Guía del usuario del complemento ProjectSheet for Excel
Contenido
Diagrama de Gantt en hoja de cálculo
Columnas de tareas y pestaña Editar
Columnas de recursos (solo en Pro )
Vídeos tutoriales
Visita rápida del complemento gratuito [2:56]
Visita rápida del complemento Pro [3:51]
Instalar complemento
En Microsoft Excel, puede instalarlo desde la tienda de complementos que se encuentra en la cinta de opciones Inicio. Escriba " projectsheet " en el cuadro de búsqueda y agregue el complemento, como se muestra en el video Instalar complemento .
También puedes instalarlo desde Microsoft AppSource .
Después de la instalación, la cinta de Inicio obtiene un botón ProjectSheet para abrir el panel de tareas.
Agregar hojas
El panel de tareas del complemento ProjectSheet se abre con el botón Open Taskpane en la cinta de opciones Inicio. Aparece en el lado derecho de la hoja de cálculo.
Puede Continue con la versión gratuita o Sign in for Pro mediante el inicio de sesión único (SSO) con su cuenta de Microsoft. Luego, puede comenzar una prueba de 10 días completando un formulario de registro. Durante o después de la prueba, puede comprar una licencia Pro .
Cuando se abre por primera vez, la versión gratuita agrega dos hojas de trabajo: Project y Tasks , la versión Pro agrega cuatro hojas de trabajo: Project , Tasks , Resources y Holidays . La hoja de trabajo Project muestra un resumen del proyecto. En la hoja de trabajo Holidays puede ingresar fechas en las que el proyecto no está funcionando.
El panel de tareas se reemplazará por tres pestañas: una para Editar , otra para Configuración y otra con información sobre el complemento. Puede cerrar el panel de tareas y continuar con la edición.
Diagrama de Gantt en hoja de cálculo
La hoja de cálculo Tareas se muestra en la captura de pantalla a continuación y consta, en el lado izquierdo, de una tabla con el cronograma y, en el lado derecho, de un diagrama de Gantt generado. En el extremo derecho se encuentra el panel de tareas del complemento. Cuando se realizan modificaciones en la hoja de cálculo o en el panel de tareas, el cronograma y el diagrama de Gantt se actualizan durante el período de espera, que se indica con el color de espera en la parte superior del panel de tareas.
Las fechas de inicio y finalización corresponden a barras en el diagrama de Gantt. El código WBS indica cómo se estructuran las tareas con tareas de resumen.
La fecha de inicio de la tarea de resumen es igual a la fecha de inicio más temprana de sus subtareas, la fecha de finalización de la tarea de resumen es igual a la fecha de finalización más tardía de sus subtareas.
El porcentaje de progreso corresponde a una línea doble en una barra.
La fecha de hoy se muestra con una línea azul discontinua vertical en el diagrama de Gantt.
Una tarea es azul, una tarea de resumen es gris y un hito es naranja.
Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra. Si cambia el color, haga clic en el botón Actualizar para actualizarlo.
La versión Pro muestra un vínculo entre las tareas en el diagrama de Gantt con una flecha y el progreso con una barra sólida dentro de la barra de Gantt.
Escala de tiempo
El diagrama de Gantt muestra el cronograma completo o una parte de él, según la escala de tiempo establecida en la pestaña Configuración en el panel de tareas. Puede establecer la fecha de inicio de la escala de tiempo para desplazarse por el diagrama de Gantt. La fecha de inicio se puede establecer con el selector de fecha o en la fecha de hoy o en la fecha de inicio más temprana si se seleccionan las tareas. Puede establecer el período de tiempo de la escala de tiempo para ver el proyecto completo en el diagrama de Gantt (solo en Pro ). El período de tiempo comienza con 1 día por celda y termina con 3 años para toda la escala de tiempo (18 días por celda). Tanto la fecha de inicio como el período de tiempo se establecen automáticamente con Autoajuste (solo en Pro ).
Puede establecer el día de inicio de la semana en el Gantt, el valor predeterminado es el lunes.
Columnas de tareas y pestaña Editar
WBS y descripción de tareas
En la columna Descripción de la tarea, se comienza a ingresar el cronograma. La columna WBS se calcula y muestra un código que indica la estructura de desglose del trabajo de las tareas. Cuando está presente, el color de fondo de la descripción de la tarea se muestra como el color de la barra de Gantt después de hacer clic en el botón Actualizar . Si se elimina el texto de la descripción de la tarea, se eliminará toda la tarea.
Estos botones de subir y bajar de la pestaña Editar permiten pasar a la fila de tareas anterior o siguiente. El índice de filas de la hoja de cálculo se muestra detrás de los botones.
Estos botones de la pestaña Editar reducen o aumentan el nivel de sangría de la EDT de las filas de tareas seleccionadas. El código de la EDT se muestra detrás de los botones.
La jerarquía de la EDT también se muestra en la sangría del texto de descripción de la tarea. Las denominadas tareas de resumen se muestran en negrita.
Este menú desplegable en la pestaña Editar tiene funciones para contraer o expandir las tareas seleccionadas o todas las tareas de resumen.
La función 'nivel de contracción' contrae todas las tareas de resumen con el mismo nivel de sangría que la tarea de resumen seleccionada.
La función 'ocultar el 100% completado' oculta todas las tareas (resumidas) que tienen un progreso del 100%.
Duración (solo Pro )
La duración de una tarea es el tiempo transcurrido entre la fecha de inicio y la fecha de finalización. Cuando se modifica, la fecha de finalización se vuelve a calcular, mientras que la fecha de inicio se mantiene. Cuando se modifica la fecha de finalización, se modifica la duración, mientras que la fecha de inicio se mantiene. Una tarea se convierte en un hito si tiene una duración de 0.
Los indicadores de Días y Horas en la pestaña Editar establecen la duración en las celdas seleccionadas en la hoja de cálculo.
Fechas de inicio y finalización
La columna Inicio contiene la fecha de inicio de una tarea y la columna Fin, la fecha de finalización. Las fechas de resumen y el diagrama de Gantt se calculan cuando corresponde. En la versión gratuita, una tarea se convierte en un hito si solo tiene una fecha de finalización.
El selector de fecha en la pestaña Editar coloca la fecha seleccionada en la(s) celda(s) seleccionadas en la hoja de cálculo.
Predecesores (solo Pro )
Puede introducir una tarea predecesora introduciendo el número de fila de la hoja de cálculo. Las tareas múltiples como predecesoras se separan con un punto y coma (;).
También puede vincular tareas haciendo clic con el mouse en la hoja de cálculo y en la pestaña Editar del panel de tareas. Primero haga clic en una tarea en la hoja de cálculo y luego en "desde" en el panel de tareas. Esta tarea pasará de cursiva a negrita en el panel de tareas. Luego haga clic en una tarea y en "hasta". Puede repetir esto para más tareas "hasta". Al hacer clic en "hasta" nuevamente, se desvinculará. También puede hacer esto a la inversa con "hasta" y una o más tareas "desde". Después de vincular, puede cambiar el tipo y el tiempo de retraso/adelanto en días y horas.
Condición (solo Pro )
La columna Condición muestra condiciones adicionales para las tareas sobre cómo debe programarse la planificación. Las filas tienen un menú desplegable con cuatro opciones cuando se selecciona la celda:
- ASAP - Lo antes posible (predeterminado)
- ALAP - Lo más tarde posible
- Comienza el - En esta fecha o más tarde
- Finalizar el - En esta fecha o antes
Si no hay texto en la celda, significa lo antes posible.
Recursos (solo Pro )
La columna Recursos muestra los recursos asignados de la hoja de cálculo Recursos. El recurso corresponde al nombre o a la abreviatura, si está presente. La cantidad asignada predeterminada es 1; entre corchetes [] se puede ingresar una cantidad diferente. Los recursos asignados múltiples se separan con un punto y coma (;).
Los recursos de la hoja de cálculo Recursos también están presentes en un menú desplegable en el panel de tareas. Haga clic en una tarea y seleccione un recurso del menú desplegable. Los recursos ya asignados están en negrita. La cantidad predeterminada asignada para un nuevo recurso es 1. Puede ingresar una cantidad diferente para un recurso ya asignado con el control giratorio. Una cantidad de 0 eliminará el recurso de la tarea.
Trabajo (solo Pro )
La cantidad de horas de trabajo por tarea o tarea de resumen.
Costo (solo Pro )
Costo total por tarea o resumen de tareas para todos los recursos asignados. El cálculo del costo depende de la tasa y el tipo de recurso. Cuando no se asignan recursos, puede ingresar los costos usted mismo.
Porcentaje de progreso
El porcentaje de progreso de cada tarea. El resumen del progreso de la tarea se calcula a partir de sus subtareas. Se puede ingresar el porcentaje de una o más celdas a la vez en el panel de tareas:
Este control deslizante coloca el porcentaje de progreso elegido en las celdas seleccionadas en la hoja de cálculo.
Fecha de inicio del turno
Esta función le permite cambiar las fechas de inicio y finalización de las filas seleccionadas.
El selector de fecha mostrará la fecha de inicio más temprana en las filas seleccionadas.
Al cambiar esta fecha, todas las fechas de inicio y finalización seleccionadas cambiarán en consecuencia.
Columnas de recursos (solo Pro )
Nombre del recurso
Si se introduce un nombre, se añadirá el recurso; si se elimina el nombre, se eliminará el recurso. Los recursos de la hoja de cálculo Recursos también están presentes en un menú desplegable en el panel de tareas. Se puede asignar un recurso a una o más tareas.
Abreviatura
La abreviatura reemplaza el nombre del recurso en la columna Recursos en la hoja de trabajo Tareas para mayor comodidad.
Tipo
Los tipos aparecen en un menú desplegable cuando selecciona la celda:
- Trabajo: recursos por hora de trabajo de tarea, como mano de obra.
- Equipo: recursos por hora de duración de la tarea, como equipo alquilado, etc.
- Material: recursos por unidad, como piezas, material de construcción, etc.
Tasa
Tarifa por hora para recurso de tipo Obra y Equipo y costo por unidad para recurso de tipo Material.
Contar
Total de horas para los recursos de tipo Trabajo y Equipo y cantidad total para los recursos de tipo Material en todas las tareas.
Costo
Coste total por recurso en todas las tareas.
Pestaña de configuración
Escala de tiempo
La escala de tiempo del diagrama de Gantt se explica aquí .
Indicación de progreso
La indicación de progreso se puede configurar para la columna Progreso y el diagrama de Gantt de forma independiente.
Los colores tienen el siguiente significado:
| Condición | Color |
| Hoy antes de la fecha de inicio de la tarea | Sin color |
| Hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso según lo programado | verde |
| Hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso está detrás de lo previsto | amarillo |
| Hoy después de la fecha de finalización y el progreso es menor al 100%. | rojo |
| El progreso es igual al 100% | Sin color |
Indicación de ruta crítica (solo Pro )
Las tareas vinculadas que se encuentran en la ruta crítica provocarán retrasos en el proyecto cuando se retrasen. Las tareas no críticas tienen tiempo de inactividad antes de provocar retrasos en el proyecto. Opciones para la visibilidad de la ruta crítica en el diagrama de Gantt:
- Las tareas en la ruta crítica aparecen con un borde rojo.
- Las tareas no críticas tendrán su tiempo de holgura visible con una barra de puntos.
Semana laboral (solo Pro )
Establezca la semana laboral seleccionando
- Día de inicio de la semana laboral
- Número de días laborables consecutivos por semana
- Horas de trabajo por día
Los días no laborables (fines de semana) son columnas grises en los diagramas de Gantt que tienen una escala de 1 día por columna.
Trabajo por tarea (solo Pro )
Puede asignar las horas de trabajo de una tarea entre los recursos o por recurso.
- Es conveniente dividir las horas de trabajo entre los recursos si estos realizan el mismo trabajo. Más recursos significa que las horas de trabajo se dividen entre los recursos según la asignación, que se incluye entre paréntesis después del recurso.
- Si los recursos asignados a una tarea realizan trabajos diferentes, es conveniente asignar las horas de trabajo a cada recurso individualmente. Con la asignación, que se incluye entre paréntesis después del recurso, es posible variar las horas asignadas a una tarea por recurso.
La duración de la tarea y las horas de trabajo se pueden configurar de forma independiente o seguir unas a otras con las horas de trabajo establecidas por día. La opción solo se aplica a los cambios y a las nuevas tareas.
Personalización
Puede utilizar la función de hoja de cálculo para personalizar la planificación del proyecto. Se pueden insertar columnas en cualquier posición de la tabla Tareas y recursos. Pueden contener texto, fechas, etc. o fórmulas de celdas. Las fórmulas de celdas pueden hacer referencia a columnas ProjectSheet u otras columnas personalizadas.
Las columnas Duración y Trabajo en la versión Pro también pueden contener fórmulas de celdas. Siempre que ProjectSheet no las sobrescriba, permanecerán. Las fórmulas pueden calcular la duración o el trabajo en función de uno o más parámetros de las columnas insertadas. Para calcular el cronograma resultante, debe hacer clic en el botón Actualizar en el panel de tareas.
Como configuración, se pueden vincular Duración y Trabajo. La duración se calcula a partir del trabajo y los recursos asignados. Es probable que las fórmulas de celdas en la columna Duración se sobrescriban y eliminen con el valor de la columna Trabajo. En este caso, se recomienda utilizar fórmulas de celdas solo en la columna Trabajo, no en la columna Duración.
FAQ - Preguntas frecuentes
¿Cómo ampliar la escala temporal del diagrama de Gantt?
No modifique el diagrama de Gantt en la hoja de cálculo. Cambie la fecha de inicio y el período de tiempo (solo en Pro ) del diagrama en la pestaña Configuración del panel de tareas. Al cambiar la fecha de inicio, puede desplazarse por el diagrama de Gantt.
¿Por qué las fechas en la escala de Gantt son 4 años y 1 día anteriores a las fechas de las celdas Start y Finish ?
Excel tiene dos sistemas de fechas: Windows siempre usa el sistema 1900 y Mac también usa el sistema 1904. ProjectSheet for Excel usa el sistema 1900. Aquí puedes leer cómo cambiar del sistema de fechas 1904 al sistema de fechas 1900 en Excel, según tu versión de Excel: Sistemas de fechas en Excel .
¿Cómo solucionar el error "Error de complemento. No pudimos conectarnos al servidor de catálogo 'Office Store' para este complemento"?
Si su empresa le proporciona Microsoft Office 365, puede consultar con el administrador si es posible agregar el diagrama de Gantt de ProjectSheet en el Centro de administración desde Office Store (Configuración > Aplicaciones integradas).
¿Por qué las barras de Gantt a veces no están alineadas con las tareas en la versión Pro ?
Esto puede suceder cuando el nivel de zoom de la hoja de cálculo no es del 100 %, como resultado de un problema en el marco de Microsoft. Como solución alternativa, existe la opción Gantt Free version en la parte inferior del panel de tareas a la derecha.
¿Cuál es el requisito mínimo para este complemento de Excel?
La tienda Microsoft AppSource indica Excel 2019. La versión mínima de Excel requerida es la actualización 1808 (agosto de 2018). Puede encontrar su versión en Cuenta > Acerca de Excel.
¿Puedo transferir mi licencia a otra cuenta cuando dejo la empresa?
No es tu licencia, pero puedes transferir el tiempo restante a otra licencia activa . Envía una solicitud de transferencia al Helpdesk en la que menciones la otra cuenta de licencia activa. El tiempo restante se suma a la fecha de finalización de la licencia de la otra cuenta y tu propia licencia se da por terminada.
¿Cómo eliminar el complemento?
Busque el complemento ProjectSheet en la cinta Insertar , en Complementos de Office, en la pestaña MIS COMPLEMENTOS . Haga clic en los tres puntos del menú y seleccione Eliminar . Si ProjectSheet no está allí, puede buscar en la pestaña ADMINISTRADA POR EL ADMINISTRADOR y preguntarle al administrador.
Asegúrese de eliminar el complemento de todas las aplicaciones de escritorio de Excel que utilizó en todos sus dispositivos y también de Office en línea, para evitar que aparezca un panel de tareas con un botón Confiar en este complemento cuando vuelva a abrir la hoja de cálculo.