envíe una solicitud de conversión al servicio de asistencia técnica indicando el dominio.
¿Cómo eliminar el complemento?
Busque el complemento ProjectSheet en la cinta de opciones Insertar , dentro de Complementos de Office, en la pestaña MIS COMPLEMENTOS . Haga clic en los tres puntos del menú y seleccione Eliminar . Si ProjectSheet no aparece, puede consultar la pestaña ADMINISTRADOS POR EL ADMINISTRADOR y preguntar al administrador.
Asegúrese de eliminar el complemento de todas las aplicaciones de Excel para escritorio que haya utilizado en todos sus dispositivos y también de Office en línea, para evitar que aparezca un panel de tareas con un botón "Confiar en este complemento" cuando vuelva a abrir la hoja de cálculo.