Guía del usuario del complemento ProjectSheet for Excel
Contenido
Complemento de hoja de cálculo
Columnas de tareas y panel de tareas
Columnas de recursos (solo en Pro )
videos tutoriales
Breve recorrido por el complemento gratuito [2:56]
Breve recorrido por el complemento Pro [3:51]
Complemento de hoja de cálculo
En Microsoft Excel, puedes instalar complementos desde la tienda de complementos, que se encuentra en la pestaña Inicio. Escribe " projectsheet " en el cuadro de búsqueda y agrega el complemento, como se muestra en el video de instalación de complementos .
También puedes instalarlo desde Microsoft AppSource .
Tras la instalación, la cinta de opciones de Inicio incluye un botón ProjectSheet para abrir el panel de tareas.
Hojas de trabajo
El panel de tareas del complemento ProjectSheet se abre con el botón Open Taskpane en la cinta de opciones Inicio. Aparece en el lado derecho de la hoja de cálculo.
Puedes Continue con la versión gratuita o Sign in for Pro mediante el inicio de sesión único (SSO) con tu cuenta de Microsoft. A continuación, puedes comenzar una prueba gratuita de 10 días completando un formulario de registro. Durante o después del período de prueba, puedes comprar una licencia Pro .
Al abrirse por primera vez, la versión gratuita añade dos hojas de cálculo: Project y Tasks .
La versión Pro añade cuatro hojas de cálculo: Project , Tasks , Resources y Holidays .
El panel de tareas se reemplazará por tres pestañas: una para Editar , otra para Configuración y una tercera con información sobre el complemento. Puede cerrar el panel de tareas y continuar editando.
Cronograma del proyecto
Puede editar la hoja de cálculo directamente o mediante el panel de tareas del complemento. Algunas celdas se pueden editar de ambas maneras, pero el panel de tareas siempre muestra el formato correcto. El panel de tareas corresponde a la fila de tareas seleccionada en la hoja de cálculo.
Los cambios en las celdas de las columnas de ProjectSheet son procesados por el complemento, lo que genera cambios en la hoja de cálculo y el panel de tareas. El significado de las columnas se describe aquí . Las columnas propias no son procesadas por ProjectSheet y pueden contener texto, fechas, etc., o fórmulas que hacen referencia a columnas de ProjectSheet.
Las modificaciones en filas de tareas completas, como eliminar, mover o copiar/pegar, también se procesan mediante el complemento. Seleccione una fila de tarea en el lado izquierdo de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que el nivel de la EDT puede cambiar si elimina una tarea de resumen o si las filas de origen y destino se encuentran en niveles diferentes.
Estructura y maquetación
El complemento ProjectSheet utiliza elementos de hoja de cálculo como hojas, columnas, filas y celdas para crear una estructura con tareas, recursos, diagrama de Gantt, etc. Esta estructura no debe modificarse porque el complemento depende de ella.
Se puede modificar el diseño, incluyendo colores, fuentes, etc. Se pueden aplicar funciones de hoja de cálculo, como el filtrado de columnas. También es posible ordenar las filas seleccionadas, pero solo en tareas con la misma tarea resumen. Las fórmulas de celda se pueden usar en columnas propias y en columnas de la hoja de proyecto con algunas restricciones; consulte el ejemplo .
Esta es una tabla de lo que puedes y NO puedes cambiar:
| no | hacer |
| cambiar el marco | cambiar el diseño |
| Modifique el diagrama de Gantt directamente en la hoja de cálculo. | Ajustar la escala de tiempo del diagrama de Gantt en el panel de tareas. |
| Eliminar o copiar columnas ProjectSheet | Ocultar columnas ProjectSheet |
| Proteger las hojas y los rangos contra la edición | Compartir hoja de cálculo para su visualización |
| Insertar filas que no tengan columnas de tareas | Insertar columnas propias a la izquierda del diagrama de Gantt |
| eliminar filas de encabezado | cambiar el orden de las columnas |
| cambiar la fila 3 del encabezado oculto | cambiar el texto de los encabezados |
| eliminar o copiar hojas de cálculo ProjectSheet | Añadir hojas de trabajo propias |
Diagrama de Gantt
La hoja de cálculo Tasks se muestra en la captura de pantalla a continuación y consta de una tabla con el cronograma a la izquierda y un diagrama de Gantt generado a la derecha. En el extremo derecho se encuentra el panel de tareas del complemento. Cuando se realizan modificaciones en la hoja de cálculo o en el panel de tareas, el cronograma y el diagrama de Gantt se actualizan durante el período de espera, indicado con el color de espera en la parte superior del panel de tareas.
Las fechas de inicio y finalización corresponden a las barras del diagrama de Gantt. El código WBS indica cómo se estructuran las tareas con las tareas de resumen.
La fecha de inicio de la tarea principal es igual a la fecha de inicio más temprana de sus subtareas, y la fecha de finalización de la tarea principal es igual a la fecha de finalización más tardía de sus subtareas.
El porcentaje de progreso corresponde a una línea doble en una barra.
La fecha de hoy se muestra con una línea azul discontinua vertical en el diagrama de Gantt.
Una tarea se representa en azul, una tarea de resumen en gris y un hito en naranja.
Cuando esté presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se mostrará como el color de la barra. Si cambia el color, haga clic en el botón Actualizar para actualizarlo.
La versión Pro muestra un vínculo entre las tareas en el diagrama de Gantt con una flecha y el progreso con una barra sólida dentro de la barra de Gantt.
escala de tiempo
El diagrama de Gantt muestra el cronograma completo o una parte, según la escala de tiempo configurada en la pestaña Configuración del panel de tareas. Puede establecer la fecha de inicio de la escala de tiempo para desplazarse por el diagrama de Gantt. La fecha de inicio se puede configurar con el selector de fechas, o bien, puede establecerse en la fecha de hoy o en la fecha de inicio más temprana si las tareas están seleccionadas. Puede configurar el período de la escala de tiempo para ver todo el proyecto en el diagrama de Gantt (solo en la Pro ). El período de tiempo comienza con 1 día por celda y finaliza con 3 años para toda la escala de tiempo (18 días por celda). Tanto la fecha de inicio como el período de tiempo se configuran automáticamente con Ajuste automático (solo en Pro ).
En el diagrama de Gantt se puede configurar el día de inicio de la semana; el valor predeterminado es el lunes.
Columnas de tareas y panel de tareas
Las columnas de Tareas se encuentran en la hoja de cálculo Tasks . El panel de tareas está situado a la derecha de la hoja de cálculo. Las columnas se pueden modificar directamente en la celda o mediante el panel de tareas.
EDT y descripción de la tarea
En la columna Descripción de la tarea, se comienza a introducir la planificación. La columna EDT se calcula automáticamente y muestra un código que indica la estructura de desglose del trabajo de las tareas. Si está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra de Gantt tras hacer clic en el botón Actualizar . Borrar el texto de la descripción de la tarea eliminará la tarea completa.
Estos botones de flecha arriba/abajo en el panel de tareas permiten desplazarse a la fila de tareas anterior/siguiente. El índice de la fila de la hoja de cálculo se muestra detrás de los botones.
Estos botones del panel de tareas disminuyen o aumentan el nivel de sangría de la(s) fila(s) de tareas seleccionada(s). El código de la EDT se muestra detrás de los botones.
La jerarquía de la EDT también se muestra en la sangría del texto de descripción de la tarea. Las llamadas tareas de resumen aparecen en negrita.
Este menú desplegable en el panel de tareas tiene funciones para contraer/expandir las tareas de resumen seleccionadas o todas las tareas.
La función 'contraer nivel' contrae todas las tareas de resumen con el mismo nivel de sangría que la tarea de resumen seleccionada.
La función 'ocultar tareas completadas al 100%' oculta todas las tareas (de resumen) que tienen un progreso del 100%.
Duración (solo Pro )
La duración de una tarea es el tiempo transcurrido entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. Al modificarla, se recalcula la fecha de finalización, mientras que la fecha de inicio se mantiene. Al modificar la fecha de finalización, se modifica la duración, mientras que la fecha de inicio se mantiene. Una tarea se convierte en un hito si su duración es cero.
Los controles numéricos Días y Horas del panel de tareas establecen la duración en las celdas seleccionadas de la hoja de cálculo.
Fechas de inicio y finalización
La columna «Inicio» contiene la fecha de inicio de una tarea, y la columna «Fin», la fecha de finalización. Las fechas de resumen y el diagrama de Gantt se calculan cuando corresponde. En la versión gratuita, una tarea se convierte en un hito si solo tiene una fecha de finalización.
El selector de fechas del panel de tareas coloca la fecha seleccionada en la(s) celda(s) seleccionada(s) de la hoja de cálculo.
Predecesores (solo Pro )
Puede introducir una tarea predecesora ingresando su número de fila en la hoja de cálculo. Las tareas que actúan como predecesoras se separan con punto y coma: 12;24
También puedes vincular tareas haciendo clic con el ratón en la hoja de cálculo y en «Vincular tareas» en el panel de tareas. Primero, haz clic en una tarea en la hoja de cálculo y luego en «Desde» en el panel de tareas. Esta tarea pasará de cursiva a negrita en el panel de tareas. A continuación, haz clic en una tarea y en «Hasta». Puedes repetir este proceso para añadir más tareas «Hasta». Si vuelves a hacer clic en «Hasta», se desvincularán. También puedes realizar el proceso inverso con una o más tareas «Desde» y «Hasta». Tras vincular las tareas, puedes cambiar el tipo y el tiempo de demora/adelanto en días y horas.
Condición (Solo Pro )
La columna Condición muestra condiciones adicionales para las tareas sobre cómo debe programarse la planificación. Las filas tienen un menú desplegable con cuatro opciones cuando se selecciona la celda:
- ASAP - Lo antes posible (predeterminado)
- ALAP - Lo más tarde posible
- Comienza el - En esta fecha o más tarde
- Finaliza el - En esta fecha o antes
Si no hay texto en la celda, significa lo antes posible.
Recursos (solo Pro )
La columna Recursos muestra los recursos asignados en la hoja de cálculo Resources . El recurso corresponde a su nombre o abreviatura, si la tiene. Los recursos asignados se separan con punto y coma. La cantidad asignada por defecto es 1; se puede introducir una cantidad diferente entre corchetes. Ejemplo de asignación de recursos: A;B[0.5]
Los recursos de la hoja de cálculo Resources también están disponibles en un menú desplegable del panel de tareas. Haga clic en una tarea y seleccione un recurso del menú desplegable. Los recursos ya asignados aparecen en negrita. La cantidad predeterminada para un recurso nuevo es 1. Puede introducir una cantidad diferente para un recurso ya asignado mediante el selector. Si introduce 0, el recurso se eliminará de la tarea.
Trabajo (solo Pro )
La cantidad de horas de trabajo por tarea o resumen de tareas.
Costo (solo Pro )
Coste total por tarea o resumen de tareas para todos los recursos asignados. El cálculo del coste depende de la tarifa y el tipo de recurso. Si no hay recursos asignados, puede introducir los costes manualmente.
porcentaje de progreso
Porcentaje de progreso de cada tarea. El progreso de la tarea principal se calcula a partir de sus subtareas. En el panel de tareas se puede introducir el porcentaje de una o varias celdas a la vez.
Este control deslizante coloca el porcentaje de progreso elegido en la(s) celda(s) seleccionada(s) de la hoja de cálculo.
fecha de inicio del turno
Esta función le permite modificar las fechas de inicio y finalización de las filas o filas seleccionadas.
El selector de fechas mostrará la fecha de inicio más temprana en las filas seleccionadas.
Al cambiar esta fecha, todas las fechas de inicio y finalización seleccionadas se ajustarán en consecuencia.
Columnas de recursos (solo Pro )
Las columnas de Recursos se encuentran en la hoja de cálculo Resources .
Nombre del recurso
Al introducir un nombre, se añadirá el recurso; al borrarlo, se eliminará. Los recursos de la hoja de cálculo Resources también aparecen en un menú desplegable del panel de tareas. Un recurso puede asignarse a una o varias tareas.
Abreviatura
Para mayor comodidad, la abreviatura reemplaza el nombre del recurso en la columna Recursos de la hoja de cálculo Tasks .
Tipo
Los tipos aparecen en un menú desplegable al seleccionar la celda:
- Trabajo: recursos por tarea y hora de trabajo, como la mano de obra.
- Equipos: recursos por hora de duración de la tarea, como equipos alquilados, etc.
- Material - recursos por unidad, como piezas, materiales de construcción, etc.
Tasa
Tarifa por hora para recursos de tipo Obra y Equipo y coste por unidad para recursos de tipo Material.
Contar
Total de horas para el recurso de tipo Trabajo y Equipo y cantidad total para el recurso de tipo Material en todas las tareas.
Costo
Coste total por recurso en todas las tareas.
Vacaciones (solo Pro )
Las fechas no laborables se pueden introducir en la hoja de cálculo Holidays . Cada fecha aparece en una fila independiente; la descripción es opcional. Puede usar el controlador de la esquina inferior derecha de una celda para añadir las fechas siguientes a las filas. El calendario se recalcula después de introducir las fechas para omitirlas.
pestaña de configuración
Esta pestaña se encuentra en el panel de tareas. El panel de tareas está ubicado a la derecha de la hoja de cálculo.
escala de tiempo
Aquí se explica la escala temporal del diagrama de Gantt.
Indicación de progreso
La indicación de progreso se puede configurar de forma independiente para la columna de progreso y el diagrama de Gantt.
Los colores tienen el siguiente significado:
| Condición | Color |
| hoy antes de la fecha de inicio de la tarea | sin color |
| Hoy, tras la fecha de inicio de la tarea y el progreso según lo previsto. | verde |
| Hoy, tras la fecha de inicio de la tarea, el progreso está retrasado. | amarillo |
| Hoy, tras la fecha límite, el progreso es inferior al 100%. | rojo |
| El progreso equivale al 100%. | sin color |
Indicación de ruta crítica (solo Pro )
Las tareas vinculadas que se encuentran en la ruta crítica provocarán retrasos en el proyecto si se retrasan. Las tareas no críticas tienen un margen de tiempo antes de causar retrasos en el proyecto. Opciones para la visibilidad de la ruta crítica en el diagrama de Gantt:
- Las tareas en la ruta crítica tienen un borde rojo.
- Las tareas no críticas tendrán su tiempo de holgura visible mediante una barra punteada.
Semana laboral (solo Pro )
Establezca la semana laboral seleccionando
- Día de inicio de la semana laboral
- Número de días laborables consecutivos por semana
- Horas de trabajo por día
Los días no laborables (fines de semana) son columnas grises en los diagramas de Gantt que tienen una escala de 1 día por columna.
Trabajo por tarea (solo Pro )
Puedes asignar las horas de trabajo de una tarea entre los recursos o por recurso.
- Repartir las horas de trabajo entre los recursos es conveniente si estos realizan el mismo trabajo. A mayor cantidad de recursos, mayor será la distribución de las horas de trabajo entre ellos, en función de la cantidad asignada.
- Si los recursos asignados a una tarea realizan trabajos diferentes, conviene asignar las horas de trabajo a cada recurso individualmente. Con la cantidad asignada, es posible variar las horas de trabajo por recurso.
La duración de la tarea y las horas de trabajo pueden establecerse de forma independiente o de forma conjunta, según las horas de trabajo diarias establecidas.
Ejemplo de fórmulas celulares
Las columnas Duración y Trabajo de la versión Pro también pueden contener fórmulas. Estas se conservarán siempre que ProjectSheet no las sobrescriba. Las fórmulas pueden calcular la duración o el trabajo a partir de uno o más parámetros de las columnas insertadas. Para calcular el cronograma resultante, haga clic en el botón Actualizar del panel de tareas.
En esta configuración, se pueden vincular Duración y Trabajo. La duración se calcula a partir del trabajo y los recursos asignados. Es probable que las fórmulas de las celdas de la columna Duración se sobrescriban y se eliminen con el valor de la columna Trabajo. En este caso, se recomienda usar fórmulas de celdas solo en la columna Trabajo, no en la columna Duración.
Preguntas frecuentes
¿Cómo ampliar la escala temporal del diagrama de Gantt?
No modifique el diagrama de Gantt directamente en la hoja de cálculo. Cambie la fecha de inicio y el período (solo en la Pro ) del diagrama en la pestaña Configuración del panel de tareas. Al cambiar la fecha de inicio, podrá desplazarse por el diagrama de Gantt.
¿Por qué las fechas en la escala de Gantt son 4 años y 1 día anteriores a las fechas en las celdas Start y Finish ?
Excel tiene dos sistemas de fechas: Windows siempre usa el sistema de 1900, mientras que Mac también usa el de 1904. ProjectSheet for Excel usa el sistema de 1900. Aquí puede consultar cómo cambiar del sistema de fechas de 1904 al de 1900 en Excel, según su versión: Sistemas de fechas en Excel .
¿Cómo solucionar el error "No se pudo conectar con el servidor del catálogo 'Office Store' para este complemento"?
Si su empresa le proporciona Microsoft Office 365, puede consultar con el administrador si se puede agregar ProjectSheet - Diagrama de Gantt en el Centro de administración desde la Tienda de Office (Configuración > Aplicaciones integradas).
¿Por qué en la versión Pro las barras de Gantt a veces no están alineadas con las tareas?
Esto puede ocurrir cuando el nivel de zoom de la hoja de cálculo no está al 100%, debido a un problema en el marco de Microsoft. Como solución alternativa, existe la opción de Gantt Free version en la parte inferior del panel de tareas a la derecha.
¿Cuáles son los requisitos mínimos para este complemento de Excel?
La tienda Microsoft AppSource indica que para Excel 2019 se requiere como versión mínima la actualización 1808 (agosto de 2018). Puede consultar su versión en Cuenta > Acerca de Excel.
¿Puedo transferir la licencia de mi cuenta a otra cuenta cuando deje la empresa?
Sí, puede hacerlo una sola vez de forma gratuita iniciando una prueba de ProjectSheet para Excel en su nueva cuenta de Microsoft. La fecha de vencimiento de la licencia de la cuenta anterior se transferirá a la nueva. Envíe una solicitud de transferencia al servicio de asistencia técnica indicando la cuenta anterior y la nueva.
¿Puedo convertir mi licencia de cuenta en una licencia de dominio?
Sí, puedes hacerlo comprando una licencia de dominio. El tiempo restante de la licencia de cuenta, dividido entre 5, se suma a la fecha de vencimiento de la licencia de dominio. El factor 5 es la diferencia de precio entre las licencias de cuenta y de dominio. Envía una solicitud de conversión al Centro de Ayuda , indicando el dominio.
¿Cómo eliminar el complemento?
Busque el complemento ProjectSheet en la cinta de opciones Insertar , dentro de Complementos de Office, en la pestaña MIS COMPLEMENTOS . Haga clic en los tres puntos del menú y seleccione Quitar . Si ProjectSheet no aparece, puede consultar la pestaña ADMINISTRADO POR EL ADMINISTRADOR y preguntarle al administrador.
Asegúrese de eliminar el complemento de todas las aplicaciones de escritorio de Excel que haya utilizado en todos sus dispositivos y también de Office Online, para evitar que aparezca un panel de tareas con un botón "Confiar en este complemento" cuando vuelva a abrir la hoja de cálculo.